Poslovna događanja kao dio komunikacijske strategije - kombinacija virtualnog i fizičkog uz fokus na doživljaj i sadržaj
Medijska kuća koja prati kongresnu i event industriju, TTG Asia Media, odlučila je organizirati seriju webinara pod nazivom „TTG Conversations“ kako bi povezali kolege iz industrije čije su mogućnosti susreta i razgovora o ključnim poslovnim pitanjima narušene pandemijom koronavirusa Covid-19.
Prvi u nizu webinara, održan je 29. travnja pod nazivom „TTG Conversations: The end of events as we know it?“. Webinarom je moderirala Karen Yue, urednica grupe TTG Asia Media, dok su ostali sudionici bili Iain Bitran, izvršni direktor Međunarodnog društva za profesionalno upravljanje inovacijama (ISPIM), Veemal Gungadin, generalni direktor tvrtke koja nudi platformu za virtualne evente GlobalSign.In, Joe Ciliberto, globalni direktor za prodaju i marketing tvrtke EventsAir, također tvrtke koja pruža tehnološka rješenja za organizaciju evenata i Cheryl Tan, voditeljica evenata tvrtke za organizaciju događanja TTG Events.
Virtualna događanja ne smiju biti samo kopija događanja uživoBudući da su hibridna događanja - kombinacija događanja uživo i virtualnih rješenja - predviđena kao vrsta događanja koja će biti najčešće organizirana u budućnosti, formati planiranja kako bi se postigli najvažniji ciljevi samog eventa, kao što su angažman publike i unovčavanje, bit će novi izazovi s kojima se organizatori moraju biti spremni nositi.
Veemal Gungadin je tako istaknuo: „Virtualna događanja ne smiju samo kopirati događanja uživo. Za izgradnju sjajnog iskustva sudionika online, potreban je čitav novi proces razmišljanja i novi mediji.“ Uzevši u obzir da je jedini venue sudionikovo računalo, ključna je integracija live streaming platformi sa alatima iz svih aspekata organizacije: prijava/registracija, e-mail marketing, produkcija, umrežavanje s kolegama, sobe za pauze, ankete i Q&A segment za postavljanje pitanja. Prema njegovim riječima, kada prođemo ovu prvu fazu učenja, najvažnije će biti potaknuti interakciju sudionika.
Iain Bitran je kao jedan od takvih primjera naveo društvena događanja njihove konferencije ISPIM Innovation Conference, koju su ove godine odlučili prebaciti online. Cilj je potaknuti sudionike na druženje i networking uključivanjem društvenih elemenata u rasponu od koncerta uživo prije same konferencije, preko nastupa DJ-a uživo iz Penang-a, do networking zabave s koktelima.
Joe Ciliberto se složio da način na koji će organizatori putem interneta angažirati sudionike i potaknuti ih na interakciju, treba biti glavni prioritet, a kao jedan od načina je predložio gamifikaciju. Na primjer, sudionici koji se pridruže određenom predavanju ili odgovore na nagradno pitanje, mogu zaraditi bodove koji se mogu upotrijebiti za otkup digitalnih darova poput, primjerice, Starbucksove poklon kartice.
No, Gungadin je upozorio da virtualna događanja mogu postati potrošački medij, poput televizije, primjerice sportskih programa s internetskim reklamama na visokoj razini. „Kod online evenata sadržaj je najvažniji. Sadržaj jest sami event, za razliku od iskustva licem u lice gdje svoju ulogu igraju i hrana, međusobna interakcija i samo mjesto događanja. Ako je sadržaj loš, loš je i event.“
Hibridna budućnost - izazov ili prilika?Bitran je istaknuo kako mnogi ljudi očekuju da će sva online događanja biti besplatna, što jednostavno nije moguće te da virtualna događanja uključuju zapravo i više posla. „Cijena kotizacije za našu ISPIM konferenciju uživo košta oko 800€ (875 USD) pa smo za online event uzeli neki iznos koji je manji od pola toga iznosa - 300€. Također smo odredili i da se za neke tvrtke cijene baziraju na tzv. časti, odnosno oni koji si mogu priuštiti platiti više to i učine, što je adekvatno u trenutnoj situaciji.“, rekao je Bitran. Osim toga, za sponzore koji su dogovoreni za konferenciju uživo iduće godine, najavio je njihovo isticanje kao sponzora i ove godine.
„Na kraju dana, želite da vaš event ima dobar ROI, bio on financijski ili u vidu angažmana sudionika - mora postojati neka održivost.“, dodao je Ciliberto.
Na pitanje kako se kongresni objekti mogu pripremiti za nove standarde i hibridne evente, Cheryl Tan je naglasila da će prilikom odabira venuea, uvijek gledati da svojim uslugama mogu olakšati organizaciju hibridnih događanja u bliskoj budućnosti, gdje će Wi-Fi, servisna podrška i tehničko znanje biti od velike važnosti. „Jedno područje koje bi nam bilo od značajne koristi su uvidi ili ideje samog objekta koje nam mogu pomoći da razmislimo o tome što možemo učiniti s njihovim prostorom. Objekt čine samo četiri zida, a neki još uvijek naplaćuju Wi-Fi. Ako ponude neke svoje dodatne vještine i sposobnost da pomognu organizatorima osmisliti što bolji event u njihovom prostoru, organizatori će radije odabrati taj kongresni hotel, centar ili event venue“, napomenula je.
I dok je Bitran bio protiv provođenja bilo čega virtualnog prije ove pandemije, on priznaje da su budući hibridni događaji u jednu ruku i blagodat za industriju. „Virtualna događanja bi mogla biti odlična prilika za potencijalne sudionike iz zemalja u razvoju koji si ne mogu priuštiti prisustvovanje stvarnom događanju“, istaknuo je. Tan se složila da hibridni aranžmani mogu riješiti izazove s kojima se obično susreću virtualni događaji pa čak eventu dati i dodatnu vrijednost. „Jedan od primjera je posjećenost i organizacija programa kada imamo ograničene uvjete, kao danas. S virtualnom komponentom, sudionici koji ne mogu putovati zbog određenih ograničenja putovanja ili s ograničenim vremenskim rasporedom, još uvijek mogu sudjelovati na daljinu.“
