Kako izbjeći najčešće pogreške u organizaciji različitih formata događanja?
Hotel Le Meridien Lav u Splitu ovoga je ljeta, unatoč izazovnoj epidemiološkoj situaciji, ugostio veliku međunarodnu filmsku produkciju sa sjedištem u SAD-u. Kako su tekle pripreme, pred kojim su se sve izazovima našli prilikom organizacije, koje posebne protokole su morali poštovati kako bi event bio siguran za sve sudionike, ispričao nam je Ozren Kovačević, direktor ključnih klijenata.
Kako je globalna pandemija utjecala na poslovanje Vašeg hotela i kako danas gledate na početak 2020. godine?
Do sredine veljače bilo je jasno da će 2020. biti potpuno drugačija od prognoza iz 2019. godine. Globalna pandemija uzrokovala je veliki broj otkazanih rezervacija i bili smo suočeni s mjesecima neizvjesnosti. Započeli smo dugotrajne pregovore sa svim potvrđenim MICE grupama o otkazivanjima, odgodama i drugim kreativnim načinima koje smo pokušavali implementirati s ciljem prevladavanja nove situacije i osiguranja financijske stabilnosti. U ponedjeljak, 22. ožujka 2020., nakon odluka Stožera Civilne zaštite RH, Hotel Le Meridien Lav Split je po prvi puta u novijoj povijesti zatvorio svoja vrata.
Tijekom lockdowna zaprimljen upit za međunarodno događanje u trajanju dva mjeseca s 4.618 noćenja
Kako ste iskoristili vrijeme lockdowna i jeste li imali upita ili interesa za rezervacije tijekom tog razdoblja?
Bilo je uistinu čudno u tom razdoblju. Bilo je to kao da su svi utihnuli kad su u pitanju novi upiti. MICE industrija je jednostavno stala. Interno smo počeli shvaćati situaciju i počeli s uvođenjem lokalnih i globalnih sigurnosno-zdravstvenih protokola. Marriott International je na globalnoj razini pokrenuo novu kampanju Commitment to Clean te Connect with Confidence za MICE događanja. Ovo vrijeme smo iskoristili za obnovu prostora za sastanke i za njegovo dodatno proširivanje. Znali smo da će događanja uživo biti na čekanju neko vrijeme, ali smo isto tako sigurni da će se vratiti.
Začudo, 11. svibnja, dok je Le Meridien Lav Split bio zatvoren, primili smo upit od lokalnog partnera, za ugošćavanje međunarodne filmske produkcije. Uistinu je izgledalo nevjerojatno, imajući na umu da je produkcijska tvrtka imala sjedište u SAD-u. Ne znajući što možemo očekivati u samom početku, krenuli smo na ovo zanimljivo putovanje.
Kako ste upravljali pregovorima, potpisali ugovor te realizirali navedeni event tijekom pandemije?
U to vrijeme već smo imali razrađen Covid-19 plan za organizaciju sigurnih događanja. Pomoćnik voditelja prodaje i marketinga, Mario Ivić te voditeljica prodaje za grupe i evente, Brankica Gudić, prihvatili su ovaj izazov i maksimalno se angažirali kako bi dogovorili detalje, potpisali ugovor i doveli klijenta u naš hotel. Kad je već bilo jasno da klijent želi potvrditi lokaciju za produkciju u Splitu, počeli smo dogovarati video pozive kako bismo definirali ugovor i naš odnos. Morali smo biti jako fleksibilni i postojalo je međusobno povjerenje koje nam je omogućilo da potpišemo ugovor 15. lipnja. Kakve li zanimljivosti, potpisivanje ugovora se poklopilo s ponovnim otvaranjem hotela. Datumi potvrđeni za produkciju su 5. srpnja do 19. rujna 2020. godine s ukupno 4.618 noćenja.
Organizacija 15-dnevne samoizolacije za goste i stroga pravila produkcijske kuće
Koji su bili najveći izazovi u organizaciji i što ste trebali drugačije učiniti u fazama planiranja u odnosu na inače?
Budući da se radilo o međunarodnom događanju, morali smo upravljati s više situacija i kontrolirati epidemiološke mjere u različitim zemljama i kontinentima. Kako je to bio početak globalne pandemije, nisu bili jasno definirani uvjeti u vezi prijevoza i putovanja. Ono što je bilo dobro je činjenica da je Hrvatska zauzela vrlo liberalan pristup i razvila jednostavnu prijavu za ulazak u zemlju putem portala EnterCroatia. Uvjeti i odredbe morali su biti vrlo fleksibilni i omogućili smo klijentu da bude siguran da će u najgorem slučaju moći vratiti većinu uplaćenih depozita.
Suočili smo se sa situacijom da smo morali organizirati 15-dnevnu samoizolaciju za goste koji su stizali u hotel. Zbog toga smo izdvojili jedno krilo hotela za samoizolaciju. To uključuje neke dodatne korake s naše strane: priprema spavaćih soba za 15 dana obzirom da osoblje nije moglo ulaziti u sobe u tom razdoblju, s dodatnom posteljinom i toaletnim potrepštinama, posebnu organizaciju pranja rublja, dostavu hrane i pića u sobe, poseban plan obroka za samoizolaciju. Organizacija sprava za vježbanje u spavaćim sobama za goste koji su željeli ostati aktivni i sl. Povrh toga, nakon završetka razdoblja samoizolacije, morali smo organizirati zasebno mjesto za posluživanje obroka, organizator je imao rezervirane posebne kongresne dvorane za sastanke. Čak smo morali stvoriti poseban tim našeg osoblja koji je radio isključivo s navedenom grupom (hrana i piće, domaćinstvo i sl.).
Kakvu ste podršku prilikom organizacije dobili od produkcijske kuće?
Iznimno nam je pomogla činjenica da je produkcijska kuća postavila stroga pravila - svaki gost (dio njihove grupe) testiran je na COVID-19 svaka 2 dana. Imali su poseban ured samo za testiranje i tražili su od svojih gostiju da svakodnevno koriste zaštitnu opremu, poput maski, u svim prostorima hotela. S tim pravilima na snazi, produkcijska kuća nam je omogućila da radimo svoj posao i osigurala nam uvjete za nesmetano i sigurno snimanje.
Nije li se event mogao održati virtualno ili hibridno?
Za ovu vrstu projekata i snimanja destinacija tj. boravak u istoj je od iznimnog značaja. Naše prirodne ljepote te činjenica da smo hotel s nautičkom marinom omogućili su nam da budemo izabrani kao lokacija za snimanje.
Jesu li dnevne aktivnosti organizacijskog tima bile drugačije no inače?Obično bismo se svakodnevno osobno sastajali s organizatorom tako velikog događaja, ovaj put smo koristili video pozive putem Zoom ili WhatsApp-a. Fizički sastanak je organiziran samo jednom u deset dana na otvorenom mjestu s 2 m udaljenosti među sudionicima. Stoga je stvarno bio veliki izazov organizirati i kontrolirati komunikaciju u ovim „novim normalnim” uvjetima. Naša voditeljica prodaje za grupe i evente, Brankica, provela je puno vremena koristeći virtualne komunikacijske kanale uz cjelodnevnu dostupnost.
Koliko je ovaj jedinstveni događaj pridonio ukupnim rezultatima hotela ovog ljeta?
Omogućio nam je da imamo solidnu bazu za ljetnu sezonu tj. za period kad nam dolaze tzv. leisure gosti. Iako smo u travnju bili vrlo nesigurni gledajući u najave za ljeto 2020., uspjeli smo odraditi vrlo dobru ljetnu sezonu. Tome je pomogla i činjenica da je novoobnovljena zračna luka Split ovog ljeta bila najprometnija zračna luka u Hrvatskoj.
Obnovljeni kongresni kapaciteti hotela
Kakvi su planovi za budućnost Le Meridien Lav Split hotela?Čak i tijekom takozvanog razdoblja „lockdowna“, krenuli smo u obnovu svojih kapaciteta za evente. Uspjeli smo obnoviti sve kongresne dvorane novim tepisima, audio-vizualnom opremom, namještajem i digitalnim ekranima. Jednako tako, pretvorili smo nekadašnji prostor Casina u multifunkcionalni prostor za sastanke s više od 1.400 m² prostora i dvije dodatne manje dvorane za sastanke. Ovo ulaganje omogućilo nam je da i dalje održavamo događanja, čak i uz posebne protokole i distanciranje.
