Jubilarni 10. Best Stay dovodi turističke stručnjake iz 14 zemalja u Zagreb
Tajana Sokler kao direktorica Tech Data Distribution Croatia i voditelj Autodesk distribucije za Adriatik regiju sudjeluje u organizaciji raznih evenata u ime proizvođača kojeg zastupa te ovlaštenih partnera. Cilj takvih događanja je približiti i poticati korištenje novih softverskih rješenja i tehnologija u projektiranju u građevinarstvu i strojarstvu. Ovogodišnja Autodesk BIM konferencija održana je u svibnju u hibridnom formatu i okupila je devet puta više sudionika od prethodnih konferencija uživo, a Tajana otkriva kako je izgledala priprema i realizacija ovog eventa.
Koliko se ovogodišnja organizacija Autodesk konferencije razlikovala u odnosu na ranija događanja? Kako ste krenuli u organizaciju evenata u novonastaloj situaciji?U organizaciju digitalnog događaja krenuli smo sasvim prirodno i spontano, iako se nije tako činilo na početku. Obzirom na nove okolnosti i epidemiološku situaciju, tražili smo način da organiziramo događaj za veći broj sudionika, a da istovremeno poštujemo i njihovu i našu sigurnost. Imamo bogato iskustvo u organizaciji događaja uživo i svemu što takav oblik predstavljanja donosi, uključujući vizualnu komunikaciju, interakcije te druženja i razmjene iskustva uživo. Sve to nam je i dalje bilo važno i željeli smo te vrijednosti zadržati, međutim nismo htjeli dopustiti da nam vrijeme prolazi u iščekivanju boljih prilika. Krenuli smo u istraživanje virtualnih i hibridnih mogućnosti organizacije evenata.
Što ste kao organizator željeli postići ovim eventom? Kakvo ste digitalno iskustvo htjeli pružiti svojim klijentima i partnerima?Željeli smo pružiti kvalitetno digitalno iskustvo, pokazati im što smo odradili u proteklim godinama, informirati ih o novim trendovima u industriji kojom se bavimo, ali i zadržati dosadašnji nivo interakcije i komunikacije sa sudionicima. Tema naše konferencije bila je digitalna transformacija, te smo željeli stvoriti dinamičan, informativan i cjelovit događaj kojim ćemo na visoko kvalitetan način prenijeti našim korisnicima i klijentima atraktivno digitalno iskustvo.
Digitalna transformacija je neophodna
Koliko je zahtjevno koordinirati konferenciju s više od 1300 virtualnih sudionika, koliko je osoba sudjelovalo u organizaciji? Na koje načine vam je tehnologija u tome pomogla?Nismo bili svjesni koliko je ovakva organizacija zahtjevna. Tražili smo pravu opciju, razgovarali s nekoliko ponuđača i zaustavili smo se kada smo se upoznali s timom Eventrify, za što je zaslužna naša dugogodišnja suradnica Ana Rakić iz agencije Jagma. Zaista je bilo ključno odabrati prave ljude i sigurna sam da nismo pogriješili u odabiru. Naime, platforma koju nudi Eventrify doslovno može sve i ispunila je sva naša očekivanja. Prije svega, cijela platforma je na hrvatskom jeziku, što je nama bilo izrazito važno. Dizajn platforme nam je u potpunosti odgovarao obzirom da je efektan, a opet jednostavan i izrazito pregledan. Sve se događa na jednom mjestu, nema potrebe za dodatnim stranicama ili prelaskom sudionika s jednog web mjesta na drugo. Ukratko, sve što smo zamislili, imali smo i mislim da smo i sami ovim primjerom dokazali primjenjivost i neophodnost digitalne transformacije u našem društvu.
Čitava komunikacija za vrijeme organizacije virtualnog eventa do samog kraja bila je isključivo digitalna, uključujući suradnju s četiri partnera na projektu s naše strane kao i devet predavača, pet panelista i timom Eventrify i Jagma. Ukupno, u cijelu organizaciju bilo je uključeno oko trideset osoba. Predavanja i panel diskusija realizirane su uživo iz LED studija, a EMPL platforma predstavljena od tvrtke Eventrify bila je ključna za cijelu interakciju sa sudionicima. Tijekom konferencije razmjenjivalo se nekoliko različitih upitnika, a sudionici su imali mogućnost komentiranja i postavljanja pitanja kroz čitavo vrijeme trajanja događaja. Platforma nam je također omogućila izvođenje virtualnog nagradnog natječaja, a agencija nam je pomogla i u izboru voditelja konferencije, što se također pokazalo izvrsnim odabirom. Naši partneri koji su sudjelovali u organizaciji, predstavljali su se kroz virtualne izlagačke prostore, a agencija je sa svakim od njih zasebno dogovarala organizaciju promotivnih filmova.
1300 sudionika pratilo event do samog kraja
Tehnološka ste kompanija pa su očekivanja sudionika tim veća. Kakav je bio feedback sudionika nakon održanog eventa?Obzirom na kratka i usmjerena 15-minutna predavanja te interaktivnu panel diskusiju s ljudima iz struke, izgled platforme i jednostavnu navigaciju kroz nju, dodatne vidove interakcija koju smo osjetili na ovako drugačiji digitalni način te moderiranje od strane iskusne voditeljice Katarine Moškatelo, naši i dojmovi sudionika su jako pozitivni. 94,6% sudionika izrazilo je kroz anketu da su bili izuzetno zadovoljni organizacijom. Afirmativne dojmove možemo potvrditi i činjenicom da je na konferenciji sudjelovalo nešto više od 1300 sudionika koji su u najvećem broju ostali prisutni do samog kraja eventa.
Što mislite, kakva nas budućnost u organizaciji događanja čeka? Kako će izgledati eventi budućnosti?Neizvjesna su vremena u kojima živimo i radimo i teško je predvidjeti što nas novo čeka. Smatram da kada se radi o otvorenim jednodnevnim ili poludnevnim događajima i kada se želi doći do što većeg broja sudionika, vraćanje na stari koncept organizacije evenata uživo nema smisla. Mišljenja sam da će eventi budućnosti izgledati hibridno s ciljem i mogućnostima da se određeni broj sudionika okupi uživo, a ostali će morati imati mogućnost sudjelovati udaljeno. I na našem događaju to se pokazalo izrazito bitnim jer znatan broj sudionika ne dolazi iz Zagreba pa mnogima od njih putovanje radi jednodnevne konferencije nije opcija. Samo za usporedbu, na proteklom eventu koji smo imali uživo prije covid-19 pandemije imali smo 150 sudionika - 9 puta manje nego sada.
