Rohit Talwar: Što nam donosi idućih deset godina?

Rezultati dobiveni intervjuiranjem stotinu odabranih lidera u industriji, desk istraživanjima, te globalnim istraživanjem koje je obuhvatilo odgovore 765 sudionika iz 68 zemalja, sažeti su u konačan izvještaj o budućnosti kongresne industrije u narednih deset godina.

Središnja misao je kako kombinacija snažnih ekonomskih, političkih, društvenih, tehnoloških i prirodnih promjena kreira složeno i nesigurno okruženje u doslovno svakoj industriji, pa tako i kongresnoj. U vremenu u kojem živimo ekonomski i politički potresi postali su “normalno stanje”.

S druge strane, društvo sve više stari, a potrošači očekuju veći stupanj kvalitete i personalizacije usluga. Razvoj znanosti i tehnologije dotiče svaki aspekt života, a pitanja održivosti nas potiču da ponovno razmislimo na koji način upravljamo i smanjujemo svoj utjecaj na okoliš.

Tri ključna područja
Istraživanje je identificiralo tri glavne teme koje će dominirati u narednom desetljeću te će utjecati na uspjeh kongresne industrije te još više na uspjeh kompanija, asocijacija i destinacija koje joj služe. To su:
a) mnogi izazovi kao posljedica teško predvidivih makroekonomskih promjena  
b) sve veća dostupnost i stupanj korištenja novih tehnologija
c) sve kraći i brži poslovni ciklusi

Mnoge druge industrije se trenutno bore sa sličnim izazovima. Međutim, u kongresnoj industriji upravo ovi izazovi otvaraju specifična i vrlo važna pitanja s kojima se trebamo suočiti vrlo brzo, i to zajedničkim snagama, ukoliko želimo da industrija dosegne svoje pune potencijale kao visoko cijenjena i strateški važna djelatnost u idućih deset godina.

Ukratko, od globalno važnih rezultata koji će utjecati na industriju u budućnosti, 71% ispitanika se slaže da će ekonomska nestabilnost i nesigurnost snažno utjecati na industriju širom svijeta. 49% ispitanika vjeruje kako ćemo dosegnuti napredak u kvaliteti i smanjenim troškovima tehnologije kao alternativi sastancima uživo. Za 47% ispitanika sve kraći i brži poslovni ciklusi su najvažniji faktor, dok 46% predviđa snažan rast političkog i ekonomskog utjecaja azijskih zemalja na globalno tržište.

Kako bi sastanci uživo odgovorili na ekonomske šokove i konkurenciju cijelog niza tehnoloških i komunikacijskih rješenja dostupnih klijentima, istraživanje naglašava potrebu za jače izraženom direktnom vrijednosti sastanaka za sudionike. 91% ispitanika se slaže kako poslovni skupovi moraju pokazati i opravdati povrat na investiciju za delegate, sponzore, izlagače, organizatore i ostale.

Iskustvo sudjelovanja na skupovima
Istraživanje je još jednom naglasilo potrebu za izgradnjom snažnog pozitivnog iskustva sudionika evenata. U skladu s tim, 86% ispitanika se složilo s narednom tvrdnjom: „Kroz idućih deset godina najvažnije osobe u organizaciji događanja bit će event dizajner, arhitekt obrazovanja i digitalni strateg.”

Novi prioriteti organizatora
- za interne sastanke tvrtki i asocijacija glavni izazov bit će ravnoteža između troškova sastanaka te rastućih očekivanja sudionika u vidu učenja, povrata investicije i personalizacije
- za korporativne evente najveći izazov bit će generacijske razlike, globalna distribucija i kulturna  različitosti sudionika, s potrebom za učinkovitim rješenjima u organizaciji hibridnih skupova.  Stoga će u budućnosti najveći utjecaj na kreiranje koncepta evenata imati: zadovoljenje više ciljeva odjednom (motivacijskih, edukativnih, networking i PR-a - 56%) te eksperimentiranje s novim formatima sastanaka (55%)
- za komercijalne konferencije i organizaciju izložbi najvažniji prioriteti se odnose na to kako najbrže odgovoriti na nove trendove i zahtjeve tržišta - za asocijacije, uz potrebu za inoviranjem poslovnih modela, mnogi ispitanici su naglasili strateški važan utjecaj evenata na diferencijaciju i pozicioniranje na tržištu asocijacija, kao i važnost financijske  stabilnosti te pronalaženje novih mogućnosti za cjelogodišnje prihodovanje od skupova

Nova ekonomija poslovnih događanja
Potreba za sve većom kontrolom troškova sve će više rasti. Postoji uvriježeno mišljenje da se “vrijednost za novac” zapravo odnosi na rezanje troškova, umjesto naglaska na dodavanje vrijednosti usluga nasuprot smanjenju troškova.

Najčešće taktike za kontrolu troškova organizatora evenata bit će:
- odustajanje od neprofitabilnih skupova
- organiziranje kraćih skupova
- ko-lokacija evenata s drugim organizatorima, odnosno podjela troškova prostora

Najvažnije taktike za generiranje dodatnih prihoda bit će:
- učenje od sportskih događanja o tome kako privući sponzore i izlagače
- eventi će postati platforma za cjelogodišnje prihode, npr. kroz prodaju edukativnih video i audio materijala
- „premium“ opcije plaćanja i mogućnost za odabir ekskluzivnih, posebnih mogućnosti unutar evenata

Upravljanje znanjem, tehnologijom i društvenim mrežama
Učinkovita upotreba informacijske i komunikacijske tehnologije te društvenih medija smatra se ključnom odrednicom razvoja cijele industrije. Očekuje se da će najveći utjecaj na evente imati:
- mobilne aplikacije namijenjene delegatima, govornicima i izlagačima za komunikaciju i razmjenu znanja
- besplatan bežični internet
- video streaming za publiku koja nije fizički prisutna na eventu

Lanac vrijednosti svih sudionika
78% ispitanika se složilo s tvrdnjom: „Najveći izazov za kongresnu industriju u idućem desetljeću bit će da dokaže kako je važan činitelj ekonomskog razvoja, a ne samo grana turizma.“ Kako bi se dostigao takav cilj, bit će potrebna snažnija suradnja cijelog sektora te će se svaki sudionik morati uključiti kao važan dio cijelog lanca vrijednosti.

Definiranje uloge asocijacija
Turistički sektor je često percipiran kao sektor koji pruža premalo dugoročne koristi u smislu kreiranja visoko kompetentne radne snage, generiranja novog znanja i povećanja nacionalne konkurentnosti. Izazov za kongresnu industriju bit će da se usmjeri dugoročnom načinu razmišljanja, strateškom razvoju i mjerenju konkretnog utjecaja na sektore uključene u industriju.

Asocijacije bi trebale biti više usmjerene ka fokusiranom, dugoročnom razmišljanju i razvoju iz informacijskih platformi u platforme interakcije. U isto vrijeme trebaju se sve više diferencirati te nuditi mjerljivi povrat na investiciju svojim članovima.