PCO i event agencije u post-covid vremenu – to be or not to be

Globalna Covid-19 pandemija teško je pogodila kongresnu i event industriju zabranama ili ograničavanjem javnih okupljanja, koja su u srži poslovnih događanja. No, s druge strane ubrzala je proces digitalizacije i donijela potpuno nove trendove u organizaciji poslovnih skupova – virtualna i hibridna događanja, te s njima naglasila važnost tehnologije kao nikada do sada. Potražnja za tehnološkim uslugama enormno je porasla, učinivši ih „must have“ čimbenikom u organizaciji svakog eventa. Digitalna transformacija kongresne i event industrije (MICE) neminovan je proces koji će dovesti do stvaranja novih usluga i tržišnih aktera, a zahvaća sve dijelove industrije - organizatore događanja, pružatelje usluga, kao i same sudionike događanja. Kako su se u ovom procesu snašle PCO i event agencije, pojašnjava Dejan Lugonja, direktor tvrtke Eventrify, koji je u pandemijskom vremenu organizirao niz virtualnih i hibridnih događanja kako samostalno, tako i u suradnji s PCO i event agencijama.

Možete li nam reći kako je pandemija promijenila vašu ulogu na tržištu?Eventrify je IT tvrtka koja je razvila digitalnu platformu EMPL za on-site organizaciju i upravljanje događanjima i poslovnim skupovima, a krajem 2019. je započela razvoj prve hrvatske virtualne platforme koja je u potpunosti in-house proizvod. Od 2019. godine aplicirali smo na 10 EU natječaja, te za svih 10 osigurali financijska sredstva sebi i svojim klijentima iz područja turizma i organizacije događanja. Za vrijeme Covid-19 pandemije i sami smo se transformirali iz IT tvrtke u organizatora virtualnih i hibridnih događanja. Tijekom 2020. sudjelovali smo u digitalnoj transformaciji Spektar putovanja, najveće PCO/DMC agencije u Hrvatskoj s višegodišnjom ekspertizom u organizaciji najkompleksnijih poslovnih skupova u regiji. Tako smo primjerice 13. kongres hrvatskog kardiološkog društva u suradnji s organizatorom uspješno pretvorili u virtualno iskustvo. Stoga bih rekao kako je Eventrify pionir u digitalnoj transformaciji poslovnih događanja u regiji.

Kako se tržište organizacije poslovnih skupova promijenilo u zadnjih nekoliko godina?U posljednjih desetak godina bilježimo niz promjena, koje su se dodatno intenzivirale u vrijeme pandemije. Tehnološke tvrtke počinju sve više nuditi svoja rješenja, kojima olakšavaju neki dio organizacijskih ili tehnoloških izazova s kojima se susreću organizatori, kao što su problem automatske naplate, registracije ili promptne komunikacije sa sudionicima događanja. U vrijeme pandemije bilježimo i niz primjera u kojima dobavljači AV kongresne opreme nude uslugu organizacije webinara i online sastanaka. Osim toga, primjećuje se i sve češći ulazak hotelskih lanaca na područje organizacije događanja koji imaju vlastite MICE odjele ili čak osnivaju turističke agencije, čime ulaze u područje agencijskog posla.

Možemo reći da ova industrija trenutno prolazi proces poput onog u kojem je Uber započeo transformaciju tržišta taksi usluga te omogućio teoretski svakome da postane taksi prijevoznikom, a da pritom ostane i dalje konkurentan cijenom i tehnološkim rješenjem. Ipak, proces liberalizacije je sam po sebi složen te da bi bio dovršen, potreban je nedvosmislen zakonodavni okvir koji će efikasno regulirati novo tržište i njene dionike.

Kako se u vrijeme Covid-19 pandemije promijenila uobičajena uloga PCO i event agencija na tržištu?Možemo na više primjera vidjeti kako se uloga agencija mijenja u vrijeme Covid-19 pandemije, te kako se jedna od njenih primarnih funkcija poput on-site menadžmenta preoblikuje ili čak postaje sekundarnom. Na primjer, s pozicije agenta koji prikuplja financijska sredstva u korist klijenta danas na tržištu postoje usko specijalizirane tvrtke koje se bave isključivo procesom naplate. U tom segmentu one nude sofisticirana i tehnološki napredna rješenja za naplatu, za razliku od agencija koje nemaju kapacitete za unaprjeđenje takvih sustava na dnevnoj razini. U vrijeme Covid-19 pandemije primijećeno je da se uloga agencija kao tehničkog organizatora virtualnih događanja sužava u slučaju agencija koje ne raspolažu vlastitim in-house razvojnim timom ili nemaju na raspolaganju tehnološke eksperte.

Što poručujete tvrtkama i organizatorima koji žele angažirati agenciju za organizaciju svog događanja?Organizatorima bih savjetovao da se ne zadovoljavaju polovičnim rješenjima koje mogu i sami osigurati mimo agencija. Primjerice, najam Zoom platforme organizator može dogovoriti izravno putem istoimene tvrtke u samo par klikova i po nižoj cijeni. Umjesto lako dostupnih i djelomičnih rješenja, od agencija treba inzistirati na profesionalnim rješenjima i konceptima kojima sudionici neće biti izravno izloženi tzv. zoom fatigue sindromu.

Agencije često ne raspolažu vrhunskim in-house timom koji pokriva sve elemente u organizaciji hibridnog događanja – marketinške stručnjake, tehnologe, razvojni tim, organizacijski tim i projektne menadžere. Većina agencija dobro pokriva dio navedenog. Pojedine agencije pokušat će osigurati sve in-house kako bi si znatno smanjile vanjske troškove na projektu, ali time i riskiraju da ne pruže dovoljno kvalitetnu uslugu. Druge agencije će pak smanjiti rizik podugovaranjem dijela posla. Tek rijetke odlučit će aktivno uključiti specijalizirane vanjske suradnike te iskoristiti njihovu ekspertizu i uključiti ih u svoj organizacijski tim kao punopravne članove u svojstvu savjetnika ili partnera na projektima pred klijentom.

Što poručujete agencijama kako bi zadržale svoje klijente i reputaciju na tržištu?S obzirom na kratko razdoblje, agencije u Hrvatskoj još uvijek nemaju dovoljno iskustva u realizaciji hibridnih događanja koja predstavljaju budućnost event industrije. Razlog je što je ovaj koncept započeo tek prije godinu dana, pa agencije nisu imale dovoljno prilika za pripremu i realizaciju, već se tek susreću s hibridnim konceptom kao idejom.

Za agencije od strateške je važnosti da okupe oko sebe stručnjake specijalizirane za određenu domenu. Često se u praksi događa da agencije predstave svojim klijentima koncept hibridnog događanja u kojem kamere postave na lokaciji događanja. Prenošenje sadržaja s on-site eventa kamerom na Internet (live streaming) postoji još od 1990. i taj koncept nema veze s hibridnim formatom. Pojedine agencije i dalje koriste trenutnu situaciju na tržištu u kojoj klijenti nisu dovoljno informirani da bi u potpunosti razumjeli hibridni koncept. S vremenom, kako klijenti postaju upućeniji, agencijama će biti sve teže argumentirati takva rješenja. Agencije često nemaju dovoljno tehnološkog znanja da bi im IT kompanije bile samo dobavljači u realizaciji dijela projekta. Kako bi kvalitetno realizirale svoje buduće projekte, one moraju ili same postati IT kompanijama ili si naći ravnopravnog partnera. Improvizacijom i korištenjem amaterskih rješenja riskiraju svoj ugled.

Još uvijek ne postoji dovoljna svjesnost agencija o procesu koji je započeo. Čeka se povratak tržišta ustaljenom načinu i konceptima poslovanja, odnosno da će agencije nastaviti svoju tradicionalnu ulogu koju su imale prije Covid-19 pandemije. No, prema trendovima i zahtjevima koji nam dolaze s tržišta, smatram da takav tradicionalan pristup više nije dovoljan, jer su klijenti u potrazi za potpuno drugačijim iskustvom.

Agencije bi se trebale dodatno usmjeriti i ojačati u području projektnog upravljanja i praćenja kvalitete isporuke rješenja prema klijentu. Kompetencije koje su ranije stekle poput organizacije i on-site managementa i dalje će biti važne. No, one agencije koje i dalje žele biti lideri, morat će provesti dodatne transformacije kako bi bile spremne na promjene koje dolaze. Pritom im u tom procesu mogu pomoći tehnološke kompanije, koje su još više došle do izražaja u vrijeme pandemije. Proces digitalne transformacije u području organizacije događanja tek je započeo.