Christian Mutschlechner: Kongresna industrija življa je no ikada

Promjene na tržištu asocijacija
Kongresna industrija, a posebno ogromno tržište skupova asocijacija, proživljava neprestanu transformaciju. Promatranje, analiza i pravovremeno donošenje pravih odluka izazov su za uspješnu budućnost cijelog sektora. Skupovi asocijacija imali su stabilnu strukturu tijekom mnogih godina, no danas su suočene s promjenama i prilagodbama. Neke od tih promjena, koje možemo promatrati i kao prilike, uključuju sljedeće pojave.

Volonteri lideri u asocijacijama moraju shvatiti da znanstveni skupovi više nisu sami sebi svrha, već predstavljaju vrlo intenzivne edukativne platforme, na kojima delegati traže odličnu edukaciju i priliku za umrežavanje, te očekuju dobro planiran i organiziran program. Danas više nego ikada asocijacije se trebaju boriti za svakog delegata, kako bi ga uvjerili da baš njihov događaj ne smije propustiti. Optimalna usluga i dobar sadržaj osigurat će da se delegat vrati i iduće godine, s obzirom da je on taj koji plaća račun za kotizaciju.

Asocijacije, a posebno one europske, u prilici su kreirati globalnu komunikacijsku i edukativnu platformu, koja će privući ne samo sudionike iz Europe, nego i one prekooceanske. Ključni faktori i dalje su kvalitetan sadržaj i kvaliteta organizacije.

Međutim, asocijacije također trebaju imati na umu da se krećemo sve više prema eri događanja na kojima sudjeluje više različitih generacija: s jedne strane trebaju zadovoljiti tehnološki osviještene mlađe članove, koristeći sve dostupne alate: fleksibilniji postav dvorana, više zanimljivih tehničkih rješenja u dvoranama i predvorjima, više interakcije, dakle sve ono što mlađi sudionici danas očekuju od skupova. Istovremeno, trebamo imati na umu da ćemo svi morati raditi sve dulje, što znači da ćemo viđati sve više „starijih“ sudionika na skupovima, koji imaju drugačije fizičke potrebe, kao na primjer sjedenje u udobnijim stolicama. Stoga će se hoteli i kongresni prostori morati prilagoditi novim uvjetima. Za asocijacije će predstavljati izazov kako uravnotežiti obje strane, odnosno surađivati s kongresnim centrima, kako bi zajednički ponudili proizvod koji će jednostavno i povoljno moći koristiti svi delegati.

Medicinski skupovi

Poseban fokus se stavlja na organizaciju medicinskih skupova. Gore spomenute promjene odrazit će se i na farmaceutsku industriju. Već smo svjedočili promjenama u načinu sudjelovanja i sponzorstvu medicinskih skupova od strane farmaceutskih kompanija zadnjih nekoliko godina. Prisutni su problemi s poštivanjem etičkih kodeksa – o čemu slušamo svaki dan – a s druge strane ne postoji sektor koji ima potrebe za tako kontinuiranom edukacijom, kao što je medicinski.

Viđat ćemo sve manje delegata sponzoriranih od strane farmaceuta, no ne mislim kako će se farmaceutska industrija povući s medicinskih kongresa. Štoviše, sadržaj će biti važniji nego ikada, dok će privlačnost turističke destinacije biti manje važna. Medicinski skupovi se moraju fokusirati na dobar sadržaj, a ne na destinaciju.

Nedavna istraživanja među delegatima naglašavaju da su znanstveni programi apsolutni prioritet, a da se „turistički“ aspekt destinacije smanjuje (što je posebno slučaj s europskim skupovima).

Zgrabite promjene i budite dio njih
Konačno, suočeni smo s novim trendom u industriji: „arhitekturom skupova“, koja označava novi način razmišljanja i organizacije razmjene znanstvenih sadržaja. Tradicionalni kazališni postav dvorane bit će sve više zamijenjen alternativnim postavima ovisno o prirodi skupa. Osvjetljenje dvorana i predvorja mora biti fleksibilnije, a utjecaj i korištenje glazbe bit će sve veće. Također, bit će potrebno i razmisliti o postavu prostora u vrijeme društvenog dijela i networkinga. Nemojmo zaboraviti koliko se tehnologija već sada koristi prije događanja, kako bi se delegati sličnih interesa međusobno povezali.

Scenarij je zadivljujući: mnoštvo promjena čeka nas na horizontu. Neke od njih dogodit će se vrlo brzo, neke kasnije, neke se uopće neće dogoditi, no svejedno moramo motriti, pratiti i diskutirati o svim tim mogućnostima s klijentima i dobavljačima.

Postoji jedan vrlo pozitivan element u cijelom ovom scenariju: promjena odražava život. Život koji se ne mijenja, umire. Kongresna industrija življa je nego ikada i nitko više ne dovodi u pitanje važnost toga da se ljudi okupljaju, fizički sastaju i razmjenjuju mišljenja. Izgledi su nam vrlo pozitivni, stoga zgrabite promjene i budite dio njih!