Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
Kelly Gallagher, direktorica marketinga i partnerica u tvrtki Canvas za planiranje konferencija i incentiva, voli izazove organiziranja i planiranja iznimnih poslovnih događanja. U nizu serije intervjua koje Njemački kongresni ured (GCB) provodi sa sjevernoameričkim organizatorima događanja, Matthias Schultze, generalni direktor GCB-a, odlučio je saznati više o njezinom načinu organiziranja događanja u vrijeme pandemije i predviđanjima o budućnosti kongresno-incentive industrije.
Svijet poslovnih događanja strahovito se promijenio u posljednjih godinu dana. Imate li primjere virtualnih/hibridnih događanja koje ste odradili i kakvo je bilo to iskustvo u pogledu izvršavanja, posjećenosti, povratnih informacija, izazova, uspjeha itd.?Kad je svijet zablokirao, sva događanja uživo su se zaustavila pa je tako s radom stao i Canvas. Vrlo brzo smo shvatili da se moramo prilagoditi da bismo preživjeli. Organizirali smo svoje prvo virtualno događanje u lipnju 2020. godine i sada se smatramo stručnjacima za organizaciju bilo čega, od webinara do konferencija. Najvažnija stvar koju smo naučili je da ta događanja oduzimaju puno više vremena od događaja uživo jer je strategija koja stoji iza toga iznimno važna. Da bi sudionici bili uzbuđeni i angažirani, svaki trenutak mora biti isplaniran. Brojevi posjećenosti zaista su nepredvidivi u cjelini tijekom događanja, ali ono što smo otkrili jest da se približno 60-70% registriranih sudionika događanja naših klijenata uistinu i priključilo događanju. Istraživanja i procjene industrije za virtualna događanja u jesen 2020. pokazale su stopu prijave od 50% za prijenose uživo za sve vrste događanja pa se osjećamo sjajno kad vidimo brojke koje su iznad toga. Naši su izazovi više povezani s tehnologijom: „pucanje“ internetske veze, sudionici bez pristupa odgovarajućoj opremi ili vezi itd. Naš posao je učiniti sve da te probleme riješimo unaprijed, a s praksom smo stekli puno znanja. No, ništa od toga ne nadmašuje ogroman uspjeh kojem smo svjedočili. Postoje sudionici koji do sada nisu nikada sudjelovali na događanju uživo, a sada sudjeluju, isto tako i govornici koji nikada nisu bili dostupni, a koji su sada u mogućnosti podijeliti svoje priče. Mogla bih nastaviti dalje o sjajnim stvarima koje su virtualna događanja donijela, ali apsolutno najveća povratna informacija koju dobivamo je sljedeća: Bez obzira koliko je događanje bilo sjajno, ljudi jedva čekaju da se vrate događanja uživo. Ove jeseni će stoga, sigurna sam, zavladati hibridna događanja.
Najnovije istraživanje inovacijske mreže Njemačkog kongresnog ureda Future Meeting Space pokazuje da će važnost događanja za cjelokupnu komunikacijsku kombinaciju organizacije rasti u budućnosti. Što vam je potrebno od dobavljača (od objekta do pružatelja tehničkih usluga) da biste mogli organizirati uspješna događanja u budućnosti?Dok se radujemo i jedva čekamo vidjeti budućnost kongresne i incentive industrije, mislim da će riječ koju ću najviše koristiti kada razgovaram s dobavljačima - prilagodljivost. Prije koronavirusa živjeli smo u svijetu u kojem su jelovnici bili jelovnici, a ugovori ugovori. Godina 2020. nas je sve bacila u svijet u kojem nisu postojala pravila i ugovorne obveze. I iskreno, svi smo napredovali u tom okruženju. Dakle, kada se želimo vratiti događanjima uživo, želimo imati isto kreativno iskustvo. Nemojmo se više nikada vratiti na one iste staromodne postave soba za sastanke i ustaljeni hladni bife sa sendvičima. Napredujmo svi zajedno i stvorimo novu eru događanja koji ljudima mijenjaju život na bolje.
U našem "novom normalnom", novi zadaci zahtijevaju nove vještine. Po Vašem mišljenju, koje će vještine i kompetencije biti tražene za event profesionalce u budućnosti? Želite li ili već nastavljate svoje obrazovanje o određenim segmentima? Očiti odgovor na to je tehnologija. Svaki pojedini organizator događanja mora biti upoznat s tehnologijom kako bi mogao ostati i opstati u ovom poslu. Za sve naše klijente očekujemo da će se njihova događanja uživo vratiti, i to „brzo i žestoko“. Ali također predviđamo i da će uključivati puno više tehnologije. Bilo to zbog hibridnog formata, opsežnih event aplikacija ili snimanja video materijala za kasniju upotrebu. Veza s vanjskim svijetom tijekom događanja će se povećavati pa se kao organizatori i dobavljači moramo na to pripremiti.
Da bi išao u korak s brzinom promjena potaknutih digitalnom transformacijom i globalnim događajima poput pandemije Covid-19, sektor poslovnih događanja mora poticati inovacije. Kako dolazite do novih ideja? Jeste li otvoreni za suradnju s drugim profesionalcima i razgovore o novim rješenjima te budućnosti poslovnih događaja? U travnju 2020. godine udružili smo se s dva naša konkurenta kako bismo organizirali virtualna događanja. Podijelili smo naša znanja, ugovore i detalje o tome kako smo radili da bismo naše učenje učinili bržim i učinkovitijim. Ovo nije normalan način rada, ali kad smo započeli, znali smo da smo napravili dobar potez. Sve tri naše tvrtke ne samo da su preživjele pandemiju, već trenutno napredujemo. Tako da smo spremni za suradnju s drugima i želimo biti na čelu suradničkih odnosa kako bismo osigurali da se cijela naša industrija ne samo oporavi, već se vrati još bolja nego što je bila prije.
