Dejan Brcković i Jelena Filipaj: Online meeting nije i ne može biti isto što i online event

Dejan Brcković i Jelena Filipaj na čelu su tvrtke Produkcijski tim/PROteam specijalizirane za organizaciju, koordinaciju i tehničku produkciju evenata te najam audiovizualne i rasvjetne opreme. Tvrtka okuplja iskusne producente, kreativce i voditelje projekata. Kako je protekla godina prošla za njihovu tvrtku, koja su sve velika događanja tehnički podržali i organizirali, koji su elementi najvažniji prilikom organizacije hibridnih i virtualnih događanja i koje tehnologiju postaju sve popularnije, objasnili su u intervjuu za PoslovniTurizam.

Iza nas je teška, zahtjevna i izazovna godina. Kako je pandemija koronavirusa utjecala na vaše poslovanje, koje ste promjene morali napraviti kako biste preživjeli sve što nam se dogodilo u event industriji?Dejan: Za sve u event i kongresnoj industriji, pa tako i za nas, godina iza nas bila je jedna od dužih i težih godina. U planovima i projekcijama je izgledala sjajno, no pandemija nas je bacila na koljena. Ali, kako prilagodljivost spada u jednu od osnovnih osobina svih koji se bave ovim poslom, tako smo se i mi prilagodili novonastalim uvjetima. Nije bilo druge nego se sabrati i presložiti pa smo krenuli intenzivnije u online i virtualna događanja. Ono što je nekad bilo povremeno sad je postala svakodnevica. To je značilo da smo se i mi interno trebali presložiti i da su se istaknule neke druge, dodatne kvalitete i iskustva - grafički dizajn, izrada animacija, poznavanje platformi za online komunikaciju i sl. A ono što nismo znali, u vrlo kratkom roku smo naučili. Vjerujemo kako je to jedan od dobrih primjera agilnosti. Ako je neka industrija pokazala što je to agilnost na djelu, onda je to event industrija.

Kao tvrtka koja se godinama bavi iznajmljivanjem AV opreme i produkcijom raznih događanja, od početka pandemije nudite i neke nove usluge, kao što su podrška i organizacija virtualnih i hibridnih događanja. Što ono sve obuhvaća?Dejan: Takva podrška bila je i prije u našoj ponudi, ali je bila rjeđe tražena. Uglavnom se taj dio svodio na streaming fizičkog događanja uz aktivaciju neke aktivnosti poput live chata ili anketa. Zbog toga nam je i bilo lakše brzo se presložiti. Online događanja sama po sebi nose zamku tzv. jednostavnosti, odnosno vrijedi mišljenje da je to samo stisnuti gumb „live“ i eventualno „record“ i to je to. Zato je u početku velika većina klijenata to odrađivala sama, ali brzo su uvidjeli da je i to segment koji zahtijeva vrijeme dobre pripreme, određene tehničke uvjete i znanje tj. posvećenost. Online meeting nije i ne može biti isto što i online event. Ako govorimo o eventu, onda je u to uključeno puno toga: najavne i odjavne špice, telopi, moderiranje, video sadržaj, prezentacije, javljanja i dr. Što se tehničke postave tiče, mnogi misle da je i to jednostavno, ali naprotiv. Za neke virtualne evente režija nam je bila veća i opsežnija nego za neke fizičke evente. Dakle, maknuli smo se od jakih razglasa, velikih screenova i velikih pozornica, no zato danas imamo green screenove, prateću rasvjetu za osvjetljenje. Koriste se najmodernije  kamere, sofisticirana IT oprema, stabilna i jaka internet veza koja je zapravo i okosnica kvalitetnog prijenosa signala tj. eventa. Sada, više nego ikad, sve ovisi o znanju i sposobnosti tehničara koji rade na takvoj opremi. Pred-produkcija i priprema te sposobnost i znanje producenta i tehničara je uvijek bila važna, ali mislim da je sada puno važnija.

Za uspjeh eventa vrlo je važan i angažman klijenta

Koliko ste virtualnih/hibridnih događanja odradili u zadnjih godinu dana? Iza vas je upravo veliko interno događanje za Ericsson NT, možete li nam ispričati kako je tekla sama produkcija događanja, koliko je vremena bilo potrebno, koliko je ljudi sudjelovalo i sl.?Dejan: Više je bilo potrebe za virtualnim i online nego za hibridnim događanjima, što je posve razumljivo s obzirom da su hibridni ovisili o dozvoljenom broju sudionika na okupljanju. Klijenti se nisu baš usudili ući u rizik pa su radije prebacili aktivnosti online. Mi smo svima predlagali virtualnu opciju, odnosno opciju u kojoj event snimate na green screenu pa u režiji u pozadinu podmećete određeni vizual jer je puno atraktivniji. Takvi su bili npr. CIHT - Crikvenica International Health Tourism Conference ili Kviz Zaklade Paraolimpijac koji smo organizirali u suradnji s tvrtkom Vetturelli. All Employment Meeting, interno događanje za Ericsson Nikola Tesla Grupu, odradili smo s druge strane u virtualnom studiju, osmišljenom baš za te prilike. 

Pripreme su bile opsežne kao i za fizičku konferenciju - intezivna suradnja na ideji i konceptu te razradi istog s klijentom, pregledi terena i definiranje tehničke opreme, prikupljanje materijala, izrada svih potrebnih elemenata kao što su grafički paket, video jingle animacije i telopi, no prije svega priprema pozornice tj. osmišljavanje i izrada virtualnog studija u 3D-u. Ovaj put smo se odlučili za in-house izradu 3D studija jer na taj način u potpunosti možemo kontrolirati cijelo 3D okruženje i prilagođavati studio željama i potrebama klijenta što nekada baš nije moguće s virtualnim setovima sa stockova. Kolega Gideon Čačković napravio je odličan posao, što su prepoznali i klijent i njegovi zaposlenici, zbog čega smo baš jako ponosni. Sve zajedno je trajalo tridesetak dana, a od toga su same probe trajale čak četiri dana. Cjelokupni projekt je vodilo i realiziralo petnaest članova našeg užeg i šireg tima s velikim angažmanom i samog klijenta koji se i inače uvijek jako puno angažira u realizaciji svojih projekata. To uvelike olakšava pripreme ovakvih projekata i sretni smo što imamo takve klijente. U samu je konferenciju preko platforme na kraju bilo uključeno gotovo 2.000 sudionika tj. zaposlenika Ericsson Nikola Tesla Grupe. Ovog puta platforma za prijenos i komunikaciju koju smo koristili bila je MS Teams. Platformu biramo, odnosno predlažemo prema onom što klijent treba jer neke platforme bolje podnose aktivaciju dodatnih aktivnosti. Katkad je ona zadana nekom internom politikom klijenta, kao što je bilo u ovom slučaju.

Kod virtualnih evenata profesionalna tehnička podrška važnija je nego ikada. Iako ste iskusni u svim područjima tehnoloških rješenja, jesu li vam se dogodile neke neplanirane situacije u online prijenosima uživo i kako ste ih riješili?Dejan: Toga uvijek ima, kako kod evenata uživo tako i onih online, odnosno virtualnih evenata koji idu uživo. Od toga da sudionici imaju tremu pred kamerama, da ne gledaju u smjeru u kojem bi trebali gledati jer im je čudno gledati samog sebe na kontrolnom monitoru pa izgube pojam što je lijevo, a što desno. Na svu sreću, mi do sada nismo imali nikakvih problematičnih neplaniranih situacija jer pokušavamo predvidjeti sve moguće probleme. Jedan od takvih je i stabilnost interneta, a njega  rješavamo backup spajanjem na drugi izvor.

Sudionik je više nego ikada u fokusu

Po vašem iskustvu, je li moguće virtualnim eventom kvalitetno zamijeniti onaj uživo? Kako možemo postići zadovoljavajuće korisničko iskustvo prilikom virtualnih događanja, imajući na umu i fizička ograničenja, primjerice oko vremena koje je moguće provesti pred ekranom, zatim same dinamičnosti događanja i sl.?Jelena: Mislim da su virtualni eventi pristojna zamjena, ali svakako ne i potpuna. Ništa ne može zamijeniti iskustvo druženja uživo. Ma kako da je loša izvedba ili sadržaj nekog događanja uživo, uvijek ostaje ono iskustvo networkinga, lokacije na kojoj se nalazite ... I to je doista - nezamjenjivo. A kako se barem približiti takvom korisničkom iskustvu? Online, odnosno virtualna događanja izuzetno su zahtjevna. Čak bih mogla reći i da su zahtjevnija nego onsite tj. fizička događanja, s tim da su hibridna još najzahtjevnija jer imate publiku na licu mjesta i onu drugu, na daljinu. Znači, radi se o dva gotovo potpuno različita doživljaja sadržaja. I to nas dovodi do odgovora - sudionik je taj koji je sad najviše u fokusu. Interakcija s njim je ključna, odnosno poželjno je osmisliti dodatne aktivnosti koje će ga potaknuti da sudjeluje u programu kao sukreator, a ne kao pasivni promatrač, bilo da se radi o anketama, kvizovima, nekim nagradnim igricama,... I naravno, ključno je i samo trajanje događaja. To što je neki događaj prije, dok je bio fizički trajao i po nekoliko sati, ne znači da ga se treba samo prekopirati tj. prebaciti u istom formatu online. Treba uvijek razmišljati o tome da je puno teže gledati u ekran i konzumirati sadržaj nego sjediti u stolici u dvorani.

Pokazuje li se sadržaj kao najvažnija sastavnica uspješnog online događanja ili su prijeko potrebni još neki elementi?Jelena: Sadržaj je uvijek najvažniji element, a kod ovakvih događanja je presudan, ali ne samo sadržaj kao takav nego i oni koji ga izvode. Sad je još važnije tko su govornici, odnosno kakve su njihove govorničke sposobnosti jer je njihova izvedba ono što će potaknuti sudionike da sudjeluju i ostanu do kraja događanja. Osim sadržaja i govornika, sada još više dolazi do izražaja i grafička oprema događanja - od najave događanja, registracijskog obrasca, jingleova i telopa u prijenosu. Sve to čini razliku - u dojmu o događanju, a kasnije u produkciji i u dinamici. I na kraju, ali nimalo manje važno - tehnička produkcija, odnosno tehnička oprema i ključno - tehnička podrška. U ovakvim događanjima, ključno je iskustvo tehničara i njihovo poznavanje platforme za online događanja kako bi se mogli snaći i u neplaniranim situacijama.

Produkcija online evenata se približila produkciji pravih video i televizijskih formata, upravo kako bi se postigla dinamika događanja i sudionike zadržalo pred ekranima. Koliko je to u konačnici financijski i troškovno prihvatljivo/isplativo za organizatora?Jelena: Pitanje troškova, odnosno isplativosti uvijek je relativno jer ovisi o puno faktora. Ali u vrijeme kada su događanja na daljinu jedina opcija, takva ulaganja se čine opravdana jer je najopasnije ne biti prisutan i u kontaktu sa svojim kupcima. Ljudi brzo zaboravljaju i lako se prepuštaju onome koji je vidljiv, bez obzira na kvalitetu. Iako se komunikacija odvija „kroz ekran“, ipak je još uvijek dvosmjerna. Dapače, čak se u ovakvim online događanjima sudionici više usude pitati, odnosno postavljati pitanja i više sudjelovati u nekim aktivnostima jer se ne osjećaju toliko izloženi kao u nekoj kongresnoj dvorani.

Nove tehnologije dobivaju na važnosti: virtualna i proširena stvarnost, hologramska projekcija

Dosta ste radili s različitim novim tehnologijama kao što su AR, VR, 3D mapping projekcije i sl. Na koji način ih najbolje možemo iskoristiti u kongresnoj i event industriji, imate li primjere za izdvojiti?Jelena: Nove tehnologije koje to zapravo više i nisu, ali eto tako ih zovemo, mogu se odlično uklopiti i u projekte na daljinu. Virtualna stvarnost je jedna od njih. U nekoj bazičnoj opciji to su svi eventi koji se snimaju na green screenu jer se stvara virtualna okolina. Neka vrsta su i 3D virtualne konferencije koje su sve veći trend vani gdje vi kao sudionik postajete dio cjelokupne 3D scene, a registracijom odabirete svog avatara i s njim uživate u konferenciji, štandovima i općenito u svemu. To je zapravo više tzv. gamifikacija event industrije. Ali prava upotreba bit će ona u kojoj se koriste VR naočale, a kako bi se stvarno „ušlo“ u virtualni svijet konferencije. Međutim, ne vjerujem da će to na našem tržištu biti masovno prihvaćeno jer se ipak radi i o većem ulaganju što se financija i vremena tiče. No vjerujem kako će biti i onih klijenata koji će željeti biti među prvima koji će to omogućiti svojim sudionicima. Od ostalih tehnologija, proširena stvarnost ima svojih primjena, ali više u samoj aktivaciji korisnika da se pridruže eventu. Na kraju, tehnologija koju niste spomenuli, a koja je odlična za hibridna događanje je - hologramska projekcija jer se odlično kreativno može koristiti u komunikaciji s prisutnom fizičkom publikom. To se pokazalo kao odlično i vrlo dobro prihvaćeno i kod nas, primjerice za potrebe Digital Takeover konferencije 24sata.   

Kakva su Vaša očekivanja od ove godine? Hoće li event industrija ikada više biti ista kao prije pandemije?Dejan: Iako smo se svi nadali da će s procjepljivanjem biti i nekih pozitivnih promjena, bojim se da će situacija u event i kongresnoj industriji biti i nadalje vrlo slična, pogotovo u ovoj godini. Neki manji predah od ekrana ćemo, iskreno se nadam, imati kad krene ljepše vrijeme, ali još uvijek će to biti uz veliki oprez i u manjim opsezima broja ljudi. Trend će zasigurno ići u smjeru hibridnih događanja tj. kombinaciji fizičkih događanja i aktivnog online prijenosa, pogotovo zato što možemo očekivati da će i dalje biti puno restrikcija u putovanjima, ali i straha od zaraze, kako na poslovnim razinama tako i na osobnim. Također, klijenti su prepoznali i mogućnosti koje pruža virtualni prostor pa će i toga biti sve više jer je to stvarno jedan potpuno drugačiji doživljaj online događanja. Tu stvarno vrijedi ona stara - samo nebo je granica. Rekao bih da se nekim boljim vremenima, što se fizičkih evenata tiče, možemo nadati tek u 2022. godini, ali i to ovisi o situaciji sa samim virusom i o cijepljenu. Jedino u što smo sigurni je da ništa nije sigurno i da na sve trebamo biti spremni i brzo se prilagođavati. Na svu sreću, pokazali smo da to možemo.