Deset najboljih svjetskih kongresnih centara
International Association of Conference Centres (IACC) međunarodno je udruženje kongresnih centara i globalna zajednica tvrtki koje pružaju inovativna kongresna iskustva. Kada je riječ o prostoru koji potiče angažman sudionika i nudi posebno iskustvo na poslovnim događanjima, voditelji takvih kongresnih objekata imaju sve važniju ulogu. Tako IACC svake tri godine provodi istraživanje “Meeting Room of the Future”, s ciljem prikupljanja informacija od različitih event prostora, stručnjaka i dobavljača, te boljeg razumijevanja kako oni reagiraju na promjene na tržištu, odnosno na potrebe i očekivanja organizatora događanja.
Zadnje istraživanje “Meeting Room of the Future” provedeno je tijekom 2018. godine. U njemu je sudjelovalo više od 50 konferencijskih centara na četiri kontinenta, s fokusom na objekte u kojima poslovni sastanci, konferencije i edukacije čine od 50 do 100 posto njihovog poslovanja. U istraživanje su bili uključeni i dobavljači, uključujući PCO agencije, tehnološke tvrtke, arhitekte i proizvođače namještaja.
Fokus na stvaranje iskustva
Istraživanje je pokazalo da organizatori događanja smatraju kako stvaranje i pružanje posebnog iskustva postaje vrlo važan dio njihovog posla u idućih pet godina. Kao rezultat toga, objekti moraju preuzeti ulogu “strateškog konzultanta” kako bi pomogli klijentima u planiranju nezaboravnih događanja. Budući da budžeti za organizaciju događanja ostaju relativno niski, a cijene i dalje rastu, organizatori će se mnogo više oslanjati na svoje partnere kako bi im pomogli u donošenju odluka. Srećom, 93 posto voditelja kongresnih prostora je naznačilo sa "da" ili "ponekad" izjavu da njihova uloga uključuje i stvaranje iskustva prilikom organizacije događanja. Među mogućnostima koje kongresni objekti pružaju su:
Fleksibilnost prostora i dizajna
Šezdeset posto ispitanika smatra da će fleksibilnost prostora za organizaciju evenata s vremenom postati sve važnija. Dobavljači ističu fleksibilan, netradicionalan konferencijski namještaj jednim od najvećih trendova u razvoju i dizajnu kongresnih prostora u protekle tri godine. Kongresni prostori i dobavljači slažu se da se prostorije za pauze danas koriste više nego prije tri godine. Organizatori navode povećanu potražnju za manjim dvoranama, za 90 sudionika ili manje. U skladu s tim, više objekata nudi prostorije za druženje i umrežavanje izvan kongresnih dvorana. Na pitanje koje vrste namještaja ugrađuju kako bi se postigla fleksibilnost, kongresni centri najčešće spominju:
Nove tehnologije
Za mnoge kongresne objekte, tehnologija predstavlja najizazovniji izbor za ulaganje, navodi se u istraživanju. "Voditelji kongresnih centara, baš kao i organizatori događanja, suočeni su s uvođenjem beskonačnog niza tehnologija. Izbor onih one koje će njihovi klijenti najbolje prihvatiti i koji će dodati vrijednost događanju, može biti uistinu težak zadatak. Ako se donesu pogrešne odluke, to može biti skupa pogreška.”, istaknuo je Mark Cooper iz udruženja Meeting Professionals International (MPI) iz Chicaga i izvršni direktor IACC-e.
Većina objekata je u istraživanju naznačila da svojim klijentima sve više nude tehnologiju koja potiče suradnju, uključujući virtualnu stvarnost i dijeljenje ekrana. Međutim, dok hardver za videokonferencije i dalje ostaje glavni oblik interaktivne tehnologije koju nude prostori, njihovi voditelji ističu značajno smanjenje potražnje za njim, a neki su ga čak i naveli kao ulaganje koje se nije isplatilo. Većina objekata također je navela tzv. pametne ploče kao tehnološku investiciju koja nije opravdala ulaganje.
Kada je u pitanju kvaliteta interneta i njegova propusnost (bandwidth), područje od najveće važnosti za organizatore i sudionike, istraživanje je pokazalo kako je ulaganje u ovu vrstu tehnologije itekako vrijedno troška. Oko 52 posto kongresnih objekata naznačilo je kako planira uložiti više u propusnost interneta tijekom sljedećih 12 mjeseci.
Food for Thought - hrana za mozak
Po pitanju ponude hrane i pića u kongresnoj industriji, sve veći su prioritet trendovi vezani uz praksu održivosti i i zdravog izbora jelovnika, navodi se u istraživanju. Oko 90 posto voditelja kongresnih prostora je izjavilo da su više predani načelima održivosti nego prije tri godine, dok je 87 posto izjavilo da provode više inicijativa za zdravlje i dobrobit. Kada je riječ o zdravoj prehrani, 77 posto ih je reklo da se koncept odražava u njihovoj ponudi hrane i pića, a 62 posto reklo je da su uveli značajne promjene u svojoj ponudi. Mnogi ispitanici su istaknuli ponudu sezonskog povrća lokalnog porijekla, kao i domaće pripravke napravljene od zdravih sastojaka.
Istraživanje je također ukazalo na izazov osmišljavanja jelovnika koji zadovoljava sve specifičniju i kompleksniju publiku. “Objekti i organizatori moraju postati bolji u upravljanju velikim promjenama u osobnim prehrambenim zahtjevima. Ako otvorite pitanje dodatnih zahtjeva u ponudi hrane, budite spremni za dugi popis. Moramo biti bolji u razlučivanju „trebamo imati“ zahtjeva koji utječu na zdravlje sudionika od „bilo bi lijepo imati” zahtjeva. Imati strukturiran i dobro osmišljen način primanja i prenošenja zahtjeva vezanih uz ponudu hrane, dugoročno je dobro kako za objekt tako i za organizatora.” istaknuo je Mark Cooper.
Cjeloviti izvještaj ili infografiku istraživanja “Meeting Room of the Future 2018” možete preuzeti na sljedećim poveznicama: Izvještaj, Infografika.
