Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
Organizirati insentiv za više od dvije tisuće ljudi, inozemnih gostiju na hrvatskoj obali, doista nije lak zadatak. Inače zahtjevan posao MICE managera, koji objedinjuje velik broj različitih vrsta projektnih i organizacijskih poslova, Ana Skolan iz DMC i PCO agencije Globtour Event, članice svjetske mreže CWT Meetings & Events, obavila je na najvišoj profesionalnoj razini. Za organizaciju insentiva švedskog brenda Oriflame u Šibeniku prošlog ljeta, dobila je nagradu „Ambasador hrvatskog kongresnog turizma“, koju HUPKT dodjeljuje za najkvalitetniju profesionalnu izvedbu insentiva. Kako doživljava razliku u organiziranju kongresa i insentiva, što je motivira u ovom vrlo dinamičnom i kreativnom poslu i što joj donosi spomenuto priznanje, Ana Skolan je podijelila u razgovoru za PoslovniTurizam.
Možete li nam se ukratko predstaviti, kako je tekla Vaša karijera prije nego ste postali MICE manager u Globtour Event agenciji? Gledajući unatrag, zajednički nazivnik svih mojih aktivnosti od rada u Udruzi hrvatskih putničkih agencija, preko vođenja recepcije, iskustva u agencijama na raznim poslovima do danas, je organizacija i predanost. Bilo da se radi o paket aranžmanima, manjim poslovnim sastancima, događanjima ili kongresima, zadovoljstvo sam pronalazila u izazovima koji se odnose na vremenske rokove i kreativna rješenja. Svoje sam iskustvo odlučila prenijeti u agenciju Globtour Event zbog globalne ekspertize kroz CWT, društvene odgovornosti u svim segmentima te pozitivne atmosfere koja vlada u timu.
Na 7. Forumu Hrvatske udruge profesionalaca u kongresnom turizmu, dodijeljeno Vam je priznanje „Ambasador hrvatskog kongresnog turizma“ u kategoriji Član HUPKT-a zaslužan za najkvalitetniju profesionalnu izvedbu insentiva, za insentiv koji ste u Šibeniku organizirali za Oriflame Cosmetics. Što ovo priznanje znači Vama osobno, a što za Vašu karijeru u kongresnom turizmu? Prije svega, drago mi je da MICE konačno dobiva svoje mjesto u strategiji turizma Hrvatske i to ne samo opredjeljenjem, već i konkretnim aktivnostima među kojima je i vrijedan rad udruge HUPTK. S obzirom da se radi o segmentu u kojem su komunikacija, samodisciplina i organizacija temeljni elementi bez kojih se ne može graditi uspješan skup ili insentiv, drago mi je da se ovim priznanjima pridala važnost čovjeku. Jer MICE menadžer nije samo projektni menadžer, već i osoba koja mora poznavati specifičnosti destinacije i djelovati kao promotor u svijetu. Zato je naziv „Ambasador“ više nego prikladan i sigurna sam da se svatko tko predano radi ovaj posao u ovom izrazu prepoznao. Stoga sam osobito sretna što mi je ovo priznanje uručeno i ono ne pripada samo meni, već i kolegama s kojim radim na projektima.
Kako 'prodati' klijentu destinaciju i dobiti posao
Insentiv za koji ste nagrađeni organiziran je za čak 2170 sudionika. Kako je Vaša agencija dobila taj posao, jeste li sudjelovali u nekom natječaju ili slično?Proces dobivanja ovakvih poslova odvija se na više razina. Prije svega, potrebno je „prodati“ destinaciju i uvjeriti drugu stranu da je baš Hrvatska mjesto na kojem će organizirati svoj nezaboravni insentiv. Zatim je tu natjecanje s agencijama, ne samo hrvatskim, već često i međunarodnim. Važan je faktor komunikacije i taj „klik“ koji se ostvari s drugom stranom. Ovakvi su nam upiti prirodni, jer smo kao partner za Carlson Wagonlit Travel, najveću tvrtku za menadžment poslovnih putovanja, svakodnevno u komunikaciji s korporativnim klijentima. Međutim, nakon primljenog upita, slijedi „borba“ i natjecanje za posao, jer obično traže više ponuda.
Koliko su dugo trajale pripreme ovakvog događanja, što je insentiv sve uključivao i koliko je ljudi iz Vašeg tima sudjelovao u organizaciji? Ovaj je insentiv bio vrlo specifičan upravo po kratkom vremenu u kojem smo morali sve organizirati. Poslovi koji su naručeni uključivali su brending cjelokupnog događanja s uključenim izmjenama u kratkom roku, zabavno-sportske aktivnosti, organizaciju društvenih događanja od kojih bih istaknula koktel dobrodošlice s razrađenim programom i produkcijom te gala event. Zatim tu je bila koordinacija radnoga dijela, kreativna rješenja i izrada promotivnih materijala u digitalnom i tiskanom obliku, koordinacija mnoštva dobavljača krajnjih pružatelja usluga i proizvoda, upravljanje troškovima svih dionika i na kraju financijski menadžment. U organizaciji i provedbi sudjelovalo je 15 osoba iz našega tima.
Što biste istaknuli kao najveći izazov u organizaciji insentiva za ovako veliku grupu i kako ste ga savladali? Kao što sam ranije navela, najveći je izazov predstavljao iznimno kratak vremenski rok, zatim veliki broj vrlo specifičnih usluga, broj sudionika te zahtjevi za kreativna rješenja koja nije bilo jednostavno nadmašiti u odnosu na prethodne insentive u organizaciji iste tvrtke. Također, izazov je predstavljala i jezična barijera s obzirom da se članovi organizacijskog tima uglavnom služe samo ruskim jezikom. Zato smo u našem timu imali i osobu koja govori ruski. Međutim, složenost organizacije ponekad je dovodila do pogrešno protumačenih dogovora, koje smo srećom sve uspješno riješili.
Domaćin insentiva bio je Šibenik, odnosno Amadria Park. Kako ste se odlučili baš za ovu lokaciju, koje kriterije je destinacija trebala zadovoljiti kako bi klijenti bili zadovoljni?Klijent je unaprijed izabrao destinaciju te nas je „u zadnji trenutak“ angažirao za navedene poslove. Domaćinu je ovo također bio veliki izazov i prilika za upoznavanje sa segmentom insentiva. Vjerujem da su i oni puno naučili i da nakon ovog projekta mogu poduzeti određene aktivnosti kako bi u budućnosti bili još spremniji na nove izazove u ovom specifičnom segmentu.
Improvizacije na hrvatski način
Nedavno ste sudjelovali i u organizaciji Europskog reumatološkog kongresa u Zagrebu. Koliko je sudionika ovaj event okupio i za koje je sve segmente organizacije bila odgovorna Vaša agencija? Europski reumatološki kongres bio je vrlo značajan kako za organizatora kongresa, tako i za nas. Okupio je skoro 500 sudionika iz raznih zemalja, a uključivao je i kongres Hrvatskog reumatološkog društva. Naša je agencija bila zadužena za sve segmente koje uključuje organizacija kongresa, od zakupa kapaciteta, ugovora s dobavljačima, promotivnih aktivnosti, digitalnih i tiskanih materijala, upravljanja sponzorima i izlagačima, organizacije podizanja šatora uslijed nedovoljnog prostora za izlagače, društvenih događanja, smještaja, transfera, prikupljanja sažetaka, naplate, do financijskog menadžmenta.
Smatrate li izazovnijim organizirati kongres ili insentiv za velike skupine i zbog čega?Teško je izdvojiti što je od ova dva segmenta izazovnije. Organizacija kongresa uključuje komunikaciju sa svim sudionicima i dionicima organizacije te predstavlja operativno tehnološki izazov radi velike količine različitih računa i velike količine informacija izmijenjenih sa sudionicima koje uključuju nerijetke promjene. S druge strane, insentiv putovanje često podrazumijeva samo jednog platitelja i komunikaciju s malim brojem ljudi na strani klijenta, no za razliku od organizacije kongresa, izazovnije je u smislu kreativnih zahtjeva. Moram dodati kako smo često osuđeni na razne improvizacije s obzirom da Hrvatska kao destinacija još uvijek nije spremna logistički s lakoćom odrađivati insentive u pred i posezoni.
Što Vas osobno najviše inspirira poslu organizacije poslovnih događanja i smatrate li da taj posao u Hrvatskoj može biti dovoljno izazovan i kreativan? Ovaj je posao vrlo specifičan jer unatoč standardnim procedurama koje se koriste u organizaciji, često uključuje razne nove situacije po kojima je svaki projekt poseban i priča za sebe. Stoga je ovaj posao vrlo inspirativan i kreativan i kada vam se učini da vam je dosta radi premalo sna ili previše nepredviđenih okolnosti, slijedi nagrada u vidu zadovoljnog klijenta koji se raduje novim izazovima upravo s agencijom u kojoj radite, slijede pohvale od strane sudionika, kao i osjećaj zadovoljstva i zajedništva tima.
