Koja je uloga PCO-a u kongresnoj industriji?
Jasmina Bilać vlasnica je i direktorica hrvatske event agencije Proconventa, koja je nedavno postala članicom svjetske mreže agencija za korporativna događanja, Eventarchitect. Osim toga, aktivna je članica HUPKT-a, u sklopu kojeg je bila dio radne skupine angažirane na projektu nacionalnog CCMEP certifciranja, te je odnedavno i predsjednica Zajednice poslovnog turizma u Hrvatskoj gospodarskoj komori. Tim povodom, razgovarali smo s njom o aktivnostima te Zajednice - posebice u novonastaloj krizi, kao i o utjecaju koronavirusa na poslovanje hrvatskih i svjetskih event agencija te o uspjesima i zelenom poslovanju njene agencije i novom projektu Incentive Croatia.
Nedavno ste postali članicom svjetske grupacije Eventarchitect, svjetske mreže najuspješnijih agencija za organizaciju korporativnih događanja. Što to znači za Vaše poslovanje, kakve pogodnosti imaju agencije članice? Članom ove grupacije postaje se na poziv, ne postoje prijave niti natječaji. Vrlo smo ponosni što je naš rad prepoznat kao visokokvalitetan i svakako ćemo se truditi da i ostane na toj razini. Umrežavanje tog tipa puno nam znači za bolje upoznavanje svih destinacija iz kojih imamo članove, stječemo pouzdane partnere na više od 20 destinacija diljem svijeta, što je vrlo bitno za naše klijente lokalno, ali i bolji protok informacija na globalnoj razini. Također, kao globalna grupacija imamo bolju prodajnu poziciju na svjetskom tržištu tako da očekujem određeni porast u broju incentive putovanja u idućim godinama.
Ekološki standardi u poslovanju i organizaciji skupova
Proconventa u svom poslovanju vodi brigu i o očuvanju prirode pa ste tako, između ostalog, i „plastic free company“. Što to znači i na koje sve načine poslujete „zeleno“? Postoji popis preduvjeta koje smo morali ispuniti kako bismo dobili pravo na korištenje ovog certifikata, iako zapravo nismo uvodili neke promjene nego je to način na koji naš ured funkcionira već godinama. Ne koristimo jednokratne pribore za jelo, čaše i šalice, samo ono dugotrajno, ne koristimo jednokratne patrone za kavu i mlijeko nego kuhamo kavu i čaj. Brinemo da sav otpad, koji možemo, razdvajamo i odvozimo u obližnje reciklažno dvorište. Slamke su strogo zabranjene, kao i jednokratne plastične vrećice (koristimo isključivo višekratne platnene). Svoje promotivne materijale izrađujemo na ekološki prihvatljivim materijalima poput papira i drveta.
Kako ta načela primjenjujete u organizaciji samih događanja, ima li odaziva od strane organizatora da eventi budu „zeleni“?Postoji želja naših klijenata da organizacija događanja krene u tom smjeru i trudimo se što više uvesti ekološke standarde u organizaciju skupova. Potpuno smo izbacili izradu plastičnih konferencijskih torbi, koristimo uglavnom platnene, rijetko papirnate. Uvijek pokušavamo naći najbolji način da izbjegnemo tiskanje materijala pa ponekad koristimo mobilne aplikacije, ponekad jednostavno objavljujemo materijale na mrežnim stranicama, ali moramo imati u vidu da i dalje imamo određeni broj sudionika koji inzistiraju na informacijama na papiru. Plastiku izbjegavamo maksimalno. Inače, plastika je puno veći problem nego papir tako da inzistiramo na poklonima koji su izrađeni od, ili upakirani u ekološki prihvatljive materijale. To su svakako karton, drvo, bambus i slični materijali. Kod odabira cateringa i menija vodimo brigu da se sve poslužuje u trajnom posuđu, čak ni na događanjima na otvorenom ne volimo plastično i papirnato posuđe, kao i da se koriste sezonske namirnice domaćih proizvođača koliko god je to moguće.
Incentive Croatia - zajednički projekt tri agencije
S nekoliko kolega ste se udružili i u projekt Incentive Croatia. Tko sve sudjeluje u ovom projektu i po čemu se usluge koje Incentive Croatia nudi razlikuju od ProConventinih? Incentive Croatia je zajednički projekt tri agencije među kojima je svaka specijalizirana za jedan od segmenata dobrog incentive putovanja. Zajedničkim nastupom i ravnopravnom raspodjelom zaduženja kratimo vrijeme izrade ponude, smanjujemo posredničke troškove (samim time smo cjenovno konkurentniji), a iskustvo svih članova tima jamči najbolji program i najbolju izvedbu. Svatko od nas je u ovoj branši minimalno 15 godina i ne može ni izbrojati sva događanja na kojima je radio. ProConventa u ovaj projekt unosi svoje iskustvo organizacije kompleksnih događanja. Pri tome mislim posebno na turistička događanja i sve turističke usluge koje jedan incentive može imati. Drugi partner je tvrtka Laris TCB. Taj dio tima preuzima organizaciju i realizaciju večernjih programa, od angažiranja izvođača do audio-video produkcije. Treći partner je Gral company zadužen za sve aktivnosti iz team building i team bonding područja.
Koje biste izazove istaknuli kao najveće u poslovanju privatne PCO agencije u Hrvatskoj i kako ste ih prevladali?ProConventa postoji sedam godina, tijekom kojih smo se susretali sa izazovima i problemima koje smo do sada uvijek uspješno rješavali. Na početku smo teško dolazili do klijenata, ali odlično odrađena događanja, trud i napori koje su članovi tima uvijek pokazivali, fleksibilnost i kvalitetna komunikacija s klijentima su dovele do toga da nam klijenti dolaze sami radi preporuka koje su dobili od poznanika i kolega. Često se susrećemo s nelojalnom konkurencijom koja nerealno niskim cijenama dolazi do ugovora na natječajima, ali čini mi se da i tome dolazi kraj jer klijenti postaju svjesni toga da najniža cijena nikako ne može biti kriterij za odabir organizatora događanja i sve više se u natječajima traže dokazi o stručnosti.
Vrlo važnim smatram fleksibilnost i praćenje kako situacije na tržištu, tako i trendova u industriji. ProConventa je u početku trebala biti isključivo PCO agencija, međutim s vremenom smo se usmjerili i na organizaciju korporativnih događanja, tako da smo sada i EMC. Među prvima u Hrvatskoj smo govorili o zelenim i hibridnim događanjima te naprednim tehnološkim rješenjima, što su naši klijenti shvatili kao inovativan i kvalitetan pristup poslovanju.
Virtualni eventi neće dugoročno zamijeniti evente s osobnim kontaktom
Na koje će se sve načine postojeća zdravstvena kriza uzrokovana širenjem koronavirusa odraziti na poslovanje hrvatskih i svjetskih PCO i event agencija? Što mislite, hoće li se u većoj mjeri početi organizirati virtualni ili hibridni eventi?Mislim da dugoročno neće biti većih promjena. Networking je i dalje jedan od glavnih razloga sudjelovanja na skupovima i osobni kontakt je vrlo teško zamijeniti virtualnim druženjem. Manji sastanci se mogu tako odvijati, ali konferencije i sajmovi vrlo teško. Moje mišljenje je da će trebati neko vrijeme da ljudi opet krenu putovati koliko su prije putovali, ali s vremenom će se to svakako stabilizirati i vratiti na staro. Pitanje je samo koliko će to dugo trajati.
Što se tiče poslovanja, ovu krizu će preživjeti samo one tvrtke koje stoje na čvrstim nogama, imaju neke zalihe sredstava i dobre timove koji razumiju situaciju. Sigurno je da će se dio agencija zatvoriti, da će dosta ljudi ostati bez posla i da će oporavak biti dug. Nažalost, moramo biti svjesni da je naša industrija trenutno među najpogođenijima. Svi ostali će se krenuti oporavljati čim se situacija smiri, a nama je proljetna sezona definitivno propala i do jeseni se ništa pozitivno neće dogoditi.
Zajednica poslovnog turizma pri HGK kreirala popis mjera za ublažavanje posljedica krize
Predsjednica ste nedavno osnovane Zajednice poslovnog turizma pri HGK. Koje će biti glavne i najvažnije zadaće te zajednice i kako će utjecati na razvoj poslovnog turizma u RH?Glavne zadaće naše novoosnovane zajednice su edukacija članova, rad na izmjenama i dopunama postojećih relevantnih propisa, suradnja s državnim tijelima, drugim srodnim udrugama i organizacijama, uključujući transnacionalnu suradnju te promocija poslovnog turizma i poslovno umrežavanje članica. U ovom trenutku sve te aktivnosti su pale u drugi plan, budući da se uglavnom bavimo Mjerama za ublažavanje posljedica od koronavirusa na gospodarstvo.
Postoje li neke mjere ili aktivnosti koje će ova zajednica pružiti dionicima kongresne industrije u Hrvatskoj kako bi im pomogla u novonastaloj krizi vezanoj uz pandemiju COVID-19?Radili smo na popisu prijedloga mjera. Sva udruženja i zajednice unutar Sektora za turizam dale su svoje prijedloge s naglaskom na ono što je njima najvažnije. Na temelju tog popisa, Sektor za turizam poslao je objedinjen prijedlog mjera Vladi RH. Prijedlozi Zajednice su u većem dijelu uvaženi u smislu sufinanciranja minimalne plaće radnika, odgoda i/ili obročna otplata javnih davanja, moratorij na kredite poslovnim subjektima na određeni period, kreiranje HBOR-ova kreditnoga programa s minimalnim kamatnim stopama kojim bi se svim ugroženim poslovnim subjektima osiguralo reprogramiranje kredita s mogućnošću odgode plaćanja, itd. Borit ćemo se i za druge specifične mjere za ovu djelatnost, jer je izvjesno da će situacija potrajati duže od očekivanog. Također, kroz Zajednicu poslovnog turizma HGK u suradnji s Kongresnim odjelom HTZ-a, nastojat ćemo odmah, po prvim znacima smirivanja epidemiološke situacije, intenzivno raditi na promociji destinacije kroz set prilagođenih aktivnosti, mjera i marketinških alata.
