Kako napisati priopćenje za medije koje će biti objavljeno?

U pravilu – i sama sam kao urednica redovito, u nekoliko sekundi, odbacila priopćenje za medije koje je bilo loše napisano, puno gramatičkih pogrešaka, bez atraktivnog naslova, s premalim ili prevelikim fotografijama... A imate upravo toliko – nekoliko sekundi za prodati vašu priču. Dnevno se šalje doslovno desetine priopćenja za medije, novinarima su pretinci elektronske pošte prepuni, pa ih često, osim što pročitaju naslov, niti ne otvore. Posebno su alergični na šarlatanske pokušaje, priopćenja koja ne poštivaju pravila struke, a vjerujte, ima ih itekako prekobrojno, od kojih su neki antologijski primjerci završili i na društvenim mrežama.

Možda i nisu najkreativniji i najinventivniji PR alat, ali su važan i nezaobilazan element svake PR strategije. Priopćenje za medije je, (op.a. trebalo bi biti), kratki dokument koji medijima dalje ključne informacije o lansiranju novih proizvoda, najave događanja i druge važne informacije određene tvrtke/brenda. Stoga pripremi priopćenja za medije treba pristupiti krajnje profesionalno.

Prodajte priču dobrim naslovom!
Ne privučete li pažnju čitatelja zanimljivim naslovom – zaboravite na objavu. Što poručujete novinaru naslovom e-maila „Objava za medije“? Baš ništa. Upravo je obrisao pet-šest takvih. Naslov je vaš PR-ovski adut, vaša dobitna karta kojom ćete šarmirati čitatelja, baš kao što će i vas privući dobar naslov u novinama ili na portalima. Početak priopćenja, kao i u bilo kojem časopisu, članku, knjizi ili brošuri, najvažniji je dio priče koju trebate ispričati javnosti. Dakle, snažan, dojmljiv naslov i odmah prelazite na bit priče. Imajte na umu da su novinari jako zauzeti i da će vjerojatno pročitati prvu rečenicu, a ostatak teksta samo preletjeti pogledom – a čak je i to vrlo optimistična pretpostavka. Svaka bitna informacija trebala bi biti sadržana u prvih nekoliko rečenica (odgovori na ključna novinarska pitanja: tko, što, gdje, kada i zašto), a ostali odlomci trebaju služiti za iznošenje dodatnih informacija i detalja. Kopirajte cijelo priopćenje u tijelo e-maila, ako je samo u privitku, male su šanse da će ga netko otvoriti.

Dodajte ključne, važne brojke i činjenice
Priopćenje upakirajte važnim i konkretnim brojkama i činjenicama koje održavaju i podupiru kvalitetu proizvoda ili važnost najave/događaja. Kvantificirajte svoje tvrdnje i zvučit ćete puno uvjerljivije.

Priopćenje mora biti gramatički besprijekorno
Priopćenje mora proći korekturu, također neka ga prije slanja medijima pročitaju i vaši suradnici. Čak i najmanja greška može odvratiti novinare da vas shvate ozbiljno. Kada je god to moguće, koristite citate (izjave). Uključujući izjavu nekoga iz tvrtke ili nekoga tko je povezan s novim proizvodom/događajem, priopćenju dodajete ljudski element i ono postaje relevantnije.

Oprez sa superlativima!
Najljepši resort na prekrasnom Mediteranu nudi najbolju wellness uslugu i najčarobniji odmor koji će oduševiti i najzahtjevnije goste. Odmah izbrišite ovakvu rečenicu. Pretencioznošću samo možete stvoriti kontraefekt.

Dodajte svoje kontakt podatke
Jedna od čestih grešaka je ne uključiti vlastite podatke u priopćenje. Naime, kontakti su vrlo važni ako novinari žele dogovoriti nešto više, veću priču ili intervju. A to vam je krajnji cilj, zar ne?

Duljina priopćenja: jedna do najviše dvije stranice
Ograničite se na jednu stranicu, no i dvije su još prihvatljive. To će vas naučiti da najvažnije podatke oblikujete u čitljiv, pitak tekst – ono što novinari uvijek traže. Stavljanje releventnih linkova na stranice tvrtke na kojima mogu saznati više o samoj tvrtki i dosadašnjim postignućima je važan element priopćenja.

Mislite na vizualnost
Razmišljajte kreativno. Na početku priopćenja stavite header ili fotografiju – vizual priče koju pričate. To može biti grafički ukomponiran logo brenda na fotografiju proizvoda, hotela, destinacije... Što se tiče fotografija, jednako su važne kao i tekst. Nipošto nemojte slati velike priloge koji bi mogli opteretiti poslužitelje. Najbolje ih je postaviti na neki od besplatnih servisa za dijeljenje datoteka (npr. WeTransfer, Jumbo mail i sl.) – u dvije rezolucije, za web i tisak. Slati videozapis u e-mail poruci strogo je zabranjeno - koristite se servisima poput YouTubea ili postavite link na video dostupan za preuzimanje.

I, na kraju, ali iznimno važno, ne zaboravite prilikom slanja sve primatelje kojima šaljete priopćenje staviti u BCC (blind carbon copy) polje!

O autoru:
Elizabeta Penić nagrađivana je televizijska novinarka i urednica s dugogodišnjom karijerom na HTV-u gdje je radila kao reporter u emisijama poput Latinice i Foruma, te kao glavna urednica RTL-ove emisije Exploziv. Nastavlja karijeru kao PR stručnjakinja uz impresivnu listu klijenata s naglaskom na klijente iz hotelijerske industrije i turizma. Danas je vlasnica i generalna menadžerica agencije za PR i event management Lollipop komunikacije. Imate li dodatnih pitanje, kontaktirajte Elizabetu na elizabeta@lollipop-pr.hr