Ulrika Scoliège: Kongresni ambasadori su ključni influenceri za dovođenje skupova u destinaciju

Göteborg, drugi najveći grad u Švedskoj, smješten je na zapadnoj obali zemlje uz obalu Sjevernog mora. Poznat po svojoj živahnoj luci, koja je jedna od najvećih u Skandinaviji, Göteborg je danas važan centar za trgovinu i industriju. Osim ekonomske važnosti, grad je prepoznatljiv po svojim prekrasnim parkovima, kulturnim manifestacijama i brojnim obrazovnim institucijama, uključujući prestižno Sveučilište Göteborg. Osim toga, veliku pažnju posvećuju održivosti pa tako ovaj grad nosi titulu Najodrživije svjetske destinacije prema GDS-u (Global Destination Sustainability Indeks). 

Kongresni ured Göteborg - Gothenburg Convention Bureau (GCB) sastavni je dio organizacije Göteborg & Co, posvećene promoviranju grada kao vodeće destinacije za međunarodne skupove i konferencije. Osnovan kako bi podržao razvoj turizma i poslovnih događanja, GCB nudi širok spektar usluga, uključujući marketinšku podršku, logističku koordinaciju i pomoć u organizaciji događanja.

Jedan od istaknutih programa koji GCB provodi je Meetings Ambassador Program. Ovaj program ima za cilj identificirati i podržati lokalne stručnjake koji svojim ugledom i mrežama kontakata mogu privući međunarodne konferencije i događanja u Göteborg. Ambasadore se podržava kroz cijeli proces, od kandidature do realizacije događaja, čime se povećavaju šanse za uspjeh i jača pozicija Göteborga na svjetskoj sceni.

Kako bismo saznali malo više detalja o samom programu i usporedili ga s hrvatskim programom HKA, razgovarali smo s Ulrikom Scoliège, koordinatoricom Meetings Ambassador Programa. Kao voditeljica projekta u kongresnom uredu radi od 2016. godine, a odgovorna je za marketing i prodaju destinacije, prvenstveno donositeljima odluka o znanstvenim skupovima u području prirodoslovnih znanosti, odnosno asocijacijama. Iza nje je gotovo 20 godina iskustva rada u kongresnoj industriji.

Možete li nam pobliže objasniti kako djeluje program Gothenburg Meetings Ambassador, koji su njegovi glavni ciljevi?

Na temelju najistaknutijih prednosti i snaga naše destinacije, identificiramo lokalne stručnjake i skupove koji su pogodni za destinaciju s ciljem privlačenja istraživačkih talenata, donositelja odluka i investicija u Göteborg. Podržavamo lokalne kongresne ambasadore kroz cijeli proces prijave sve do donošenja odluke, čime se povećavaju šanse za uspjeh. Proces može trajati nekoliko godina i uključuje izgradnju odnosa te osiguravanje da se lokalni ambasador osjeća ugodno u ulozi domaćina skupa. Imamo stotine kongresnih ambasadora koji se nalaze u različitim fazama procesa organizacije skupova.

Sveučilišta kao izvor za pronalazak kongresnih ambasadora

Kako identificirate i birate pojedince koji će postati vaši ambasadori, je li program namijenjen samo akademskoj zajednici ili uključuje i korporativna događanja? Koje su njihove ključne odgovornosti i uloga?

Göteborg je sveučilišni grad s velikom sveučilišnom bolnicom i dva sveučilišta gdje identificiramo i nalazimo naše kongresne ambasadore povezane s izvanrednim istraživačkim snagama i razvojnim područjima. Prvenstveno su to organizatori znanstvenih skupova, ali u program uključujemo i korporativna događanja.

Kongresni ambasador treba biti spreman ugostiti budući skup i - kroz svoju stručnost i međunarodnu mrežu kontakata - djelovati kao ključni influencer promovirajući destinaciju. Preduvjet za postajanje kongresnim ambasadorom je angažiranost i proaktivno djelovanje. 

Kako program doprinosi ukupnoj strategiji Göteborga za privlačenje međunarodnih konferencija i događaja te kakvu podršku i resurse pružate ambasadorima kako bi im pomogli da uspiju u svojim ulogama?

Imati lokalnog kongresnog ambasadora od velikog je značaja za privlačenje događanja, pa čak i od presudne važnosti za privlačenje velikih međunarodnih kongresa u destinaciju. Kroz Meetings Ambassador Program otvaramo vrata grada za nove skupove te djelujemo pružajući savjetodavne usluge i pomoć kroz cijeli proces. Od istraživanja, do podnošenja prijave, organiziranja posjeta lokacijama, pružanja marketinških materijala i kontakata.

Svake godine Grad odaje priznanje za značajan doprinos istaknutim kongresnim ambasadorima koji svojom stručnošću i ugledom igraju ključnu ulogu u održavanju međunarodnih skupova u Göteborgu.

Stopa uspješnosti natječaja za domaćinstvo skupova - 40%

Kako mjerite učinkovitost i uspjeh programa ambasadora? Možete li podijeliti neke uspješne priče ili značajna postignuća koja su proizašla iz programa?

U našem godišnjem poslovnom planu postavljamo numeričke ciljeve koji se odnose na natječaje za organizaciju odnosno domaćinstvo skupova, broj noćenja sudionika i posjete lokacijama (site inspections). Stopa uspjeha natječaja je blizu 40%. Mnogi organizatori skupova žele se vratiti, a također je pozitivno što su mnogi kongresni ambasadori, koji su uspješno održali skup, spremni ponovno se prijaviti za nove skupove.

Koje su vaše strategije suradnje s drugim lokalnim dionicima, poput hotela, mjesta održavanja i turističkih odbora, kako biste podržali program ambasadora?

Blisko surađujemo s lokalnim partnerima iz akademske i poslovne zajednice. Također imamo grupu za suradnju s predstavnicima grada, sveučilišta, poslovne zajednice, zrakoplovne i željezničke industrije, hotelijera i ugostitelja.

S kakvim ste se izazovima susreli u implementaciji i održavanju programa ambasadora i kako ste ih prevladali?

Jedan od najvećih izazova jest kako privući mlađe kongresne ambasadore. Mnogi od naših ambasadora su seniori i vidimo da je mlađu generaciju izazovnije privući i uključiti u međunarodne odbore. Organiziramo treninge i radionice za naše potencijalne kongresne ambasadore kako bismo povećali interes za organizaciju skupova.

Programi kongresnih ambasadora igraju ključnu ulogu u jačanju privlačnosti destinacije na kongresnoj karti svjetskih destinacija. Angažiranjem lokalnih stručnjaka i pružanjem sveobuhvatne podrške, takvi programi uspješno privlače visokoprofilne međunarodne skupove koji doprinose razvoju grada na više razina te promoviraju kulturnu i znanstvenu razmjenu.