Robert Trotić: Zagreb kao europska metropola zaslužuje veliki i reprezentativan kongresni centar
Nina Dumančić jedna je od dobitnika nagrade „Ambasador hrvatskog kongresnog turizma“ u 2014. godini, koju joj je dodijelila strukovna udruga HUPKT, čija je članica. Nagradu je zaslužila organizirajući zahtjevan međunarodni skup u Gruziji, u izvedbi PCO agencije PerfectMeetings.hr, čime je postigla transfer hrvatskog znanja i iskustva u kongresnoj industriji na novo, nama gotovo nepoznato tržište. Nina je jedna od iskusnih profesionalaca naše kongresne industrije, čitav radni vijek je u agencijskom poslu i iza nje su stotine poslovnih događanja.
U turizmu i kongresnoj industriji ste već godinama, a potekli ste, kao i mnogi drugi, iz Atlasove škole.
Ne znam da li je to na sreću ili na žalost, ali do sada sam radila samo u dvije tvrtke, u Atlasu i PerfectMeetings.hr. U Atlasu sam provela 21 godinu, a u PerfectMeetings.hr sam prešla 2010. godine, zajedno s još dvoje kolega iz bivše agencije. U Atlasu sam počela raditi kao vodič na izletima i turama za francusko i španjolsko govorno područje, da bih pred sam Domovinski rat počela s radom u kongresnom odjelu, u kojem sam ostala sve do 2010. godine. Tada je nas nekolicina odlučili napustiti tvrtku, budući da je Atlas, kakav svi poznajemo i iz kojeg smo potekli, prestao postojati. Većina današnjih profesionalaca u kongresnom turizmu potekli su iz Atlasove škole.
Koliko je organiziranih događanja iza vas? Koje posebno pamtite?
Mogu reći da je proteklo puno godina mojeg rada isključivo u segmentu kongresne industrije, pa se tako nakupilo i puno odrađenih događanja, na stotine njih. Neki su bili veći skupovi s puno sudionika, dok su neki bili brojčano manji, ali čak zahtjevniji kao tipovi događanja. Nekih se sjećam po ugodnoj radnoj atmosferi, dobroj suradnji s organizatorima, nekih po zanimljivim sudionicima, a neke pamtim i po nevoljama koje snađu svakoga tko se ovim poslom bavi, kao primjerice otkazan let u kojem su baš oni predavači koji sutra dan prvi izlažu i slično.
Možete li usporediti organizaciju skupova prije i nakon razvoja interneta i ostalih tehnologija?
Naravno da su nove tehnologije u našem poslu omogućile brži pristup svim traženim infomacijama, bilo o hotelu, restoranu, destinaciji, itd. To je pozitivna strana procesa, korisna i našem klijentu, odnosno sudioniku skupa. Možete dobiti sve informacije o destinaciji jednim klikom miša. No, s druge strane, koliko god nam olakšavaju posao, ta „dostupnost informacija na dlan(u)ovniku“, kao i online prijave, u suprotnosti su s onim što svi mi u konačnici tražimo, a to je osobni kontakt, kako među kolegama, tako i u odnosu prema klijentu i sudioniku. Sve je podložno ubrzanju, a ta brzina ne dopušta više način rada kao što je bio prije 15-20 godina.
Ove godine ste organizirali kongres CSCM World Congress on CBRNE u Tbilisiju u Gruziji. Kako je došlo do tog angažmana?
Kongres u Gruziji je zapravo nastavak serijala kongresa koji radim još od 1998., s time da se održavao naizmjence u Hrvatskoj i Švicarskoj. Kako se radi o specifičnoj konferenciji, u svjetlu trenutnih tenzija i sukoba u svijetu, odlučeno je da ove godine skup bude u Tbilisiju, kao svojevrsna podrška Gruziji i njenoj integraciji u znanstvene svjetske tokove. U međunarodnom organizacijskom odboru su, između ostalih, nizozemska ATTE fondacija, te OPCW organizacija, dobitnik Nobelove nagrade za mir 2013. Dugogodišnje iskustvo i stečeno povjerenje bili su im osnovni kriterij da izaberu PerfectMeetings.hr kao svog partnera i u ovom projektu.
Kakva su vaša iskustva s organizacijom skupa u Gruziji, u odnosu na Hrvatsku?
Defintivno nije bilo lako. Najveći problem je jezična barijera, budući da mali broj dobavljača i suradnika s kojima sam trebala svakodnevno komunicirati govori strane jezike pa sam morala angažirati službenog prevoditelja na gruzijsko-engleski. Za mene je Tbilisi bio potpuna nepoznanica, a sami znate kad ste glavni tehnički organizator na kongresu, da vas na desku obasipaju svim mogućim pitanjima, o dućanima, restoranima, kako doći od točke A do točke B, što preporučiti i sl. Zahvaljujući izvanrednoj suradnji s osobljem hotela Radisson Blu Iveria, gdje svi govore odličan engleski, te gruzijskom Ministarstvu vanjskih poslova i Ministarstvu unutarnjih poslova, koji su bili suorganizatori, i čiji su mi djelatnici bili na raspolaganju – kongres je tehnički besprijekorno odrađen. U Hrvatskoj je druga priča, ipak smo tu doma, znamo naše dobavljače s kojima imamo izvrsne odnose i nemamo problema u komunikaciji, izdavanju računa i sl.
Za skup u Gruziji ste u agenciji angažirali i računvodstvenog forenzičara kako biste sve odradili prema zakonskim odrednicama. Na što je najviše trebalo paziti da sve bude po propisima Gruzije/Hrvatske?
Dogodilo se da je Hrvatska postala članica EU baš kada smo sklapali ugovor, kako s dobavljačima tako i s klijentom, te smo se time našli odjednom između Direktiva EU na koje su se pozivali Organizatori i hrvatskih zakona, posebno novog Zakona o PDV-u, za čije smo pravilno tumačenje angažirali stručnu pomoć, jer to su stavke koje su se morale odrediti u ugovorima. Dodatna otegotna okolnost je bila da je svaka od strana u potpisu dolazila iz druge zemlje, te ujedno vlastitog poreznog zakona, bilo da je članica EU, bilo teritorij izvan EU. Srećom, uz dodatnu stručnu pomoć sve smo uspješno prebrodili.
U vremenima recesije i štednje klijenata, koje su po vama „must have“ usluge/događanja u programu kongresa koje nikako ne bi trebalo izostaviti?
Cilj svakog skupa jest susret, druženje i razmjena iskustava s kolegama iz struke, povezivanje ljudi, jer ipak je osobni kontakt - kada imate i sliku i ton, i pogled i stisak ruke - nešto sasvim drugo od virtualnog poznanstva.
Jedan od najvećih problema u agencijskom poslovanju još uvijek je obračun PDV-a po posebnom postupku. Kako obračunavate PDV na agencijske usluge i što poseban postupak uključuje?
Što se tiče obračuna PDV-a, tu ima dosta novina, ali mi radimo sukladno Zakonu i Pravilniku o PDV-u, koji je u primjeni od početka godine. Članak 187. baš pojašnjava poseban postupak oporezivanja za turističke agencije. Uz to stalno pratimo informacije i naputke koje izdaju naše financijske vlasti te se redovito konzultiramo i s kolegama iz struke. U tom networkingu za izmjenu iskustava i informacija ključnu ulogu ima naša udruga HUPKT.
Koja je vama osobno destinacija/lokacija najdraža za savršeno organiziran kongres?
Svaka koja zadovoljava osnovne uvjete za savršenu organizaciju: blizina zračne luke s dosta letova, što je ključno za međunarodne kongrese, zatim efikasan gradski prijevoz, različite vrste i kategorije smještaja u neposrednoj blizini, dovoljno radnih prostora poput kongresnih dvorana, izložbenih i sličnih prostora te ostala potrebna infrastuktura.
