Kako klasične evente pretvoriti u zanimljiva, drugačija i inovativna događanja, na kojima su sadržaj i interakcija sudionika na prvome mjestu, pojasnio nam je Bo Krüger iz
Moving Minds-a. Uvodeći nove metode temeljene na psihologiji i društvenim znanostima nastoji olakšati posao organizatorima evenata. Odličan govornik, autor, motivator i dizajner događanja, poznat je po sposobnosti da sudionike događanja 'digne na noge'. Ne voli panel rasprave i monotone prezentacije, a na
RSVP festivalu je pokazao kako izgleda kartaška igra za planiranje eventa i po čemu je danski koncept Meetovation toliko poznat.
'Meeting design' ima za cilj poboljšati kvalitetu sadržaja i koncepta organizacije evenata i trenutno je 'vruća' tema u industriji. Koliko zapravo organizatora događanja zna kako i to primijeniti prilikom organizacije događanja?Mislim da je većina event managera odslušala predavanja na tu temu ili su prošli određenu obuku ili su barem čuli za 'meeting design', ali se uspostavilo da im je dosta teško to i primijeniti. Ni sam ne znam što je razlog tome. Moguće je da nailaze na probleme u komunikaciji s klijentima koji nisu spremni prihvatiti izazov inovativnog i drugačijeg pristupa. Ja sam iskustvo stekao u konzultantskoj tvrtki gdje se očekuje da iznosite nove ideje i inovativne koncepte. Ono što ja u principu radim je da pokušavam prenijeti to znanje kongresnoj i event industriji. Moguće je da neki event manageri nailaze na otpor kod klijenata zbog dosadašnjih navika, tradicije i očekivanja. Pored toga, mnogi nisu stekli potrebna znanja iz područja psihologije, što je jako važno za 'meeting design' koncept. Svaki put nakon predavanja svi se slažu kako bi i oni to trebali primijeniti i kako je to odlična ideja, ali u dosta slučajeva to ostane samo na riječima.
Možete li nam dati neke praktične primjere 'meeting designa', recimo na primjeru panel rasprava ili interakcije sa sudionicima?
Klasične panel rasprave su meni osobno prilično dosadne i nezanimljive. Ako se ipak netko odluči uvrstiti takav format u program eventa, onda bih svakako savjetovao drugačiji pristup. Dobar primjer za to je skup ICCA (International Congress and Convention Association) koji se održao u Pragu, gdje smo umjesto preuzimanja pitanja pojedinih sudionika, odlučili sudionike podijeliti u manje grupe i omogućiti im da međusobno razgovaraju, postavljaju jedni drugima pitanja i razmjenjuju mišljenja. Izabrali smo zanimljiva i provokativna pitanja, i dodjeljivali im emotikone. Kad god bi bilo postavljeno pitanje, mogli su izabrati tužni, sretni, ljuti emotikon i sl. To je jako zanimljiv primjer interakcije i sudjelovanja prisutnih u raspravi. Danas se sve jako brzo mijenja i bitno je da smo spremni i otvoreni prema novim formatima i inovacijama. Više nitko ne voli monotone Power Point prezentacije i paneliste koji raspravljaju o nekoj temi dok sudionici samo pasivno sjede i slušaju.
Koji biste event izdvojili, u kojem niste profesionalno sudjelovali, kao dobar primjer 'meeting design' koncepta?
To je dobro pitanje jer sam uglavnom dio takvih evenata. Izdvojit ću konferenciju Fresh, koja je od početka okupljala profesionalce iz event industrije. Oni su koristili različite formate, jako zanimljive, interaktivne i drugačije. Danas se koncept konferencije Fresh promijenio i više su se okrenuli tehnološkim inovacijama vezanim uz audio-vizualnu opremu. Zanimljivo je da uglavnom jednostavne metode daju odlične rezultate, a najvažnije je da su primjenjive u svim zemljama bez obzira na kulturu. Ponekad je teško, ali moj posao je da znam kakva metoda će funkcionirati u grupi.
Sudjelovali ste u kreiranju i implementaciji poznatog danskog koncepta Meetovation koji pokušava stati na kraj dosadnim skupovima koji ne motiviraju sudionike niti donose neko vrijedno iskustvo. Imate li možda podatak koliko se taj format koristi u Danskoj i u ostalim zemljama?
Ono što smo htjeli ponuditi pokretanjem Meetovation-a je nešto drugačije od onog tradicionalnog. Budući da organizacija evenata za sobom nosi i dosta stresa, nastojali smo ublažiti stres i ponuditi organizatorima evenata jednostavniji i opušteniji pristup. Mogu reći da je pristup vrlo popularan, međutim i tu se javlja onaj isti problem koliko to ljudi zapravo koriste. Ono što se pokazalo u mojoj dosadašnjoj praksi je da treba ići na više razine menadžmenta ukoliko želite da neka kompanija prihvati takav format. Direktori su ti koji donose konačnu odluku. Puno puta mi se dogodilo da su organizatori događanja oduševljeni našim konceptom i htjeli bi ga isprobati, ali ne mogu sami donositi odluke jer zapravo sva moć leži u rukama nadređenog.
Poznati ste po optimističnom pristupu, kreativnosti i sposobnosti da uspostavite odličnu interakciju sa sudionicima. Jeste li ikada bili u situaciji da to niste uspjeli ostvariti i postoje li neke vrste sudionika/evenata koje su zahjtevnije i teže za interakciju?
Ponekad zna biti teško, ali ne mogu reći da nisam uspio. Znali su mi govoriti da se nešto ne može primijeniti na eventu gdje su direktori, bankari ili odvjetnici, ali i to sam uspio. Bitno je da vjerujete u ono što radite i da sve radite s entuzijazmom. Dok god vjerujete u to što radite, uspjeh će doći. Vjerojatno bi bilo puno teže ostvariti interakciju ako se sudionici nalaze u nekom staromodnom, tradicionalnom i hladnom prostoru. Isto tako, prostor može biti prekrasan, ali atmosfera nije opuštena. Upoznao sam dosta organizatora evenata koji su perfekcionisti i sve mora biti savršeno. To isto nije dobro ako se sudionici boje bilo šta taknuti. Oni trebaju biti opušteni i osjećati se dobro u prostoru. Čak i kad sve ne ide po planu, ne bojim se jer vjerujem u to što radim i znam da ću uspjeti.
Zajedno s Ann Hansen ste kreirali 'Meeting Design Game', odnosno igru s kartama kako bi organizatorima evenata olakšali planiranje. Nakon višegodišnjeg testiranja, zaključili ste da je to najučinkovitija metoda. Koje su njezine prednosti?
To je igra koja naizgled vrlo komplicirani proces organizacije prikazuje na jednostavan i pristupačan način. Primjenjiva je na sve segmente poslovanja, zanimljivog koncepta, potiče kreativnost i sudionici igrajući dobivaju širu sliku eventa. Svi koji su je isprobali kažu da je vrlo poticajna i motivirajuća. Pomaže ljudima da razgovaraju o nečemu što im je važno, razvija se umrežavanje, razmjenjuju se mišljenja dok se na kraju ne dođe do plana eventa i onoga što bi na eventu još trebalo poboljšati.
Kako vidite event industriju za pet godina?
Siguran sam da će se industrija mijenjati u pravcu uvođenja novih formata. Sudionike će se sve više aktivno uključivati, pasivni promatrači predavanja će biti iza nas. Uvodit će se igre, motivacijske vježbe, grupirani manji sastanci unutar eventa, online interakcija i sl. Ono što bi svakako trebalo prestati raditi je motivirati sudionike nagradama. Ako se sudionike pokušava dovesti na event nudeći im određene nagrade, treba znati da će isti ti sudionici otići čim dobiju nagradu. To je opasna igra i s tim svakako treba prestati. Razvoj tehnologije će zasigurno utjecati i na razvoj event industrije. Sve dok se sudionicima bude nudilo nešto novo, poticajno i zanimljivo, dolazit će na evente i sudjelovati bez obzira na online svijet.
