Maslinica Hotels & Resort – mjesto za inspirativne poslovne susrete i opuštanje
HESA Group je tvrtka koja se bavi organizacijom događanja, a najbogatije iskustvo imaju u organizaciji konferencija vezanih uz hotelsku industriju, kao što su investicijski Adria Hotel Forum i festival hotelskih operacija - HOW Festival. Pred nama je četvrto izdanje HOW festivala koji se tradicionalno održava u listopadu svake godine, a ove godine će se održati u virtualnom formatu. Tim povodom, razgovarali smo s voditeljicom projekta, Andreom Škerlj, o tome kako su se oni snašli u novonastaloj situaciji, kakva je budućnost event industrije i što će nam donijeti virtualno izdanje HOW Festivala.
Industrija evenata je praktički stala od travnja ove godine. Kako ste vi kao profesionalni organizator događanja doskočili ovom izazovu? Da, zaista smo se u kratkom roku našli pred zidom koji se činio nepremostiv. No, mi uvijek primjenjujemo princip da za sve postoji rješenje pa smo tako, kao i uvijek, pratili što se događa na međunarodnim tržištima i prilagodili svoje poslovanje mogućnostima. Obzirom da već godinama pratimo trendove i tehnološki razvijamo sva naša događanja, jednako smo tako i ovog puta razmišljali koji alati nam mogu pomoći da nastavimo okupljati naše sudionike, čak i u vrijeme obavezne socijalne distance i zabrane održavanja većih skupova. U svibnju smo organizirali prvu online konferenciju s kojom su svi bili prezadovoljni i od tada smo radili na još nekolicini projekata. Plan nam je klijentima pokazati da i virtualna događanja mogu biti jako uspješna i zanimljiva.
Virtualne i hibridne konferencije su tu da ostanuVeliki broj evenata prešao je u virtualni oblik, kakva je budućnost event industrije? Koje su značajke uspješnog virtualnog događanja, kao i kvalitetne platforme za njihovu realizaciju?U periodu od travnja do srpnja pojavio zaista veliki broj webinara koje su organizirale tvrtke koje nisu u našem poslu. Ali na taj način su željeli ostati u komunikaciji s kupcima što je razumljivo i hvalevrijedno. No, nakon ljeta svi su se počeli u potpunosti vraćati svojim svakodnevnim poslovima, a mi smo nastavili razvijati načine realizacije virtualnih događanja. Često od potencijalnih klijenata čujemo da planiraju napraviti virtualnu konferenciju na platformama za sastanke poput Zoom-a ili Webex-a. Voljeli bismo da svi razumiju da to zaista nisu virtualne konferencije već samo virtualni sastanci. Još od zatvaranja granica u ožujku počeli smo pratiti virtualne platforme te razmišljati kako prebaciti sve naše projekte online i nevjerojatno je kad vidite koliko su platforme za organizaciju virtualnih događanja napredovale u posljednjih par mjeseci.
Svaka konferencija se sastoji od predavanja, često i od sponzorskih štandova, umrežavanja i organizacije sastanaka između sudionika. To je upravo ono što mi sada radimo. Platforme na kojima radimo, a ima ih nekolicina (razlikuju se ovisno o tome što je temeljni cilj konferencije), uključuju sve ovo što sam spomenula i više. To nije samo predavanje koje će netko čuti. To je praktički 90% kao konferencija uživo, jedino što sudionici i predavači ne trebaju putovati na istu lokaciju, a i službene večere je malo teže organizirati online. No, svi drugi segmenti su tu. Voljeli bismo kad bi udruženja, tvrtke i svi oni koji organiziraju neku vrstu događanja razumjeli da su ovakve konferencije u neku ruku naša budućnost. I što je najbolje, virtualne konferencije mogu biti sjajne jer se u njih može uključiti niz sadržaja koji vam na prvu nikad ne bi pali na pamet.
Isto tako pojavio se još jedan izazov – virtualni sudionici. Oni prate vašu konferenciju od doma ili iz svog ureda i potrebno im je posvetiti posebnu pažnju, prilagoditi trajanje programa i njegov sadržaj te ga napraviti toliko zanimljivim i interaktivnim da ih uspijete zadržati pred svojim računalima bez da im misli odlutaju ili da, recimo, otvore mailove i krenu raditi svoj svakodnevni posao. Upravo iz ovog razloga, platforme na kojima radimo su odlične, jer mnoge kreativne ideje koje imamo možemo implementirati u njih.
Ah da, svakako je bitno napomenuti – prema sadašnjem stanju industrije, veoma je izgledno da su virtualne i hibridne konferencije tu da ostanu. Naravno da će se, čim bude moguće, događanja uživo vratiti, ali hibridni modeli će ostati. Pa zamislite samo koliko sudionika možete imati ako je događanje hibridno (i live i virtualno) nego kad je samo uživo. Koliko osoba jednostavno baš tada ne može putovati, ali želi čuti predavanja i umrežiti se s ostalim sudionicima. Također, kompanije će u budućnosti znatno smanjiti budžete za putovanja što znači da će djelatnici morati smanjiti broj konferencija na kojima će sudjelovati te izabrati na koje će ići. Ali ako na svim onima na koje ne mogu otputovati, mogu sudjelovati virtualno, pa odlično! Svi će biti na dobitku.
Drugi virtualni HOW festival usmjerit će se na buduće operativne izazove u hotelijerstvu, a zadržat će sve prednosti live događanjaKoji su vaši budući planovi – vaša konferencija HOW Festival se inače održava u listopadu i okuplja više od 600 sudionika. Što ćete ove godine? Virtualni party?Da! Budimo realni, trenutna situacija ne dozvoljava nam da planiramo išta uživo. Smatramo da bi bilo jako neodgovorno od nas da radimo HOW uživo pa stoga ove godine selimo u virtualni svijet. I bit će sjajno! Već imamo toliko ideja za zabavu, a teme će kao i uvijek do sada pratiti globalne trendove. Izazovi u hotelskoj industriji nikad nisu bili veći, a promjene koje su se dogodile u hotelskim operacijama bile su iznenadne i brze. Nakon prve virtualne konferencije održane u svibnju, čiji fokus je bio na olakšavanju uvođenja promjena i unaprjeđenju zdravstvenih i sigurnosnih politika, drugo izdanje usmjerit će se na buduće operativne izazove te kako će izgledati hotelijerstvo u budućnosti. Jako će nam nedostajati vidjeti se uživo sa svim našim sudionicima koje već zaista, veliki broj, jako dobro poznajemo. Ali veselimo se okupiti sve nama drage ljude i podržati našu industriju. A možda napravimo i jednu veliku zajedničku fotografiju, tko zna.
Planovi zvuče super! Što to znači za vaše sponzore i za poznati party koji organizirate svake godine? Kako ćete sve to integrirati?Baš kao što sam spomenula – platforma na kojoj će se organizirati HOW ima sve to. Sponzori će imati virtualne štandove na koje sudionici mogu „doći“ i pitati sve što ih zanima, iskazati interes i sl., sudionici će se moći međusobno povezivati video pozivima, mogu imati čak i speed dating koji smo nekad organizirali, organizirat ćemo (kao i uvijek uživo) paralelne radionice/diskusije, a navečer ćemo isto imati zabavni dio. I naravno, zabavne, ponekad i edukativne pauze.
Jednostavno, situacija se mijenja iz dana u dan i mi smo, kao i uvijek, spremni na promjene i nove izazove. Nadamo se da će i vaši čitatelji prihvatiti ovu novonastalu situaciju kao i mi. S obzirom da organiziramo ne samo vlastita događanja već i za klijente, imamo uistinu veliko iskustvo. Uvijek pratimo trendove, prilagođavamo se, ali i savjetujemo svim našim suradnicima kakve platforme je potrebno koristiti za koji event, jer je svako događanje po nečemu posebno. Ukoliko bilo tko želi svoju virtualnu konferenciju pretvoriti u nešto više od predavanja i/ili sastanka te uključiti sve novitete o kojima smo danas pričali, slobodno nam se mogu obratiti za organizaciju njihovih događanja.
