Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
U Zagrebu je nedavno završen četvrti po redu LEAP Summit, konferencija namijenjena mladima koja je ove godine okupila više od 3.000 sudionika iz 40 različitih zemalja svijeta. Organizator konferencije je Hrvatski Ured Za Kreativnost i Inovacije (HUKI), organizacija koja svojim djelovanjem nastoji potaknuti poduzetničku klimu u Hrvatskoj te educirati različite skupine ljudi o temama vezanim za poduzetništvo i kreativnost. Andrej Hanzir, voditelj inovacija u HUKI-u te osnivač i direktor konferencije LEAP Summit, u intervjuu za PoslovniTurizam govori o tome kako je nastala ideja za ovakvu međunarodnu konferenciju, koji su njeni ciljevi, što organizacija takve konferencije sve podrazumijeva i što danas mladi očekuju od evenata.
Kako i gdje je nastala ideja za organizaciju LEAP Summita i koji su njegovi glavni ciljevi?LEAP Summit je nastao 2016. godine kao odgovor na veliki odlazak mladih u inozemstvo i česte komentare o nedostatku prilika za mlade u Hrvatskoj. Glavni ciljevi LEAP Summita su predstaviti različite multidisciplinarne teme mladima kako bi dobili uvid u inovacije i trendove u različitim industrijama, predstaviti im globalne trendove, potaknuti umrežavanje mladih i zajedničku suradnju te potaknuti poduzetničke inicijative.
Međunarodna mreža partnerskih organizacija i suradnikaNa koji način i kojim alatima ste privukli međunarodne posjetitelje na prvi LEAP Summit prije četiri godine? Imate li razrađene marketinške kampanje za privlačenje sudionika?Glavni kanal za privlačenje sudionika prve godine su bile društvene mreže. Budući da je LEAP znatno narastao u odnosu na prvu godinu, sada se koristi i content marketing, oglašavanje kroz različite kanale (online i offline), Google AdWords, ali značajan broj sudionika dolazi na temelju „word-of-mouth“ odnosno preporuke prijašnjih sudionika. Dodatno, kroz međunarodnu mrežu partnerskih organizacija i suradnika LEAP Summita postižemo doseg do potencijalnih sudionika iz inozemstva. Svake godine LEAP Summit posjete sudionici iz više od 40 zemalja pa je takva mreža vrlo bitan faktor u promociji Summita.
Sudjelovanje na konferenciji je besplatno. Kako financirate organizaciju ovako opsežnog eventa, koji su Vam najvažniji partneri od kojih imate najveću podršku?Generalni partner konferencije je Predstavništvo Europske komisije u Hrvatskoj. LEAP Summit podržavaju i brojna poduzeća poput Atlantic Grupe, A1 telekoma, Promologistike, Plive, INA-e, Styria grupe, Algebre, Infobipa, Carwiza, itd. Također, imamo i dobru suradnju s javnim sektorom i institucijama te ambasadama u Hrvatskoj i partnerima poput Američke ambasade, TIKA-e, Nizozemske ambasade, Science Park Graza, Europskog ureda za zaštitu intelektualnog vlasništva, itd.
Tehnički i vizualno je konferencija vrlo atraktivna i u skladu sa suvremenim trendovima. Kako to postižete, imate li partnere po pitanju tehničke organizacije? Budući da na konferenciji imamo sudionike iz mnogih zemalja, nastojimo svake godine da konferencija u svim segmentima pa tako i tehničkom, bude na visokoj razini. Na konferenciji već treću godinu surađujemo s agencijom Promologistika kako bi osigurali najviše tehničke standarde konferencije. Također, ove godine smo udružili snage s Brigadom i oblikovali potpuno novu scenografiju i dizajn cjelokupnog proizvoda. Novost ove godine su bile i push notifikacije kroz Viber i SMS-ove, gdje smo kroz izvrsnu suradnju s Infobipom uveli i taj novi kanal komunikacije sa sudionicima.
Pri odabiru lokacije važni su kapaciteti, opremljenost, ali i susretljivost osobljaGlavni dio konferencije se održavao u Plaza Event Centru, a sporedni dijelovi programa, poput networkinga i startup natjecanja na drugim lokacijama. Na koji način i prema kojim kriterijima odabirete lokacije, što vam je pri tom nabitnije?Tijekom LEAP Pre-Summita i Summita kroz četiri dana se okupi više od 3.000 ljudi, stoga nam je važno da prostori odgovaraju kapacitetima i da su moderno opremljeni, kao i vizualno atraktivni. Također, budući da se u sklopu LEAP Summita održava nekoliko pozornica na kojima predavanja idu paralelno, veliki utjecaj kod odabira prostora je bila i mogućnost zakupa više dvorana u istom prostoru. S obzirom na složenost konferencije, uvijek nam je bitno i da je osoblje susretljivo i otvoreno za partnerski odnos kako bi se oblikovalo što bolje iskustvo za LEAP sudionike.
Koliko traju pripreme za organizaciju konferencije i koliko ukupno osoba iz vašeg tima sudjeluje u organizaciji?Pripreme traju skoro cijelu godinu, odnosno čim završi aktualni LEAP Summit, počinju pripreme za sljedeći. U prvoj fazi sudjeluje samo nekoliko osoba iz užeg organizacijskog tima, a cijeli tim se dodatno širi tri do četiri mjeseca prije konferencije, dok na samoj konferenciji imamo i podršku dodatnih trideset volontera koji nam pomažu u provedbi same konferencije.
Mladi žele iskrenu komunikaciju uz transparentno isticanje svih koristi i troškovaŠto biste rekli da je najvažnije prilikom organizacije eventa namijenjenog mladima? Koji su elementi najvažniji, što ih najviše privlači?Mladi su vrlo otvoreni za nova unikatna iskustva, ali i jako cijene svoje vrijeme. Često imaju kratak „attention span“ pa predavači imaju težak zadatak zadržati njihovu pažnju prilikom cijelog govora. Bitna im je iskrena komunikacija prema njima uz transparentno isticanje svih koristi i troškova koji su vezani uz određeni event. Preferiraju brzu komunikaciju i evente koji imaju integrirane društvene mreže u cjelokupno iskustvo, a često imaju ograničene budžete pa je bitno razmišljati o cijeni i prilagoditi cijenu tom segmentu.
Organizator LEAPA-a je Hrvatski Ured Za Kreativnost i Inovacije – HUKI. Čime se sve ova nevladina organizacija u svom djelovanju bavi?Hrvatski Ured Za Kreativnost i Inovacije se bavi poticanjem poduzetništva, inovacija te umrežavanja različitih društvenih skupina kako bi zajedno djelovali i stvarali pozitivne promjene u svojim društvenim sredinama. HUKI provodi više od 30 manjih i većih projekata godišnje koji su usmjereni na specijalizirane edukacije i cjeloživotno obrazovanje s posebnim fokusom na poduzetništvo i društvene inovacije.
Vi ste voditelj inovacija u sklopu HUKI-ja. Što ta pozicija uključuje? U HUKI-u se bavim vođenjem i nadgledanjem nekoliko većih projekata koji se svake godine mijenjaju i prilagođavaju promjenama u industrijama i trendovima. Također, zadužen sam za formiranje novih projekata temeljenim na društvenim potrebama i društvenim inovacijama koji su usmjereni na rješavanje izazova lokalnih zajednica. Poseban fokus se stavlja na analizu postojećih stanja i aktualnih trendova te na primjenu modernih tehnologija kako bi se formirali relevantni projekti koji mogu stvoriti vrijednost za krajnje korisnike, ali i za sve uključene dionike.
