Kako smo "konferencijom u cirkusu" u Kongresnom centru Prag oduševili klijente

Kongresni centar Prag (PCC) ima novu upravu s brojnim novim planovima i idejama, a sudionici nedavno održane „Konferencije na drugačiji način“ mogli su tim novitetima svjedočiti svim svojim osjetilima. Roman Ray Straub, direktor Kongresnog centra Prag, sa svojim timom stoji iza organizacije neobične "konferencije u cirkusu". Ni njemu samome nije smetalo nositi čarobni šešir sa smiješnim ušima i zabavljati predstavnike medija i kongresne industrije koji su posjetili konferenciju. Zahvaljujući audio-vizualnoj tehnologiji koju pruža PCC i Yventech, posjetitelji su se našli u središtu cirkusa punom nasmijanih ljudi. Svrha konferencije bila je pokazati da se neke stvari ipak mogu odraditi na neočekivan i zabavan način, a sudionici konferencije mogu provesti dan učeći i zabavljajući se u isto vrijeme. Kakva je marketinška strategija upravljanja Kongresnim centrom Prag, od kolikog je on značaja za češki kongresni turizam i kako je došao na ideju ovako neobične konferencije, Roman Ray Straub otkriva u intervjuu za PoslovniTurizam.

Kako ste došli na ideju da organizirate "konferenciju u cirkusu" i što je sve „drugačiji način“ podrazumijevao?
Željeli smo prezentirati naše partnere pa smo ovo događanje organizirali zajedno s njima – neki od njih su dugogodišnji partneri Kongresnog centra Prag. Odabrali smo temu cirkusa, ne zato što se osjećamo kao cirkus, već zato što cirkus funkcionira jedino onda kad su svi koji sudjeluju u predstavi prisutni i rade svoj posao odlično. Cirkuski tim je poput obitelji, moraju surađivati i raditi u sinergiji koja je vrlo produktivna. Mi se također osjećamo djelomično poput obitelji jer neki od zaposlenika rade u Centru već 30 godina. Kao što posjetitelji cirkusa ne znaju koliko energije se krije iza svake predstave, koliko je to sati obuke i osbosobljavanja, tako se puno posla krije i iza organizacije konferencije.

Želimo razmišljati izvan uobičajenih okvira

Obzirom da ste na čelu Kongresnog centra Prag tek nekoliko mjeseci (od listopada prošle godine), što ste ovom konferencijom željeli pokazati potencijalnim klijentima?
Htjeli smo pokazati kako je tim Kongresnog centra Prag u stanju organizirati izvanredna događanja, da možemo razmišljati izvan okvira i da možemo ponuditi izvrsne usluge, uključujući promjenjivost prostora, atraktivan objekt, suvremenu AV tehnologiju, aplikacije, odličan catering i iskusan tim.

Kakve su bile rekacije sudionika na konferenciju u cirkusu, imate li već sada dodatnih upita na temelju tog događanja?
Osjetio sam da su sudionici stvarno zainteresirani. Svi su htjeli saznati više detalja o nama, imali smo animirane razgovore s delegatima, a dobio sam i veliki broj e-mailova.

Ova konferencija imala je za cilj predstaviti nešto drugačiju ponudu organizacije originalnih i neobičnih događanja. Kakva je cjelokupna marketinška strategija Kongresnog centra pod vašim vodstvom?
Volim reći da nam je nebo granica. Imamo odlične ljude koji ovdje rade već dugo vremena, ali kongresna industrija se vrlo brzo mijenja, nove tehnologije se brzo razvijaju i to na nepredvidljiv način tako da, naravno, želimo držati korak sa svim tim promjenama. Osnovali smo novi tim za prodaju i marketing, predvođen Lenkom Žlebkovom, koja ima veliko iskustvo u kongresnoj industriji i koja je radila u Kongresnom uredu Praga u vrijeme kada smo uspješno osvojili domaćinstvo ovogodišnjeg ICCA kongresa. Spomenuo sam da želimo razmišljati izvan okvira. Želimo ponuditi moderne i neobične stvari, želimo predstaviti Kongresni centar Prag kao mjesto s velikim potencijalom, ne samo za kongresna i konferencijska događanja, već i kao mjesto s izvrsnom akustikom za koncerte, mjuzikle ili balet. Želimo u potpunosti iskoristiti polivalentnost zgrade.

Kongresni centar Prag rezerviran je tijekom cijele godine

Praški Kongresni centar najveći je kongresni objekt Češkoj. Koji su njegovi kapaciteti i koliko evenata godišnje ugostite, s koliko posjetitelja?
Ponosni smo što možemo ponuditi 20 velikih dvorana i 50 soba za sastanke, zajedno s više od 13.000 m2 izložbenog prostora. Za sada PCC ima kapacitet za 9.300 ljudi. Zahvaljujući svojim različitim prostorima pogodnim za sve vrste događanja, od korporativnih sastanaka, konferencija, velikih kongresa, koncerata, mjuzikla, balova, karnevala, kao i sportskih događanja, u potpunosti je rezerviran tijekom cijele godine. Broj posjetitelja ovisi o prirodi događaja.

Prag je jedna od vodećih kongresnih destinacija u Europi, posebno za skupove asocijacija. Što, po Vašem mišljenju, Prag čini odličnim domaćinom poslovnih skupova?
Prag ispunjava nekoliko uvjeta uspješne kongresne destinacije. Pristupačan je zbog svog geografskog položaja te ima dobro povezanu zračnu luku Vaclav Havel, a i siguran je, mnogo sigurniji od drugih gradova. Prag je lijepi povijesni grad s bogatim kulturnim životom koji može ponuditi ne samo obrazovanje, već i zabavu. Ne smijemo zaboraviti ni sami Kongresni centar Prag koji ima dugu tradiciju održavanja kongresa, konferencija i drugih događaja na najvišoj razini. Spomenuo bih primjerice godišnji sastanak odbora guvernera Međunarodnog monetarnog fonda (MMF) i Svjetske banke 2000. godine, NATO Summit 2002. i kongres Europske akademije za dermatologiju i venereologiju "Koža je bitna", za 8.000 sudionika. Zgrada je opremljena ultra modernom vrhunskom audio-vizualnom tehnologijom i nudi veliki izbor i fleksibilnost svojih prostora. Isto tako, njegov položaj, samo dvije stanice od trga Wenceslas, i mogućnost ponude udobnog smještaja doslovno iza ugla, velika je prednost.

Ugostit ćete i ovogodišnji veliki međunarodni ICCA kongres. Od kolikog je značaja ovakvo događanje za sami centar, ali i za Prag i Češku?
Za nas je ovo velika prilika da predstavimo svoj potencijal i sposobnosti našim kolegama i PCO agencijama. Prilika je to za upoznavanje ljudi iz cijelog svijeta, razmjenu iskustava, razgovore o novim trendovima u našem poslovanj, ali i privlačenje novih klijenata i poslova u naš centar. Kada gledamo ICCA kongres iz šire perspektive, vrlo je koristan za Prag, jer nam daje priliku da ga predstavimo kao lijep povijesni grad s bogatom kulturom, finim restoranima, sigurnim ulicama, učinkovitim gradskim transportnim sustavom i izvrsnom hotelskom uslugom. U isto vrijeme očigledna je korist i za samu Češku. Veličina Češke je prednost u pogledu turizma, jer postoji toliko mnogo lijepih mjesta u blizini Praga koje vrijedi vidjeti. Posljednje, ali ne manje važno, je financijska i ekonomska korist za češko gospodarstvo. Osim mogućnosti privlačenja novih poslovnih partnera, tu je, naravno, i neposredni profit od kongresnog turizma.

Vaša dosadašnja karijera podrazumijevala je rad i upravljanje hotelskim objektima, a sada ste voditelj kongresnog centra. Koje su osnovne razlike, a koje sličnosti u upravljanju poslovanjem te dvije vrste objekata?
Radio sam u hotelima više od 30 godina, od svoje 18. godine. Kada sam počeo raditi u PCC-u, nisam u potpunosti napustio hotelsku industriju. Dio PCC-a je Holiday Inn - hotel s 251 sobom, otvoren prije 15 godina, tako da i sada upravljam i surađujem s iskusnim hotelskim timom. Zasigurno, kongresna industrija je malo drugačija. U hotelijerstvu radite u okvirima odmorišnog turizma, gdje se gotovo sve dogovara i odvija u kratkom roku, tako da je tempo rada drugačiji. U kongresnom okruženju govorimo o dužim vremenskim planovima. Također, cijenim raznolikost aktivnosti. U PCC-u stupam u kontakt s raznolikim vrstama industrija, od automobilske, medicinske i farmaceutske do kulture. Ono što je slično u hotelijerstvu i kongresnoj industriji jest fokus na visoku kvalitetu usluge i izvrsne performanse.