Tradicionalno godišnje okupljanje – 13. Forum hrvatske kongresne industrije
U tri dana Bale su postale centar tehnoloških inovacija, a Dellov organizacijski tim, na čelu s Filipom Petrović, ispričao nam je kako je tekla priprema i izvedba ove neobične konferencije.
„Za CEE Distribution Forum uvijek tražimo jedinstvene lokacije na kojima naši partneri do sada nisu bili te pokušavamo izbjeći lokacije na kojima se često održavaju poslovne konferencije. Kod odabira lokacije važno je bilo da ima dovoljno kapaciteta za smještaj 220 ljudi u single use sobama, zatim kvaliteta ponuđenog smještajnog kapaciteta te prostori za dodatne sadržaje poput večera, prezentacija i team buildinga. Druga važna stavka bila je pristupačnost lokacije, gdje je važnu ulogu imao broj zračnih luka u blizini", otkriva voditeljica marketinga za regiju srednje i istočne Europe.
Osim potrebne osnovne infrastrukture, za odabir Bala presudna je bila susretljivost domaćina iz Općine i Turističke zajednice Bala. „Suradnja je bila izuzetna. Iskreno, rijetko sam u poslu susretala toliko pozitivne, entuzijastične i radišne ljude. Radili su na našem projektu kao da je njihov i zato sam sigurna da će njihov dugoročni plan da Bale postanu grad-hotel u punom smislu te riječi sigurno zaživjeti. Voljela bih napomenuti kako su i mještani bili puni razumijevanja te spremni pomoći našim gostima u snalaženju po mjestu“, govori Filipa Petrović. Kako bi mještanima zahvalili na izuzetnom gostoprimstvu, zaposlenici Dell EMC-a posljednji dan konferencije proveli su u uređivanju parka i dječjeg igrališta u sklopu programa Giving Back to Society.
Cijeli grad je na tri dana bio obilježen grafičkim elementima kompanije, a za događaj je osmišljen i poseban logotip u obliku leptira koji se nalazi na grbu Bala, ujedno označavajući i transformaciju kompanije. Doček gostiju je bio organiziran na glavnom gradskom trgu, dok su predavanja, diskusije i predstavljanja proizvoda održana po čitavom gradu, od dvorca, glavnog trga, do sportske dvorane s impresivanim Expo prostorom za prezentaciju novih proizvoda i usluga posvećenih digitalnoj transformaciji.
S obzirom na sudionike naviknute na komforan hotelski smještaj, organizatori su se pomalo pribojavali potencijalno negativnih komentara na privatni smještaj, no reakcije su bile odlične. „Vjerujem da je pozitivnim reakcijama doprinio i faktor iznenađenja jer partneri nisu znali da nisu smješteni u hotelu sve do dolaska u Bale. Traženje smještaja, koje je bilo koncipirano gotovo kao lov na blago, dalo je dodatan efekt, a zajedno s agencijama Mon Perin iz Bala te MPG i Stožer iz Zagreba potrudili smo se donijeti dašak hotelskog smještaja u privatne rezidencije. Svim gostima bili su osigurani šamponi, balzami, kape za tuširanje, dovoljan broj ključeva kod smještajnih jedinica u kojima je boravilo više ljudi te „room service breakfast“ ili dostava doručka u sobe.“
U najužem organizacijskom timu sudjelovalo je šest ljudi, no uključujući sve vanjske dobavljače zadužene za logistiku, audio i video produkciju, hostese, postavljanje expo dijela, organizaciju team building aktivnosti, brojka se popela na 40-ak ljudi. Zanimalo nas je što je organizacijski bilo najteže realizirati, s obzirom na zadane uvjete na terenu. „Uz vremensku prognozu, dvije su nam stvari zadavale najviše glavobolje. Prvo, transferi iz brojnih zračnih luka u okolici (Pula, Trst, Ljubljana, Zagreb). Kod ovako velikih eventa s velikim brojem ljudi koji dolaze iz različitih zemalja uvijek se događa da neke linije kasne, da je netko propustio avion ili da se nečija prtljaga izgubila. S obzirom na prilično veliku udaljenost zračnih luka od Bala, nismo mogli očekivati da sudionika plaćaju taxi. Drugi, vjerojatno još zahtjevniji dio, bilo je pregledati sve smještajne kapacitete, označiti ih na mapi, numerirati i obilježiti s Dell EMC brojem „sobe“ te nakon toga povezati svakog sudionika sa njegovom smještajnom jedinicom.“
Troškovi organizacije znaju poprilično rasti u prostorima u kojima ne postoji unaprijed postavljena infrastruktura, no i tu su nas organizatori razuvjerili. Brendiranje svakog smještajnog kapaciteta, signalizacija po ulicama i prilagodba nekonferencijskih prostora, poput trga i sportske dvorane uzele su priličan dio budžeta, no cijena smještaja gostiju bila je značajno povoljnija u usporedbi s hotelima od 4 i 5 zvjezdica, stoga je ukupan trošak usporediv s organizacijom eventa u hotelu od pet zvjezdica.
S druge strane, cilj organizatora – predstavljanje novog brenda i proizvoda na potpuno neočekivanom mjestu – u potpunosti je ispunjen. Već sada planiraju sljedeći CEE Distribution Forum, peti po redu. No kako svake godine event kruži po zemljama unutar srednje i istočne Europe, Hrvatska će malo pričekati na ponovno domaćinstvo. Ne sumnjamo kako će organizatori ponovno pronaći posebnu lokaciju i sudionicima pružiti nezaboravno iskustvo!
Kako je izgledala priprema cijelog događanja te koje su aktivnosti sudionici konferencije u Balama i okolici imali priliku iskušati, pogledajte u zanimljivom video prilogu.
