Frano Ridjan: Za dinamičnu atmosferu u dvorani koristim metode koje ljudi ne očekuju na poslovnoj konferenciji
Neobiota 2020 – 11th International Conference on Biological Invasions – održala se u rujnu u Vodicama u hibridnom formatu. Ova međunarodna znanstvena konferencija se pripremala dvije i pol godine i trebala je okupiti gotovo 400 stručnjaka iz cijelog svijeta, a održala se kao hibridni event koji je u Vodicama okupio 50-ak sudionika i predavača dok se veći dio uključio u kongres putem internetske platforme. O izazovima organizacije ovog, ali i općenito hibridnih i virtualnih događanja, kao i opstanku turističke agencije u vremenima koronakrize, ispričao nam je Tihomir Husnjak, vlasnik agencije Alpe Adriatours iz Koprivnice.
Vaša agencija nudi širok spektar turističkih usluga, od klasičnih turističkih putovanja do poslovnih putovanja i MICE segmenta. Koji je segment trenutno najviše pogođen, a kojemu će trebati najviše vremena za oporavak? Definitivno je najviše pogođen segment vezan uz okupljanje i realizaciju grupnih putovanja i okupljanja: od kongresa do prijevoza i grupnih odlazaka. MICE segment je u potpunosti stao u obliku kakav je bio i tu smo mi kao organizatori od samog početka jako pogođeni, a osobno mislim da će se taj segment i najduže oporavljati.
Koliki dio Vašeg poslovanja se odnosio na MICE segment prije krize, odnosno kako se otkazivanje brojnih poslovnih skupova i događanja ove godine odrazilo na Vaše poslovanje?Otprilike 80% poslovanja nam je donosio MICE segment što znači da smo iznimno pogođeni situacijom. U odnosu na prošlu godinu, pad nam iznosi 91,12%, a od rujna bismo inače najviše posla odradili upravo u tom segmentu.
U organizaciji virtualnih i hibridnih događanja važno je odabrati iskusnog partnera za tehničku podršku
Kao mnoge druge PCO i DMC agencije, uključili ste se u organizaciju virtualnih i hibridnih evenata. Koliko je ono drugačije i je li zahtjevnije od događanja uživo?Da, zbog novonastale situacije smo se morali prilagoditi u vrlo kratkom roku. Organizacija virtualnih i hibridnih događanja je puno drugačija jer uvelike ovisite o tehnici te znanju i snalaženju sudionika, kao i o tehničkim problemima kao što je brzina interneta i opreme sudionika. Problemi se posebno pojavljuju kod različitih vremenskih zona. Zbog svih tih razloga, za tehničku potporu u organizaciji događanja, mora se odabrati iskusan partner.
Uspješno ste kao PCO odradili međunarodnu znanstvenu konferenciju NEOBIOTA u rujnu u hotelu Olympia u Vodicama. Kako je ona od klasičnog događanja uživo preformulirana u hibridni događaj?Stručni organizacijski odbor je vodio (i u stvari bio najzaslužniji da se kongres održi u Hrvatskoj) prof. Sven Jelaska sa Sveučilišta u Zagrebu, a asistirali su mu brojne kolege iz praktički cijelog svijeta. Kako je nastupila pandemija, tako je sav dotadašnji rad na operativnim i logističkim pripremama trebalo potpuno promijeniti i adaptirati situaciji koja se mijenjala iz dana u dan, budući da prof. Jelaska niti trenutka nije dovodio u pitanje treba li kongres održati ili ne. Naposljetku je NEOBIOTA 2020 uspješno održana i to u hibridnom formatu, s manjim dijelom sudionika i predavača u Vodicama (njih 50-ak), a veći dio sudionika i predavača se uključio u kongres putem internetske platforme, istovremeno aktivno sudjelujući koristeći i platformu i mobilnu event aplikaciju.
Tehničku podršku vam je pružio AS Kongresni Servis. Što je sve bilo potrebno s njihove strane da događanje ispuni svoj cilj? Birali smo partnera koji ima iskustva s novim tehnologijama pa tako i virtualnim platformama, a posjeduje i svoju mobilnu event aplikaciju. Kongres sa više od 70 predavanja - što on-site, što live preko interneta, što prethodno snimljenih, ali uvijek s live Q&A nakon predavanja - ne samo da je uspješno odrađen, već su sudionici mogli pregledati i više od 100 postera u elektronskom obliku (razvrstanih u više kategorija, s mogućnošću komentiranja postera i komunikacije s autorom) pa čak i glasati za najbolji poster i tako odabrati dva pobjednika. Sve to zahvaljujući korištenju super-stabilne platforme Webex by Cisco, profesionalnih HD kamera te mobilne event aplikacije ASAPPX.
Agencije još uvijek nisu u potpunosti spremne na potpuni zaokret na virtualno
Logističko-ugostiteljski dio posla prilikom organizacije događanja uživo je usred pandemije prilično izgubio na važnosti, dok je primat preuzela tehnologija. Jesu li agencije spremne na takav zaokret?Iako su virtualna događanja i općenito tehnologija budućnost, agencije još uvijek nisu u potpunosti spremne na potpuni zaokret i svi se mi ipak nadamo da će se uz primjenu tehnologije ipak u budućnosti događanja vratiti u fizički format.
Hoće li kongresna industrija ikada biti ista nakon prestanka korona-krize? Što mislite, što nas čeka u post-covid vremenu? Čeka nas dug i postepen oporavak koji ovisi o mnogo segmenata. Ne znam kada će to biti i kada bi se uopće mogli vratiti bar na zadovoljavajuću razinu, jer na istu ćemo se teško vratiti. Puno toga ovisi o budućim mjerama zaštite. Nitko neće ići na kongres ako nakon njega mora u samoizolaciju ili slično. Jedino ako se pronađe adekvatan lijek ili virus sam po sebi nestane, kako je i nastao, onda bi možda sve išlo malo brže. Kada se virus stavi pod kontrolu najduže će se, po mom mišljenju, oporavljati međunarodni eventi. Prvo će vjerojatno krenuti neki nacionalni manji skupovi, a onda ćemo postepeno, korak po korak, ići dalje.
Kako će u budućnosti izgledati poslovna događanja, imajući na umu sigurnosne i epidemiološke mjere zaštite svih sudionika? U kolikoj mjeri će one utjecati na odaziv sudionika?Puno je tvrtki otkrilo prednosti virtualnih okupljanja jer omogućavaju velike uštede. Stoga će jedan dio događanja i radi tog segmenta, ostati virtualan. Ono što virtualnim događanjima definitivno nedostaje je ipak taj fizički kontakt. Najbolji razgovori i poslovi sklapani su na pauzama za kavu, a imali smo priliku i na našem primjeru vidjeti da će oni sudionici koji žele i mogu ipak sudjelovati uživo. Svako ograničenje i osjećaj nesigurnosti u velikoj mjeri utječe na odaziv sudionika i dok će biti takvih mjera, možemo zaboraviti na bilo kakva veća poslovna događanja.
