Novi, proljetni broj časopisa KONGRES donosi dva zanimljiva članka o najnovijim trendovima u kongresnoj industriji, koje je teško prevesti na hrvatski jezik pa ćemo ih imenovati u izvornom obliku. Riječ je o crowdsourcingu i crowdfundingu. Kako im prvi dio imena i govori, riječ je o pojavama ili konceptima u kojima sudjeluje mnoštvo, gomila (eng. crowd) korisnika, odnosno grupa zainteresiranih u nekom projektu ili u organizaciji događanja. U klasičnoj organizaciji događanja organizator je taj koji do samog početka događanja zadržava kontrolu, dok sudionici ('gomila') imaju mali ili nikakav utjecaj na definiranje programa, predavača, odabira lokacije ili izbor jelovnika za ručak. Kod spomenuta dva koncepta upravo se zainteresiranim sudionicima daje puno veća uloga te ih se uključuje u proces, bilo pozivanjem da daju svoje ideje za različite elemente događaja (crowdsourcing) ili da daju svoj prilog i unaprijed financiraju (crowdfunding) konferenciju ili kongres.
Događa se revolucija u kongresnoj industriji! Organizatori su ti koji su donedavno mislili kako znaju što je najbolje za njihove sudionike, a sada se sudionici sve više uključuju u proces organizacije u samom početku.
Crowdsourcing je kao pojam zaživio još 2006., smislio ga je urednik časopisa Wired
Jeff Howe, no tek je nedavno ušao u svijet event managementa. Uvelike mu je pomogao razvoj tehnologije i interneta, posebno popularnosti društvenih mreža, koje su preuzele ulogu klasičnih medija. U samom početka organizator putem Facebooka ili Twittera obavještava zainteresiranu javnost o programu, govornicima, temama i ostalim detaljima, a javnost može istodobno komentirati, davati svoje ideje i na taj način sudjelovati puno prije početka eventa. Dvosmjerna komunikacija na društvenim mrežama nastavlja se usred konferencije pa smo svjedoci sve popularnijih 'tweet wallova' na kojima sudionici ostavljaju komentare u realnom vremenu, a većina nas trenutno komunicira putem pametnih telefona i spojeni smo na internet 24 sata dnevno.
Martin Ferro-Thomsen, osnivač web stranice
Conferize.com, daje nekoliko savjeta kako na najbolji način iskoristiti široke mogućnosti crowdsourcinga u organizaciji događanja. Prvo, budite spremni komunicirati s 'gomilom', stalno 'hranite' svoju publiku novim informacijama i pri tome budite iskreni i transparentni. Radije pametno odaberite jedan online kanal i odradite ga kako treba, nego da svoju energiju rasipate na previše mjesta. Crowdsourcing se ne mora nužno oslanjati na modernu tehnologiju; demokratizacija konferencija nije nova pojava jer su u praksu davno prije društvenih mreža ušli novi formati konferencija, poput
ne-konferencija ili open space konferencija. Kada pozivate 'gomilu' da se uključi, budite specifični u svojim zahtjevima i očekivanjima. Tražite li ideje o programu, temama ili nečem trećem? Naposljetku, potrudite se održavati komunikaciju s publikom tijekom cijele godine jer ćete ih tako puno lakše zainteresirati za iduće izdanje vaše konferencije. To možete kroz ekskluzivan sadržaj namijenjen samo članovima vaše grupe ('communityja'), povoljnije 'early bird' ponude ili nagradne igre. Ako budete dobri u tome, prodat ćete puno više kotizacija nego kroz klasične medije i tako uštedjeti na marketingu. Internet neće promijeniti činjenicu da su ljudi spremni proputovati tisuće kilometara kako bi se sreli uživo, no itekako može pridonijeti tom cilju – može nas spojiti oko neke ideje, uključiti i održavati u vezi te povećati kvalitetu krajnjeg cilja.
Crowdfunding uključuje tri elementa: osobu s nekom idejom, na primjer za organiziranje konferencije, zatim platformu putem koje će pozvati zainteresirane ('gomilu') da ga podrže u realizaciji te naravno publiku koja će biti spremna kupiti ulaznicu ili kotizaciju u ranoj fazi, u kojoj se praktički uključuje u samu organizaciju događanja. Onaj tko je uključen od početka, puno je spremniji doprinijeti ideji, nego onaj tko je pozvan kupiti kotizaciju na kraju samog procesa, kada više nema nikakvog utjecaja. Događa se revolucija u kongresnoj industriji! Organizatori su ti koji su donedavno mislili kako znaju što je najbolje za njihove sudionike, a sada se sudionici sve više uključuju u proces organizacije u samom početku. A što donosi veće uzbuđenje i onaj 'buzz' o konferenciji kojem svi stremimo, nego oduševljeni sudionik koji sam, barem u nekoj mjeri, kreira iskustvo sudjelovanja i priča svojim prijateljima i kolegama o tome?
