Prilagodba turbulentnom svijetu evenata: burnout, održivost i promjenjive potrebe klijenata
Liz Lathan (CMP) certificirana organizatorica događanja, suosnivačica je i izvršna direktorica tvrtke Haute Dokimazo, „spontanog think tank-a“ koja sudionicima događanja pomaže riješiti poslovne izazove. Haute Dokimazo je dio Haute Companies, obitelji tvrtki koje svoje poslovanje temelje na ljudskom povezivanju, od evenata do medija (podcastovi, videozapisi i još mnogo toga), od upravljanja talentima do upravljanja strategijom programskog sadržaja. Kako ona vidi virtualna događanja, koja su njena iskustva i savjeti kako ih učiniti kvalitetnijima i uspješnima, prenosimo u nastavku.
Sredinom ožujka sve se promijenilo. Liz od tada svoje dane provodi sudjelujući na sastancima savjetodavnih odbora na daljinu, virtualnim strateškim sastancima svoje tvrtke, virtualnim HD(x) eventima i raspravljajući s drugima o virtualnim iskustvima. Sudjelovala je i na nekoliko virtualnih događanja, od kojih je svega nekolicina bila odlična, dok je većina njih bila suhoparno iznošenje informacija. Nakon što je prikupila povratne informacije s ovih događanja, odlučila je podijeliti svoje iskustvo te izdvojila 10 načina kako virtualne evente učiniti uspješnijima.
10. Dobrodošlica
Trenuci dobrodošlice jednako su važni za ukupan doživljaj sudionika kako u stvarnom tako i u virtualnom svijetu. Neka prilikom njihove prijave na vaš event svira ugodna pozadinska glazba, postavite zanimljivu pozadinu i neka netko dočeka sudionike bilo putem chata ili glasovnom porukom, kako bi im dali do znanja da su primijećeni i da vam je drago što su ovdje.
9. Ne štedite na članovima tima
Ovo nije „one man show“, virtualna događanja su timski sport. Ako imate breakout predavanja i više virtualnih dvorana, potreban vam je administrator u svakoj dvorani. Trebate domaćina koji će svima poželjeli dobrodošlicu, a administrator vam treba kako bi „osobno“ upravljao tehničkim aspektima iskustva sudionika (ovo je kombinacija korisničke podrške i tehničke administracije). Imajte i jednog dodatnog administratora u slučaju da jedan od važnih članova tima izgubi internetsku vezu. Odlično bi bilo i kada biste imali jednu osobu zaduženu za zabilješke u svakoj dvorani. U svakom slučaju, imajte nekoliko dodatnih ljudi!
8. Koristite različite formate prezentacija
Uključite prezentacije, razgovor i chat. Format u vidu panela odličan je za razgovor i razmjenu mišljenja, ali ne i za isporuku stvarnog sadržaja. Sudionici trebaju dodatnu zanimaciju za svoje oči. S druge strane, događanje koje u svom programu sadrži samo prezentacije ne omogućava kontakt očima niti mogućnost da se putem ekrana osjeti ljudski faktor. Dakle, kombinirajte i jedno i drugo.
7. Omogućite interaktivnost
Koristite ankete, napomene, bilješke, alate za pitanja i odgovore, vizualnu interakciju s alatima kao što je Mural ili čak staromodnom gestom „palac gore“ prema kameri. Obavezno napravite pauzu u programu kako biste uključili svoje sudionike i dobili od njih povratne informacije.
6. Angažirajte kvalitetne govornike
Ovo zvuči prilično očito, ali činjenica je da u virtualnom formatu imate puno manje prostora za oprost nego uživo. Uživo sudionike možete grižnjom savjesti natjerati da ostanu u dvorani i slušaju dosadnog predavača. Online nemate takvu mogućnost. Ljudi će samo nestati. Stoga, vježbajte. Snimite svog govornika i zamolite ga da se gleda. Ponovno vježbajte. Neka predavanja ne budu monotona. Svaki govornik treba zvučati uzbuđeno oko svog sadržaja i uvjeriti publiku da je tema jednako uzbudljiva njima kao i njemu. Također, ne brinite previše ako vidite da sudionicima pogled odluta. Svi smo mi iskusni u multitaskingu. Ako imate dio sadržaja gdje samo prezentirate, ljudi će provjeriti svoju e-poštu ili raditi na drugim stvarima i to je u redu. Budite sigurni u svoj sadržaj, obratite pažnju na one koji su angažirani, a potaknite malo i one koji „lutaju“. Tijekom cijelog događanja pratite opću razinu angažiranosti publike.
5. Razbijte monotoniju i zabavite sudionike
Sada više nego ikad prije, zaglavili smo na našim računalima i bez prekida gledamo u ekrane. Učinite bilo što da pokrenete i nasmijete svoje sudionike. Ponudite stanku za istezanje s instruktorom joge 5 minuta prije odmora. Angažirajte mađioničara za virtualni happy hour. Organizirajte kućni lov na blago i zamolite sudionike da uzmu svoj omiljeni kuhinjski pribor ili da zgrabe najbližu osobu i dovedu je pred kameru! Ako radite s anketama ili kvizovima, ubacite glazbu iz nekog poznatog starog kviza da uveseljava sudionike dok odgovaraju. Sitnice su ono što usrećuje ljude i čini nezaboravno iskustvo.
4. Organizirajte breakout predavanja
Baš kao na događajima uživo, ljudi prisustvuju eventima kako bi nešto naučili i umrežili se. Uzastopnih 8 sati plenarnih predavanja ne funkcionira najbolje ni uživo, a kamoli u virtualnom okruženju. Provjerite jesu li neka vaša predavanja dovoljno mala da omoguće stvarnu interakciju među sudionicima. Manje od 50 sudionika idealno je za interakciju na alatima poput Zoom-a.
3. Učinite administraciju jednostavnijom
Napravite popis za administratore (dobrodošla sudionicima, predstavljanje, pritisak na gumb za snimanje, upute gdje učitati snimke zaslona i video snimke događaja) i odaberite dodatni kanal komunikacije poput Slacka, WhatsAppa ili drugog alata za trenutačno slanje poruka koji nije chat u platformi virtualnog događanja, kako biste izbjegli mogućnost pogreške slanja interne poruke svim sudionicima.
2. Zatražite od govornika prisustvo na „generalnoj probi“
Govornici moraju biti dobro upoznati s vašom platformom za virtualne evente, čak i ako je jednostavna za upotrebu kao Zoom ili Microsoft Teams. Ne dozvolite govorniku da održi predavanje ako se nije sastao s vama kako biste prošli najvažnije tehničke parametre. Ako je netko od njih spriječen sudjelovati na vašoj generalnoj probi, pobrinite se da im pošaljete snimku ili se sastanite s njima zasebno. Broj nedavno održanih virtualnih evenata u kojima je govornik morao zamoliti nekoga da mu pomogne oko nečeg osnovnog, je strašan.
1. Ne pretjerujte s produkcijom
U ovim izazovnim vremenima autentičnost je najvažnija. Lijepo uređen kutak doma ili mali kućni studio, uz obavezno dobro osvjetljenje, odlična je postava. U našem trenutnom ekonomskom okruženju, upotreba potpuno uređenog studija za snimanje može se smatrati rasipanjem, a u situacijama restriktivnih mjera kretanja kojima smo svjedočili, ugodno je znati da ljudi ostaju kod kuće. Vodite se primjerom glumca Johna Krasinskog na You Tubeu i budite lo-fi (glazbena produkcija bez sofisticirane studijske tehnologije u korist spontanosti i izvornog zvuka). Iako, nemojte podcijeniti produkciju njegovog videa. Prava količina svih gore navedenih devet točaka korištena je prilikom stvaranja njegovog videa. Scenografija i rasvjeta, sadržaj, njegovi gosti i taj nevjerojatan scenarij, vješto su osmišljeni i izvedeni. Stoga da, i dalje morate kreirati svoj vlastiti sadržaj, samo nemojte pretjerivati s produkcijom.
