Održan 9. Event klub

U cafeu Gymansium muzeja Mimare održan je 9. Event klub na temu Kada angažirati agenciju?, zadnje druženje prije ljetne pauze. Po broju naknadnih zahtjeva za slanje zadataka koje smo zapislivali na flipchart, zaključak je da je tema bila pogođena. Gosti su sa sudionicima podijelili svoja iskustva iz stručne i tehničke organizacije te promocije evenata.

Prof. dr. sc. Nikoleta Radionov, s Pravnog fakulteta u Zagrebu podijelila je svoje iskustvo organizacije prve konferencije na temu transportnog prava Intranslaw 2015. Konferenciju je odlučila organizirati na nivou koji bi bio reprezentativan brojnim gostima i predavačima iz zemlje i inozemstva. Konferencija je zamišljena kao mjesto na kojem se susreće više specijaliziranih grana prijevoza, osiguranja, državne uprave, mjesto gdje se susreću teorija i praksa. Prvi zadatak je bio kod svih sudionika osvijestiti potrebu za takvom konferencijom. Dobivanjem podrške, kod raznih institucija su se osiguravala sredstva za financiranje konferencije. Same pripreme su počele 2 godine ranije. Tijekom dvije godine pred organizatoricom su se pojavljivali brojni izazovi. Održavanje morala u organizacijskom odboru, kako temama pokriti široku publiku, što je riješeno paralelnim predavanjima u više dvorana sa simultanim prevođenjem, troškovi lekture za 90 podstranica web stranice s kojom se nije računalo u samom početku i sl. Zadatak on-line tajništva su uspješno vodile studentice s odličnim znanjem poslovnog komuciranja kako na hrvatskom tako i na engleskom. Kako je konferencija bila znanstveno-stručnog karaktera bilo je potrebno izdati i zbornik radova kojeg je trebalo prevesti, lektorirati i grafički pripremiti za tisak. Za izradu vizualnog identiteta je angažiran dizajner, a za tehničku organizaciju i PR su angažirane agencije. I nakon svih prepreka, konferencija je uspješno održana, odaziv je bio velik nakon čega su dobili podršku struke iz zemlje i inozemstva te se počinje s planiranjem sljedeće Intranslaw konferencije 2017. godine.

Na pitanje koje poslove na sebe može preuzeti tehnički organizator i time rasteretiti stručnog organizatora odgovorio je drugi sugovornik, Ranko Filipović, i sam iz agencijskog poslovanja, a i dopredsjednik udruge HUPKT - Hrvatske udruge profesionalaca kongresnog turizma. Popis usluga koje može odraditi PCO agencija (Profesional Congress Organizer) je ogroman: prikupljanje ponuda, registracija sudionika, logistika putovanja, tehnologija, organizacija društvenih događanja, materijali konferencije, dokumentacija za sponzore, organizacija izložbenog prostora, suradnja s protokolima, ali i napredne tehnološke usluge. Istaknuo je kako događanja imaju višestruki utjecaj na struku, na lokalnog organizatora, na destinaciju pa i na samu zemlju u kojoj se održava. Zbog navedenih razloga, važno je da svaki skup bude profesionalno organiziran i tako pošalje reprezentativnu sliku putem svojih sudionika širom svijeta. Gospodin Filipovć je naveo i zakonsku obavezu angažiranja putničkih agencija - PCO, DMC, EMC - u slučaju kada je skup otvoren za javnost i kada se naplaćuju kotizacije. Za ovo područje su vezani i drugi zakoni kao npr. Zakon o PDV-u i Zakon o zaštiti potrošača.

Na početku razgovora s gospođom Hanom Klain, savjetnicom za odnose s javnošću, istaknuto je da objavljivanjem informacije u medijima zapravo šaljemo poruku i viziju svoje konferencije široj publici. Hana je podijelila svoje iskustvo u komunikaciji s medijima. Kako bi vaši članci bili objavljeni i vaša informacija došla do šire publike, potrebno je informaciju o temi učiniti zanimljovom i razumljivom. Često je problem stručnih konferencija nepostojanje specijaliziranih medija. PR se smatra dijelom marketinga koji je vezan za izgradnju imidža, dok je marketing usko vezan uz prodaju. Razlika između oglašavanja je u tome što će vaš plaćeni oglas biti objavljen baš onakvim kakvog ga pošaljete časopisu dok kod besplatnog PR-a nikad ne znate hoće li biti napisane dvije rečenice ili više i sve se svodi na vaše umijeće da zainteresirate medij za svoju temu. Često je objava tekstova povezana s oglašavanjem u časopisima.

Na mini sajmu Event kluba predstavili su se Terme Tuhelj, Vina Pantheon, Laris TCB, AS kongresni servis i catering Team Majetić. Gosti su se nastavili družiti i ostvarivati nove kontakte u ugodnoj atmosferi cafea Gymnasium.

Organizatorica Event kluba, Ana Rakić, istaknula je: „Nadam se da smo obrađivanjem ove teme uspjeli skrenuti pažnju na važnost pravilne procjene vlastitih snaga prije pokretanja jedne konferencije. Svatko tko se prihvaća ovakvog zadatka u svojoj firmi mora biti svjestan da će ove poslove obavljati uz svoj redovni posao i da samo jedna stavka, primjerice komunikacija s pozvanim gostima i predavačima, podrazumijeva i više od 1.000 mailova.“