Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
Hrvoje Ljubimir svoju karijeru u hrvatskoj kongresnoj industriji započeo je u nekad najvećoj turističkoj agenciji - Atlasu, profesionalni put je nastavio u agenciji Kongresni servis Dubrovnik, a nakon stečenog bogatog iskustva, otvara vlastitu agenciju Adria kongres, koja objedinjuje sve dotadašnje njegove poslove i pruža kompletnu uslugu svim organizatorima događanja. Kako je organizacija događanja izgledala nekada, a kako sada, ispričao nam je Hrvoje Ljubimir.
Ove godine obilježavate 30 godina rada u kongresnoj industriji. Potekli ste iz Atlasove škole, no nakon godina rada u našoj nekad najvećoj turističkoj agenciji, odlučili ste se za vlastiti posao. Kako je do toga došlo?
Iako je to danas mladim kolegama teško objasniti i u to ih uvjeriti, moja karijera je započela na tada uobičajen način. Prvo radno mjesto bilo mi je u Zračnoj luci Dubrovnik, gdje sam bio Atlasov predstavnik u tamošnjoj operativnoj jedinici. Potom sam bio u centralnoj operativi u Gospinom polju. Naredno radno mjesto bilo je u financijskom odjelu agencije Atlas. Sva ta radna mjesta omogućila su mi da steknem iskusto, kako u operativi, tako i u financijskom dijelu agencijskog posla. To mi je znatno olakšalo život kad sam počeo raditi u Inozemnom turizmu – kongresnom odjelu. Puno je lakše bilo dogovoriti društveni program i specijalne aranžmane kad znaš kako funkcionira operativna služba, ali i posao nakon završetka kongresa, posebno obračun projekta. Vrlo brzo sam se prepoznao u odjelu za kongresni turizam. To je bio posao na koji sam s veseljem dolazio. Svaki novi projekt je priča za sebe, u svakome se javlja nešto novo. Traži puno inovativnosti, jer svaki organizator na svoj način gleda na projekt koji je zamislio. Naš odjel je bio jedan od najvećih u Atlasu – imali smo podružnice u Dubrovniku i u Zagrebu.
Voditelj kongresnog odjela u Zagrebu u to vrijeme, pokojni Adem – Dado Suljić bio je ujedno i predstavnik njemačke firme Brähler, jednog od najvećih proizvođača konferencijske tehnike u svijetu. Odlična suradnja koju smo imali potaknula je gospodina Suljića, gospodina Helmuta Brählera te upravu Atlasa da se osnuje firma specijalizirana prvenstveno za konferencijsku tehniku, koja je tada sve više nedostajala u ponudi Dubrovnika. Tvrtka Kongresni servis Dubrovnik djelovala je 12 godina, od 1998. na dalje. Trebalo je odgovoriti na sve promjene koje su tijekom tog vremena nastale. Stečeno iskustvo stvorilo je optimalne uvjete da se stvori agencija koja će objediniti sve do sad opisane poslove i tako je 2010. osnovana agencija Adria kongres – koja je stručne organizatore rasteretila brige, kako u turističkom, tako i u tehničkom dijelu posla. Uz to, želja nam je bila njegovati dobre kolegijalne odnose s drugim agencijama, pružiti im tehničku pomoć i biti konstruktivan suradnik.
Adria kongres nastala je kao odgovor na potražnju na tržištu
Kako ste se 2010. odlučili otvoriti DMC i PCO agenciju Adria kongres i pružati sveobuhvatnu uslugu organizacije skupova za klijente?
Kako sam već rekao, veliki broj naših partnera nisu iz naše branše. Njima je želja imati partnera koji će riješiti sva logistička pitanja – kako smještaja, transfera, izleta, tako i pitanja tehnike, opreme, angažiranja prevoditelja i ostalih suradnika. Isto tako organizacija prijave sudionika, naplate kotizacija i ostalih troškova organizatoru su uglavnom nepoznanica i suvišno opterećenje. Organizator je taj koji kreira program kongresa, formira tim predavača i u tom smislu organizira kongres. Mnogi organizatori s kojima sam surađivao do tada poticali su me da osnujem svoju agenciju koja će sve navedeno objediniti. Svi organizatori teže istom cilju – u DMC i PCO agenciji imati partnera koji će im otkloniti „kamen preko kojeg se mogu spotaknuti“ jer – kako sam već spomenuo - ovo nisu poslovi kojima se oni inače bave.
Kako se mijenjao agencijski posao i trendovi organizacije događanja tijekom svih ovih godina Vašeg rada, od Atlasa do Adria kongresa?
Promjene su ogromne. Mlade snage naprosto ne mogu ni zamisliti da se i uz takvu tehnologiju moglo organizirati vrlo zahtjevne programe i da su zabilježeni rezultati koji su i destinaciji i organizatoru stvorili priznat brand. Kad to kažem, mislim na rad na mehaničkom stroju, komunikaciju teleksom, agencijskim radio servisom – popularno zvanim storno uređajem, zatim na slanje telegrama, te na ručnu evidenciju prijava na grafikonima. Za projekciju su se koristili grafoskop i dijaprojektor. Ali ono što je krasilo tadašnju organizaciju je timski rad, kolegijalnost i povjerenje – bez toga bi bilo nezamislivo ostvariti takve rezultate.
Koje biste skupove u svojoj dugogodišnjoj karijeri posebno izdvojili i zašto?
Za veliki broj konferencija me vežu najljepše uspomene. Baš nedavno sam primio prekrasan dopis profesora Mardešića, koji nam je prije 19 godina povjerio turistički i tehnički segment organizacije Kongresa pedijatara. I on još uvijek čuva lijepe uspomene na taj kongres. Jedan od zadnjih kongresa prije Domovinskog rata bio je Kongres stomatološke protetike. Tada su prof. Kraljević i Dr. Dulčić doveli vodeće stručnjake iz Europe, te smo, uz organizatora Sveučilišta u Zagrebu i Sveučilišta u Grazu, bili zaduženi za turističku i tehničku organizaciju. Nakon Domovinskog rata pomalo se oporavio turizam – kako alotmanski, tako i kongresni. Jedan od prvih skupova bio je seminar Obnova porušenih naselja, gdje je ponovno došlo do zajedničke organizacije domaće institucije s kolegama iz Yorka.
Izdvojio bih još Endokrinološki kongres, CIGRE, Seminar za hrvatsku nacionalnu manjinu u susjednim zemljama, EABCT – koji je zapravo bio prvi veliki kongres u novoobnovljenom hotelu Lacroma, te nedavno održani kongresi FEB (Folklorna i etnografska baština), te ICCN – svjetski skup nematerijalne kulturne baštine, na kojemu je zablistala široka ponuda Hrvatske i ostalih zemalja sudionica. Mjesto održavanja ovog kongresa bio je doslovno cijeli grad – ne samo gradska jezgra, nego i ostali djelovi grada i škole, jer se najmlađe sugrađane htjelo upoznati s ovim segmentom kulture. Iznenadile su destinacije koje inače mnogi drže sporednima, bar kad je riječ o turizmu; primjerice, program na Osojniku sve je ostavio bez daha. Teško je sve nabrojati, pa bih se ispričao svim onim dragim organizatorima koji ovdje nisu spomenuti.
„Posao donosi posao“
Na koje načine dolazite do klijenata, organizirate li skupove više za korporacije ili udruge, za domaće ili međunarodne klijente?
Razne su metode i načini. Ali najdraža metoda nam je ona koju popularno zovemo – posao donosi posao. Prilikom organizacije jednog posla ulažemo maksimalan trud, a kad nakon tog kongresa dođe novi upit koji počinje s napomenom – uputio nas je organizator „x“ kojemu ste već organizirali ovakve projekte, to je posebno priznanje. Naravno, treba biti i aktivan na sajmovima te sudjelovati na natječajima. Naši partneri su i korporacije i udruge. Rjeđe se organizira nacionalni skup, puno češće je to ili nacionalni skup s međunarodnim sudjelovanjem ili međunarodni skup – europski ili svjetski.
Traže li od vas međunarodni klijenti certifikate održivog poslovanja, odnosno traže li da odabrani hoteli domaćini događanja budu tzv. zeleni hoteli? Gdje smo u Hrvatskoj po tom pitanju?
Danas postoji veliki broj agencija ili čak udruga koje misle da mogu sve raditi, ali kad se ispostavi da posao nije obavljen kao što se očekivalo, već je kasno. Stoga organizatori u pravilu traže garanciju kako od agencije tako i od hotela. Po pitanju tzv. zelenih hotela u Hrvatskoj – na tome se još puno može napraviti i siguran sam da hoće.
Kongresnoj ponudi Dubrovnika najviše nedostaju velike dvorane
Imaju li Dubrovnik i Hrvatska općenito, dovoljno dobre kapacitete i ponudu za sve zahtijevnije organizatore međunarodnih skupova?
Dubrovnik, kao i još nekoliko hrvatskih gradova, pravi su magnet za velike međunarodne skupove. Ali „bolnih točaka“ ne manjka. Prije svega, to su velike dvorane, koje mogu primiti 2000 i više sudionika. U nekim situacijama taj problem se riješi pomoću šatora, ali to najčešće ipak nije pravo rješenje. Česta je situacija da organizacijski odbor pošalje negativan odgovor, pa veliki kongresi zaobiđu hrvatske destinacije. Drugi problem je kulturni i društveni program u zatvorenom prostoru. Često se pokaže da nedostaje pravo rješenje. U ranoj predsezoni i u kasnoj podsezoni naprosto se mora dati ponuda u zatvorenom prostoru. Treći, možda i najveći problem je povezanost naših destinacija s europskim i svjetskim matropolama. Preduga putovanja, kombinacija letova preko Zagreba i sl. za mnoge organizatore nije prihvatljiva.
Gdje biste u Dubrovniku jednog dana voljeli vidjeti pravi kongresni centar? Kako bi takav centar trebao izgledati i koju opremu imati?
Razmišlja se o nekoliko varijanti. Gospodin Lucijanović je na jednom sastanku postavio dobro pitanje posve operativnog karaktera: „Ako se i napravi takav centar – tko garantira da će raditi toliko vremena da bude isplativ?“. Naime, ako gledamo na destinaciju Dubrovnik, danas nekoliko hotela ima dvorane između 500 i 1000 mjesta (u postavu kazališta) te dodatne dvorane za rad u sekcijama i izložbene prostore. Teško je očekivati da će ti hoteli „dopustiti“ da se takvi skupovi održavaju u novom kongresnom centru. Naime, oni će učiniti sve da održavanje tih konferencija zadrže u svojim prostorima. Uzmemo li to u obzir, postavlja se pitanje koliko će biti baš tako velikih skupova (1200 i više sudionika) koje bi bilo nužno smjestiti u kongresni centar. Ako govorimo o izgledu kongresnog centra, tu prvenstveno treba osigurati dovoljno prostora, dovoljno dvorana koje bi bile maksimalno prilagodljive svim potrebama, koje bi se mogle urediti na što više načina. Što se opreme tiče, treba imati onu najosnovniju: razglas s nekoliko mikrofona, projektor i platna. Čest je slučaj da trgovci opremom „uvjere“ direktore, menadžere i ostale odgovorne osobe kako treba dvorane opremiti raznom skupocjenom opremom. Tad treba zaposliti posebnu osobu koja će se baviti samo tom opremom, a s druge strane, u današnje doba, oprema tako brzo zastarijeva da se ova kupljena ne može otplatiti. Stoga je pitanje opreme najbolje riješiti surađujući s vanjskim suradnicima – kućama specijaliziranima za kongresnu podršku. Tako se uspješno može odgovoriti na sva zahtjevna pitanja, a s financijskog aspekta hotel, odnosno kongresni centar, ne ulazi u rizik.
Ne želim preskočiti Vaše prvo pitanje – gdje bih volio vidjeti pravi kongresni centar – to bi, po mom mišljenju, moralo biti u novom dijelu grada, gdje nema većeg problema pristupiti autobusima i ostalim vozilima, gdje postoji širok izbor smještaja u različitim kategorijama i sl. Moram priznati da mi je žao što je do sada nekoliko prilika za to propušteno, a mislim da bi se još uvijek moglo napraviti određene korekcije na postojećim objektima, pa da se ipak dođe do prostora koji bi zadovoljio malo veće zahtjeve.
Surađujete li s Kongresnim uredom Grada Dubrovnika i na koji način?
Svakako, ne samo s Kongresnim uredom, odnosno Turističkom zajednicom Grada Dubrovnika, nego i s Turističkom zajednicom Dubrovačko–neretvanske županije. Na rukovodećim mjestima su iskusne osobe koje dugo godina rade u turizmu. S njihove strane imamo i razumijevanje i podršku. Spremni su upoznati se sa svakim većim projektom, izmijeniti s nama mišljenje i raspoloženi pronaći optimalno rješenje. Osim ove suradnje, intenzivno surađujemo s Turističkom i Ugostiteljskom školom, Sveučilištem i ostalim visokim školama. Cilj nam je učenicima i studentima što više približiti praktičan segment, kako bismo im već sad prikazali lepezu poslova koju daje turistička djelatnost, a sve sa željom da već sad razmisle što im je od svega predstavljenog najbliže i što bi po završetku školovanja najradije radili. Veseli nas njihov brzi odgovor – kad nam se mnogi od njih ponude za suradnju još tijekom studija.
Kandidatura Dubrovnika u Stavangeru – veliko priznanje za dugogodišnji rad
Agencije nerijetko pružaju podršku klijentima i prilikom kandidatura za međunarodne skupove. Jednu zanimljivu kandidaturu odradili ste u norveškom Stavangeru prije koju godinu. Možete li nam više reći o tome?
Svakako, voljni smo sa stručnim organizatorom od samog početka krenuti u kandidaturu za svjetske i europske poslove. Često se to bazira na čistom entuzijazmu, jer u početku ne postoji budžet koji bi te troškove pokrivao. Tek ako se posao dobije dođe se do sredstava kojima se pokriju ti troškovi. Tako smo dali podršku nekolicini međunarodnih kongresa, a kad razgovaramo o Stavangeru, tamo smo dobili jedno od velikih priznanja za dugotrajni predani rad. Bili smo u kandidaturi s destinacijama u Turskoj, Nizozemskoj i Španjolskoj. Organizacijski odbor je propisao stroga pravila koja je trebalo poštovati. Izabrale su se dvije najbolje ponude (Španjolska i naša), te smo pozvani doći u Stavanger – na kongres 2014., na kojemu će se odabrati novi grad-domaćin za sljedeći kongres, 2018. godine. Stručni organizator i mi kao turističko-tehnički organizator za predstavljanje smo imali svega 5 minuta.
Priča o moru i suncu u startu je procijenjena kao promašena, jer grad konkurent je bila Valencija, koja ima sličnu ponudu. Španjolci su očekivali rutinsku pobjedu – nogometnim rječnikom rečeno, kao na utakmici Real – Dinamo. Trebalo je ići s nečim što će zaintrigirati organizacijski odbor i sudionike, pa sam iskoristio svoje iskustvo koje imam još iz vremena kad sam bio vanjski suradnik Dubrovačkih ljetnih igara. Ideja je, uz podršku Turističke zajednice Dubrovnika i Igara, urodila plodom – posudili su mi kneževu odjeću, koju sam tamo obukao, te na latinskom pozdravio sve nazočne i pozvao ih na kongres u Dubrovnik. Potom su mnogi zatražili fotografiranje, izmijenili smo dodatne informacije i dobili kongres. Ako se ponovno vratimo sportskoj usporedbi, ova utakmica bila je bliža vaterpolo susretu Jug – Barceloneta. Za nas je glasovalo 56 predstavnika, a za Španjolce 32. Naravno, veliki doprinos ovoj pobjedi bila je izuzetno kvalitetna prezentacija stručnog organizatora. Sada intenzivno radimo na daljnjoj pripremi i realizaciji kongresa.
Adria kongres obiteljska je tvrtka, u kojoj surađujete sa svojom kćerkom Katijom. Koliko je Vaša ljubav prema organizaciji kongresnih događanja utjecala na njen odabir karijere, a koliko Katija, kao pripadnik mlade generacije, danas utječe na Vaš rad?
Moglo bi se reći da je Adria kongres obiteljska tvrtka, no već odavno je ona izašla iz obiteljskih okvira. Tijekom sezone realizacija posla je nezamisliva bez više suradnika. Katija je još od svojih srednjoškolskih dana uključena u ovaj posao, tako da i ona ima već 10 godina iskustva u kongresom turizmu. To je sigurno bio i odlučujući poticaj za njezin izbor studija ekonomije, na kojemu je prije nekoliko godina diplomirala i stekla naslov magistra struke. Danas možemo reći da je naša firma spoj mladosti i iskustva. Katijino iskustvo, naime, doseglo je taj stupanj da smo jedno drugom konstruktivna nadopuna.
