DT Croatia proglašena najboljom DMC agencijom u Hrvatskoj
Agencija Spektar putovanja utemeljena je 1989. godine i najstarija je privatna turistička agencija, a po ostvarenim prihodima i broju organiziranih skupova proteklih godina najveća je PCO/DMC agencija u Hrvatskoj. U ekskluzivnom intervjuu za Poslovni turizam, zamjenica direktora agencije Spektar putovanja te osnivačica Kongresnog odjela agencije, Sanja Vukov Colić, objasnila je kako je Covid-19 pandemija pokrenula cijeli niz transformacija u njenom odjelu i pretvorila ga u pravi digitalni PCO.
Više od 35 godina radite u kongresnom turizmu i organizaciji poslovnih skupova u Hrvatskoj. Kako je na vaše uhodano poslovanje utjecala Covid-19 pandemija?
Pogledamo li 2020., rezultati su više nego impresivni, imali smo 15% povećanja u broju ugovorenih poslovnih događanja u odnosu na 2019., kada smo organizirali 65 stručnih skupova. Kao agencija posjedujemo specijaliziran i stručan tim koji svojom ekspertizom, vještinama i naglaskom na individualiziran pristup kontinuirano održava našu poziciju lokalnog lidera u kongresnoj industriji.
Početak Covid-19 pandemije bio je poguban i za naše poslovanje. Većina planiranih i najavljenih događaja bila su odgođena za kraj godine, a manji dio za 2021. godinu. Do ljeta smo većinom bili fokusirani na održavanje odnosa s ugovorenim partnerima i ključnim klijentima te zadržavanje povjerenja da će usluga biti pružena čim bude moguće. Nakon ljeta nismo mogli samo čekati da se stvari vrate na staro, već smo počeli razmišljati o novim opcijama. Covid-19 nam je donio neke nove ideje i pokrenuo mnoga pitanja, a u našem odjelu ubrzao pristup tehnološkim dostignućima i inovacijama.
Trendovi se mijenjaju brzinom munje, a uloga PCO-a se dramatično mijenja
Kako su klijenti reagirali na lock-down i pojavu nepovoljne epidemiološke situacije te što su od vas očekivali kao tehničkog organizatora?
Nakon što je postalo jasno da pandemija ne jenjava, trebalo je pronaći adekvatno rješenje koje će zadovoljiti klijente, a koji su željeli održati kontinuitet u organizaciji svojih znanstvenih skupova. Osim što nam je cilj individualizirati održavanje poslovnog skupa u virtualnom formatu i prilagoditi ga specifičnim potrebama pojedinog klijenta, u Spektar putovanjima intenzivno razmišljamo o organizaciji skupa u hibridnom formatu nakon što pandemija Covid-19 okonča.
Neki od naših klijenata već su imali uvid u korištenje Zooma kao alata za online sastanke prilikom organizacije konferencija te su formirali mišljenje da je virtualna konferencija lošija verzija prave konferencije koja jedina može osigurati visoku kvalitetu i zanimljiv sadržaj u odnosu na virtualni format. Nakon što smo im omogućili drugačije i profesionalnije rješenje, nadišli smo njihova inicijalno niska očekivanja i odradili projekte besprijekorno, kako organizacijski tako i produkcijski.
Prošle godine pokrenuli ste digitalnu transformaciju svog poslovanja i promijenili način organizacije poslovnih skupova. Što se sve promijenilo i kako je to utjecalo na vaše zaposlenike i agenciju u cjelini?
Epidemija je jasno stavila do znanja da se moraju pokrenuti korjenite promjene u ovoj industriji i da je daljnji opstanak i razvoj nezamisliv bez podrške naprednih tehnologija. Trendovi se mijenjaju brzinom munje, a uloga PCO-a se dramatično mijenja. I sami naši klijenti traže od nas još veću efikasnost i kontrolu troškova uz istovremeni zahtjev za još većom kvalitetom usluge, a napredna tehnologija nam u tome dodatno pomaže.
Čak i da se vratimo na vrijeme prije Covid-19, način rada našeg kongresnog odjela u Spektar putovanjima nepovratno se promijenio u zadnjih šest mjeseci.
U početku nam se taj proces činio zahtjevan i kompliciran, no kako su nam se redali uspješno odrađeni virtualni događaji, sve smo više prihvaćali novi mindset i benefite takvog novog načina rada. Digitalna transformacija u poslovanju nije nam samo donijela nove tehnologije i alate, već nam je stvorila nove modele poslovanja. Kroz digitalnu transformaciju nismo samo poboljšali ustaljene načine i metode rada, već smo počeli tradicionalne probleme rješavati na nove načine i uz pomoć tehnoloških inovacija.
Kod virtualnog događanja važan je potpuni studijski doživljaj
Možete li izdvojiti neke od projekta koje ste odradili u virtualnom ili hibridnom formatu uz korištenje novih digitalnih alata i tehnologija?
Tijekom 2020. odradili smo desetak virtualnih događanja različite razine kompleksnosti i tipa. Među njima izdvojili bismo trodnevne 16. hrvatske psihijatrijske dane, koji su organizirani u hibridnom formatu gdje se dio govornika i moderatora nalazio uživo u studiju, a ostali govornici i sudionici, koji su bili spriječeni zbog epidemiološke situacije i dislociranosti, uključivali su se udaljeno u program. 
Posebno su bili aktivni mladi specijalisti psihijatri, koji su bili dodatno motivirani prezentirati svoje radove i uključiti se u prezentaciju svojih postera u virtualnom formatu. S druge strane, osmodnevni 13. kongres Hrvatskoga kardiološkog društva odrađen je u potpunosti virtualno, gdje su moderatori i predavači također bili dislocirani. 17. Prosinački znanstveni simpozij iz dermatologije je, za razliku od kardiološkog, bio u potpunosti organiziran uživo iz studija. Svaki od navedenih događaja imao je posebne zahtjeve, a ono što je bilo zajedničko svima je profesionalna produkcija i individualno prilagođena platforma, dodatne interakcije sa sudionicima i posjetiteljima virtualnih štandova, video narativi i animacije te potpuni studijski doživljaj.
Koristite li vlastitu platformu za organizaciju virtualnih evenata ili vanjske servise?
Na tržištu postoji niz dobavljača koji nude različite vrste platformi i tehnologije, no nisu zadovoljili našu potragu za kvalitetnim, pouzdanim, cjelovitim i atraktivnim rješenjem čime bi održali visoku razinu kvalitete prilikom organizacije virtualnih i hibridnih skupova. Za razliku od nekih PCO-a, nismo se željeli upustiti u samostalni razvoj virtualne platforme jer nemamo resurse niti vremena za višegodišnji in-house razvoj.
Zato smo odlučili ući u partnerstvo s tvrtkom Eventrify, te ponuditi hrvatskom tržištu zajedničku uslugu i sinergijski učinak našeg iskusnog PCO/DMC odjela i inovativne tehnološke agencije s cjelovitim virtualnim i hibridnim rješenjima. Odlučili smo da nećemo poput drugih profesionalnih organizatora koristiti javne i besplatne servise Youtube i Vimeo, već ćemo svojim klijentima ponuditi profesionalne sustave za streaming i pohranu sadržaja.
Fleksibilna EMPL platforma za potpuno virtualno iskustvoKoje su prednosti vaše suradnje s tehnološkom tvrtkom Eventrify?
Naša konkurentska prednost proizlazi iz višegodišnje PCO ekspertize u organizaciji najkompleksnijih poslovnih skupova, te vrhunskoj produkciji i doživljaju putem cjelovite i fleksibilne EMPL platforme tvrtke Eventrify. Rješenja koja nudimo sudionicima omogućuju puno bolju apsorpciju sadržaja i novih informacija. Velik broj rješenja na tržištu to nije u stanju postići zbog nemogućnosti da ponudi objedinjene funkcionalnosti na jednom mjestu i da u prvi plan postave sadržaj, a ne platformu. 
Naša rješenja u tom smislu neupadljiva su, moderna te lišena nepotrebnih detalja. Sudionici se, neovisno o prethodnom iskustvu s virtualnim rješenjima, lako snalaze i prate sadržaj putem EMPL platforme koja ih dodatno potiče na aktivno sudjelovanje. Kada su platforma i produkcija na visokoj razini i objedinjene, svi koji sudjeluju na takvom skupu više cijene i bolje razumiju mogućnosti koje im virtualni i hibridni skupovi pružaju. Osim toga, naš klijent cijeni dodatan angažman i vrijeme koje ulažemo u stvaranje potpunijeg i boljeg virtualnog ili hibridnog doživljaja.
Kako vidite svoje poslovanje u 2021. godini? Kada očekujete oporavak PCO segmenta poslovanja i hoće li se on ikada vratiti u prethodno stanje?
Iz mjeseca u mjesec nastavljamo s organizacijom virtualnih ili hibridnih skupova, te očekujemo da će se taj trend nastaviti i u ovoj godini. Ukupno poslovanje u 2021. prvenstveno će ovisiti o financijskoj situaciji na tržištu, mogućnošću globalnog kretanja u ovisnosti o epidemiološkoj situaciji te procijepljenosti stanovništva. Čak i da se vratimo na vrijeme prije Covid-19, način rada našeg kongresnog odjela u Spektar putovanjima nepovratno se promijenio u zadnjih šest mjeseci. Svu komunikaciju, brendiranje, informiranje, registracije, sastanke i koordinaciju organiziramo i upravljamo uz pomoć novih tehnologija i digitalnih alata. U našem odjelu svi ti alati postali su tijekom 2020. sastavni dio našeg svakodnevnog rada i procesa planiranja.
Ono što znamo je da preko 70% event organizatora vjeruje da će se zadržati trend formiranja novih tržišta za hibridne i virtualne događaje, te će se nastaviti ubrzana digitalizacija event industrije. Osobno smatram da je transformacija s fizičkih na virtualne i hibridne događaje izazov sam po sebi, bilo u kreativnom, tehničkom ili financijskom smislu. Dio sudionika zahtijevat će virtualni format bez izlaska iz vlastite zone komfora, ali s dosadašnjom potrebom za povezanošću i umreženošću. Povezivanje i komunikacija oduvijek su bili svrha postojanja industrije događanja, bila ona u virtualnom formatu ili uživo. Unatoč nezaustavljivom razvoju tehnologije i pojavom pravih digitalnih evenata koji će u budućnosti biti još više prisutni, potreba za fizičkim susretom i osobnim kontaktom uvijek će biti i ostati osnovna ljudska potreba.
