Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
Voditeljica evenata u međunarodnom udruženju SITE (Society for Incentive Travel Excellence), Tahira Endean, proglašena je jednom od top 20 trendsetera od strane magazina Meetings Today 2018., te mentoricom godine od strane MPI podružnice British Columbia, 2016. godine. Uvijek se trudi osmisliti poseban dizajn incentiva, konferencija i evenata koji je relevantan za svakog sudionika. Svoje znanje i entuzijazam u industriji dijeli kao predavač na Tehnološkom institutu British Columbia, podučavajući Organizaciju posebnih događanja i Održivo upravljanje događanjima, a ujedno je i autorica knjige „Međunarodni dizajn događanja: naša profesionalna prilika“ (International Event Design: Our Professional Opportunity).
Koje trendove po pitanju organizacije evenata ona očekuje u 2020. te koji su izazovi u globalnoj industriji i sistemske promjene potrebne za njihovo prevladavanje, otkrila je u intervjuu za TourismVancouver.com.
Koje trendove u kongresnoj industriji možemo očekivati u 2020. godini?Trendovi su privremeni – kao primjerice najpopularnija boja ili povrće godine - pa govorimo radije o pomacima. Promjene na koje organizatori konferencija i evenata trebaju reagirati i obratiti pozornost uključuju wellness - čija popularnost neprestano raste zahvaljujući preferencijama potrošača; pristupačnost i inkluzivnost - da se osobe s invaliditetom, ograničenjima u prehrani i drugim specifičnim potrebama osjećaju dobrodošli u svakom okruženju; autentična lokalna iskustva - da sudionici mogu u potpunosti doživjeti destinaciju domaćina i, kao rezultat, povećati svoj angažman u krajnjem iskustvu konferencije.
Održivost treba biti dio standardnih operativnih procedura
Koje izazove predviđate u pogledu organizacije društveno odgovornih i održivih događanja?Vjerujem da je naš najveći trenutni izazov sposobnost odnosno kapaciteti organizatora događanja koji danas mora u isto vrijeme biti pravnik, specijalist za rizike i ugovore, tehnički guru za AV i produkciju te vrhunski komunikator, a ujedno je odgovoran i za upravljanje registracijama, rezervacijama hotela, aviokarata i za ažurnost popisa sudionika. Sada od njih također tražimo da konferencije i eventi budu održivi, iako bi zapravo na tome trebalo započeti raditi već prilikom traženja ponude i postupka nabave. Destinacije, gradovi, objekti i hoteli širom svijeta naporno rade na rješavanju pitanja koja se tiču klimatskih promjena, uštede energije, recikliranja otpada, proizvodnje hrane, društveno odgovornog poslovanja (DOP-a) i transporta. Međutim, mnogi smatraju da ova ulaganja neće rezultirati većim brojem rezervacija za događanja. Imajte na umu da već moramo upravljati cijenama, prostorom i datumima, kao i smjernicama i preferencijama klijenata. Održivost nije uvijek ključni pokretač ili čak dio jednadžbe. Suočeni smo s klimatskom krizom, a mnoge su organizacije već predstavile politike održivosti kojih se eventi moraju pridržavati. Nije li vrijeme da održivost uključimo u našu standardnu operativnu proceduru?
Na koje ste događanje u organizaciji SITE-a u 2019. godini najponosniji i zašto?Na sve njih! SITE je održavao odlične evente kada sam počela raditi u toj organizaciji i to često na čelu s volonterima kao središnjim ili jedinim resursom. Njihov doprinos i dalje je presudan, čak i danas kad imamo više vlastitih resursa koji se bave svakodnevnim zadacima. Međutim, ako bih morala odabrati jedan, rekla bih SITE Incentive Europe, jedno od naših najnovijih događanja, u organizaciji kojeg sam i ja mogla uvelike dati svoj doprinos. Imali smo zadivljujuću lokaciju, sjajan odbor i lokalnu podršku te niz dodatnih „pobjeda“ zbog kojih je ovo događanje postalo iskustvo koje će uvijek imati posebno mjesto u mom srcu. Također, na našem nedavnom SITE Classic-u smo imali priliku eventu dodati značajan projekt DOP-a kojim smo pomogli evakuiranim ljudima i životinjama na Bahamima. Bilo je to izazovno, ali nevjerojatno iskustvo za koje su sudionici već rekli da bi željeli ponoviti.
Međunarodna godišnja SITE konferencija - SITE Global Conference
Čemu se sudionici mogu nadati na nadolazećoj globalnoj SITE konferenciji?Kao prvo, Vancouveru! Možda sam pristrana jer živim u tom gradu - znam što mislite, ali grad domaćin je izabran mnogo prije nego što su me zaposlili! - no postoji toliko mnogo partnera koji su spremni pokazati svoj grad i sve njegove ljepote da sam uvjerena kako će svaki sudionik pronaći uspomene i iskustva koja će trajati cijeli život. Kvaliteta edukacije na eventu će biti poboljšana kombinacijom vrhunskog sadržaja i novih formata, a svi su dizajnirani kako bi potaknuli angažman i osigurali sudionicima konkretne alate za rad. Interaktivna breakout predavanja uvest će sudionike u zajednicu s neočekivanim i privlačnim prilikama za učenje. U 2019. godini razvili smo Bangkok Manifesto, a ove ćemo godine ponovno pozvati sudionike da ponude svoj doprinos dok oblikujemo Vancouver Manifesto, mjerilo za definiranje prirode, svrhe i smjernica incentive putovanja. Naposljetku, tu su i naša društvena događanja fokusirana na njegovanje međusobnih odnosa, prihvaćanje iskustava, ukusnu domaću hranu i pića te nekoliko drugih iznenađenja koja sada ne mogu podijeliti, ali jedva čekam vidjeti kako će se realizirati.
