Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
PCO i DMC agencija Penta jedna je od vodećih takvih agencija u Hrvatskoj, koja posluje već gotovo 30 godina. U obiteljskom vlasništvu i okruženju, Nikica Žunić, sadašnji direktor, odrastao je i rastao zajedno s njom. Svoje znanje i iskustvo gradio je i na raznim projektima i start up tvrtkama na kojima je radio još na fakultetu, gdje je bio odgovoran za financijsko upravljanje: podršku, proračun i kontrolu troškova. U isto vrijeme sudjelovao je u kongresima koje je organizirala Penta, pomažući od vrlo osnovnih do zahtjevnijih zadataka. Danas, kao direktor agencije, u intervjuu za Poslovni Turizam govori o trenutnoj situaciji u kongresnom turizmu, kako se bore s izazovima i kako vidi budućnost organizacije događanja s obzirom na novonastale okolnosti.
Kako se otkazivanje brojnih skupova i događanja uslijed pandemije koronavirusa ove godine odrazilo na Vaše poslovanje, po pitanju izgubljenih prihoda, zaposlenika i sl.? Promjene su stalne, a ova je bila drugačija po svojoj dinamici i značaju. Naime, baš sve je stalo i to u vrlo kratkom periodu. Dramatični događaji za našu industriju uzrokovali su i dramatične posljedice u smislu da nam je prihod značajno pao. Gotovo većina planiranih i najavljenih događaja nije realizirana te su otkazana ili odgođena za sljedeću godinu. Srećom, prošla godina nam je bila rekordna u gotovo 30 godina poslovanja, a inače smo vrlo konzervativni u poslovanju, pa nam to daje dodatnu snagu u daljnjim planiranjima i aktivnostima.
Jeste li se tijekom lockdowna okrenuli nekim novim i drugačijim projektima ili posvetili poslu koji se inače ne stiže odraditi? Kako je rad u Penti tada izgledao?U početku smo morali rješavati sve aktualne probleme izazvane karantenom i zabranama kretanja. Naime, trebalo je osigurati da svi u nizu budu zadovoljni: klijenti, naši partneri i dobavljači, a u konačnici i mi, što u danim okolnostima i radom od kuće nije bilo jednostavno, ali svi su bili svjesni situacije te su dali svoj maksimum. Nakon toga smo odradili poslove koji do tada nisu bili u fokusu i posvetili se edukaciji i nadogradnji znanja zaposlenika, posebno po pitanju digitalnih rješenja.
Velika potražnja za hibridnim događanjima
Radite li na realizaciji virtualnih evenata, kako klijenti „dišu“ po tom pitanju, traže li se sada više virtualne i hibridne opcije ili se ipak većinom live eventi odgađaju za kasnije datume?Kako smo uvijek polagali puno pažnje te ulagali značajna sredstva u tehnološka rješenja, tako smo i ranije imali iskustva s virtualnim eventima, posebno u kombinaciji s live eventima. Tako da nam ova tranzicija u virtualno nije bilo ništa novo, niti strano. Nakon prvog značajnog skoka potpuno virtualnih događanja, došli smo do određenog zasićenja i trenutačno imamo veliku potražnju za hibridnim varijantama.
Često je veliki izazov zadržati fokus sudionika na virtualnim predavanjima radi velike količine vanjskih distrakcija koje imaju i značajnog broja već odrađenih i najavljenih događaja.
Kakva su Vaša predviđanja, kada bi događanja uživo mogla ponovno zaživjeti i poslovni turizam se oporaviti?Onog trena kada popusti strah i eliminira se reputacijski rizik možemo početi funkcionirati bez poteškoća. Unatoč činjenici da se sve mjere mogu maksimalno koristiti na skupovima, često se ide na sigurniju varijantu prebacivanja skupa na sljedeću godinu.
Prilikom organizacije stručnih skupova mogu se maksimalno primjenjivati sve mjere zaštite
Kako će u budućnosti izgledati poslovna događanja, imajući na umu sigurnosne i epidemiološke mjere zaštite svih sudionika? U kolikoj mjeri će ona utjecati na odaziv i komociju sudionika?Ono što je dobro kod skupova koje organiziramo, dakle poslovna okupljanja i stručne edukacije, je što možemo maksimalno primjenjivati najviše moguće mjere zaštite. Konkretno, znamo tko nam dolazi unaprijed, možemo pripremiti značajno veći broj mjesta i prostora za sudionike od broja ljudi koji će doći kako bi se osigurao razmak, svim sudionicima podijeliti maske, dezinficijense, a jedino što trpi je zabavni dio, čega kod medicinskih kongresa ionako ne smije biti jer se tu radi isključivo o stručnim edukacijama.
Stručne edukacije, kao vrsta fizičkih okupljanja, su iznimno zahvalne za primjenu najviših mogućih mjera zaštite.
U planu imate hibridne evente/kongrese za jesen. Po čemu se sve organizacija takvih događanja razlikuje od onih koji idu samo uživo, koji su najveći izazovi?Generalno, proces je gotovo identičan našoj uobičajenoj organizaciji vođenja projekta i organizacije. S klijentima uvijek definiramo ciljeve koji žele postići, načine kako ćemo do njih doći i sugeriramo cijeli niz potencijalnih rješenja te onda krećemo u samu realizaciju. Odabir tehnološke platforme je zapravo vrh sante leda i tu prilagođavamo svakom skupu i klijentu najbolje rješenje u odnosu na njegove potrebe i mogućnosti. Najveći izazov kod organizacije hibridnih evenata/kongresa je uskladiti očekivanja i mogućnosti sa svim sudionicima uključenima u proces (organizatori, predavači, sponzori i sl.) i postići da svi govorimo istim jezikom. Naime ipak se radi o tehnološkim rješenjima na koja nisu baš svi navikli pa je ponekad čak i terminologija prepreka.
Snaga PCO agencija je u iskustvu i poznavanju tehnoloških rješenja za organizaciju hibridnih i virtualnih događanja
Na koje će načine trenutna pandemija utjecati na transformaciju uloga PCO i DMC agencija?Kao i uvijek, nadam se pozitivno. Mislim da će se sada konačno iskristalizirati da su PCO agencije u suštini 'project management' agencije, a ne samo turističke agencije koje po zakonu moramo biti. To je ključna diferencijacija u poslovanju i pristupu radu, što je ova pandemija dodatno naglasila. U našoj organizaciji i vođenju projekta promijenilo se mjesto i način održavanja te putovanje, a sve ostalo je gotovo jednako – planiranje, strategija, odabir dobavljača, organizacija i komunikacija. Kod DMC-a je situacija nezahvalnija utoliko što tu nudimo lokalni know-how za koji je nužno da klijent fizički zaista i dođe na destinaciju. Međutim i dalje smo jako aktivni na tom polju, virtualne prezentacije i prodaja je postala uobičajena, a vidimo da s nemogućnošću putovanja značajno raste i želja za posjetom u budućnosti. Trenutačno se na tržištu nudi pregršt rješenja za virtualne i hibridne događaje tako da je snaga PCO agencija u tome što svojim iskustvom i znanjem mogu izabrati najbolje tehničko rješenje, platformu ili streaming servis u skladu s mogućnostima i potrebama organizatora, a da pri tom realizacija bude vrhunska.
U ponudi imate i Penta platformu za organizaciju virtualnih događanja. Što ona sve podrazumijeva, koje aspekte organizacije i realizacije događanja pokriva?Tako je, razvili smo Pentinu platformu za virtualna događanja. Na njoj nudimo mogućnost organizatorima kojima je potrebno jednostavno sučelje za prikaz sadržaja njihovog skupa, odnosno streaming sa pratećim detaljima (upute, program, predavači i sl). Također, odradili smo i nekoliko platformi koje smo radili isključivo po mjeri naših klijenata prateći njihove vizuale, marketinške poruke i ostale sadržaje koji su morali biti u skladu s etičkim standardima poslovanja, a na kojima se može naknadno uz prethodnu registraciju, pregledavati sva predavanja raspoređena po programu. Takva platforma omogućuje organizatorima daleko veću dostupnost, a posebno ukoliko se omogući registracija delegatima na duži rok pa se primjerice mogu registrirati na kongres i pregledavati predavanja 3-6 mjeseci nakon održanog skupa.
Početkom ožujka zaživjela je nova web stranica Vaše agencije čija je izrada sufinancirana od strane EU. Koristite li često mogućnosti sufinanciranja i za koje sve projekte su oni primjenjivi u slučaju PCO/DMC agencija?Koristili smo web vouchere za izradu nove web stranice, a kako smo stranicu radili vrlo detaljno i na nekoliko razina, uključivši cijeli niz stručnjaka, sufinanciranje od strane EU nam je vrlo dobro došlo. Trudimo se koristiti što je više moguće projekte sufinanciranja da bi smo bili konkurentni na stranom tržištu, a posebno u pitanju razvoja novih tehnologija. Vjerujemo da uz stalno ulaganje u razvoj možemo držati korak sa stranom konkurencijom koja je financijski i tržišno značajno sposobnija.
