Tea Krpan: Hypo Expo postaje centar edukacije i zabave

Tea Krpan nije tipična direktorica - mlada je, neformalna i opuštena kako samo kreativci znaju biti. Nakon osam godina u marketinškoj i event agenciji MPG, u siječnju 2013. prelazi u Mozaik Grupu, koja upravlja konferencijskim centrom Hypo Expo u Zagrebu. U zanimljivom razgovoru dotaknule smo se svih važnijih tema o i oko event managementa, u koji se Tea 'zaljubila' još tijekom studiranja. 

Kako se dogodio Vaš prelazak u Mozaik Grupu, koja je inače dio matičnog MPG-a? 
MPG ima politiku da ljude koji žele napredovati, premješta na pozicije gdje mogu naučiti nešto novo. Meni osobno je nakon osam godina trebala takva promjena. Unutar MPG-a u Hrvatskoj i regiji prošla sam tri pozicije: prvo sam bila account manager, zatim regionalni account manager i naposljetku client service director, odnosno brinula sam se o svim klijentima i o svim događanjima koje smo kao agencija organizirali. Mozaik grupa i Hypo Expo bili su logičan slijed, dok unutar MPG-a i dalje vodim projekt organizacije najveće regionalne poslovno-tehnološke konferencije Microsoft WinDays.

Što znači organizirati jednu od najvećih konferencija u Hrvata treću godinu za redom, za tako važnog klijenta?

Riječ je o iznimno zahtjevnom događanju koje vam daje uvid u apsolutno sve što se tiče organizacije kongresa i konferencija. Radi sveukupne IT podrške, 1500 sudionika koji sudjeluju na četverodnevnoj konferenciji, mislim da nema kompleksnijeg skupa u Hrvatskoj. Istovremeno, u suradnji s Microsoftom došli smo do puno novih saznanja o tome kako bi se kongresi i konferencije kod nas stvarno mogli organizirati. Dobre pripreme ključne su za uspjeh takvog događanja, a uključuju 6-7 mjeseci kontinuiranog rada. 2014. će nam biti treća godina rada na WinDaysima, a klijentu pružamo sveobuhvatnu podršku u organizaciji. Posao smo dobili putem natječaja i to zato jer smo ponudili neka malo drugačija rješenja. Svake godine sudionicima morate ponuditi nešto novo, ne samo u programu, nego i zabavi, networkingu. Tehnologiju koja se stalno mijenja pokušavamo približiti ljudima na licu mjesta na zabavan način.

Koliko je važna IT podrška u samoj organizaciji konferencije?
Eventi tipa Windaysa traže puno više od same logistike, jako su kompleksni. Tako smo u suradnji s Microsoftom dodatno razvili  tzv. minutnicu - za svakog čovjeka koji sudjeluje u realizaciji, raspisujemo iz minute u minutu što i kada radi. Kada imate 1500 ljudi na jednom mjestu, klijenta i agenciju koja to sve odrađuje s dobavljačima, jako je važno da su svi međusobno usklađeni.
Za iduće izdanje konferencije razvili smo event management program na Microsofovoj platformi, koja će pratiti prijave i sve ostalo vezano za sudionike od početka do kraja.  Inače, od 2009. u MPG-u , Mozaik Grupi i svim sestrinskim tvrtkama koristimo vlastiti softver  za upravljanje projektima PIS u kojem se povezujemo sa svim dobavljačima, pratimo razvoj projekta, zadataka, ljudi u projektu... Stoga će naš idući korak u idućih godinu dana biti da informatički povežemo Microsoftovo rješenje za evente s našim postojećim programom.  Kada u tome uspijemo, imat ćemo sveobuhvatno automatizirano IT rješenje koje će se moći prilagoditi bilo kojem tipu događanja i vjerojatno će biti najkompleksnije na tržištu.



Potpuna podrška u organizaciji događanja

Je li s Vašim dolaskom Hypo Expo na neki način započeo novu etapu rada?
Mislim da jest. Hypo centar nije samo prostor koji ima dvorane određenog broja kvadrata; ako ga tako promatramo, ne razlikuje se niti od jednog drugog prostora. Moj prvi zadatak je bio da ekipiram suradnike i naše partnere - dobavljače. Naime, osim najma prostora klijentima želimo ponuditi cjelokupno rješenje u organizaciji događanja. Svojim znanjem, iskustvom te dobrim timom možemo im pružiti ideje i podršku u događanjima. Odabrali smo najbolje dobavljače, oni su važan dio priče, s nekima surađujemo već godinama.  Tako nam video produkciju radi Blenda, logistička rješenja Promo logostika, Stožer pokriva kreativna rješenja, Lido je službeni catering, a Drukčije nam radi PR.

Koje ste si ciljeve postavili u vođenju kongresnog centra?
Za prvu godinu, koja je na isteku, cilj je bio posložiti team. Prethodno smo napravili dublje istraživanje o tome koja su događanja do sada organizirana, kako funkcioniraju kongresni centri kod nas i vani, što se ovdje nudi i na koji način, gdje vidimo nišu u kojoj bismo se mogli izdvojiti od konkurencije. Zaključak je bio da su nam najvažniji ljudi koji će ponijeti posao, dati osjećaj sigurnosti klijentima i uvijek biti na raspolaganju. Klijenta ne gledamo samo kao nekoga tko koristi naš prostor, već mu želimo pružiti potpunu uslugu. 
Cilj za iduću godinu nam je podići popunjenost kapaciteta. Sada smo na 40-50% prosječne godišnje popunjenosti, a konačni cilj nam  je 70-80%. Uz to, organizirat ćemo i vlastite projekte u ovom prostoru, u svakom kvartalu po jedan projekt. Tako ćemo u veljači organizirati Desert Expo, sajam slastica. U tom periodu je fašnik, nema sličnih događanja, a slastičari imaju manje posla te smo pronašli prave partnere za realizaciju takvog projekta. Što zamislimo, to implementiramo.

Također, već treću godinu u Hypo centru organiziramo doček Nove godine te očekujemo 3.500 ljudi. U idućoj godini voljeli bismo aktivirati i večernja događanja kroz tjedan, kako nas publika ne bi percipirala samo kao poslovni centar. Upravo kod produkcije naših vlastitih događanja važna nam je suradnja s dobavljačima koji su s nama spremni podijeliti financijski rizik. No, kroz proteklih osam godina prepoznali su naše iskustvo u organizaciji događanja, vjeruju u to što radimo i prate nas.

Kako sada vidite Hypo Expo, a kako u budućnosti, u odnosu na druge konferencijske i event prostore u Zagrebu?
Sada sam puno zadovoljnija nego na početku godine, posebno načinom komunikacije s klijentima. Sam prostor je kvalitetan, ima nevjerojatnu mogućnost transformacije. To se najbolje vidi kod svadbi – ljudi su jako iznenađeni onim u što pretvaramo„hladnu“ dvoranu Kornati. Iako sam tenutno zadovoljna onim što nudimo,  uvijek možemo više. Tako iduće godine želimo više posjetitelja, da nas ljudi počnu percipirati istovremeno kao informativno-edukativni i zabavni centar.

Na svojim web stranicama kažete da ste „licencirani za izvrsnost“. Posjedujete li neke certifikate za event management?
Smatram da naš tim uistinu nudi izvrsnost. Ja sam na Učilištu Vern diplomirala na temu event managementa. To sam oduvijek htjela raditi, iako je organizacija događanja puno zahtjevnija od onoga što klijent ili sudionik na kraju vidi. Iduće godine u Hypo Expo centru planiramo organizirati stručnu konferenciju posvećenu event managementu, koja će biti edukativna, informativna, ali i zabavna. Danas kod nas svatko može napraviti event, ima snalažljivih ljudi koji s malo znanja naprave dobre stvari. No, kako bi cijeli proces bio po pravilima struke, potrebno je puno više.

Hrvatsko tržište je malo, mnogi pokazuju otpor i govore da mogu sami organizirati događaj. Naša je poruka: Možete - ali zajedno možemo bolje! Događa se i da nas dio turističkih agencija koje organiziraju kongrese gledaju kao neki oblik konkurencije, umjesto da shvate da suradnjom s nama mogu dobiti bolji proizvod koji će kasnije bolje prodati. Ovako svatko pokušava uzeti svoj dio kolača. I sami smo se radi postojećeg zakona morali doregistrirati u turističku agenciju kako bismo fakturirali kotizacije koje uključuju pakete sa smještajem, prijevozom na konferenciju. Propise treba poštivati, bez obzira što mislili o tome. S druge strane, otvorilo nam se europsko tržište, gdje postoje mnogi ljudi i tvrtke koji imaju šire poglede nego mi sami. Na tržištu postoji ogroman potencijal, samo ga treba iskoristiti. Nadam se da ćemo to učiniti baš mi!