Partnerstvo između turističke tech tvrtke Orioly i DMC agencije Vu Life Journey
Globtour Event jedna je od vodećih hrvatskih PCO i DMC agencija, a kao Carlson Wagonlit Travel (CWT Event) partner u regiji, specijalizirani su za pružanje usluga poslovnih putovanja i organizacije skupova i evenata svjetskim i regionalnim kompanijama. Potaknuti izazovima prošle godine, jedina su agencija koja je u centru Zagreba otvorila svoj vlastiti studio za virtualna i hibridna događanja. Koje su još novitete u poslovanju uveli, na koje načine se bore s krizom i kakve je rezultate polučila prošla godina te što očekuju u budućnosti, za PoslovniTurizam govori Vesna Pritchard, direktorica agencije.
Kako ste poslovno završili prošlu godinu, s obzirom na sve teškoće koje su uslijed pandemije koronavirusa zatekle kongresnu i event industriju? Jeste li uspjeli zadržati sve zaposlenike?Unatoč svim edukacijama i strategijama koje obuhvaćaju tzv. business contingency plan i upravljanje rizicima, prošla nam je godina pokazala kako ipak postoje situacije na koje nismo spremni. Stoga smo već u ožujku morali posegnuti za pristupom koji je nažalost uključivao i otpuštanje jednog dijela zaposlenika s ciljem održivosti ključnih segmenata poslovanja. Međutim, sretni smo što smo uspjeli zadržati većinu ključnih zaposlenika koji su nužni za očuvanje razine kvalitete usluge na koju smo se obvezali kod stalnih kupaca. Godinu smo završili iznad očekivanja, što je rezultat brze i hrabre prilagodbe te otvaranja novih niša u poslovanju. Digitalizacija, virtualno–hibridna događanja i konferencije, licenca za cargo, samo su neki od elemenata koji su nam otvorili nova vrata. Osim toga, našim smo kupcima poslovnih putovanja pokazali kako je u novim okolnostima poslovanje s agencijom možda važnije nego ikad. Informacije o promjenama letova, mogućnostima putovanja i preusmjeravanja, uvjetima za putovanja između raznih zemalja, fleksibilnost, povrat uplaćenih sredstava i raspoloživost 24/7, dodatno je učvrstilo naše odnose s postojećim klijentima te nam omogućilo čak i neka nova partnerstva.
Koliko je događanja otkazano ili odgođeno, a koje ste imali dogovorene za 2020. godinu? Koliki dio njih se održao u virtualnom obliku? Nažalost, već krajem veljače, a osobito proglašenjem pandemije u ožujku, uslijedile su mnogobrojne odgode događanja od kojih je većina završila i otkazivanjem. Na tržištu je nastao kaos, proljetna su se događanja odgodila za jesen, ugovori su tražili prilagodbu, a pregovori s hotelijerima i ostalim pružateljima usluga bili su, najblaže rečeno, izazovni. Zatim je uslijedio i novi val odgoda za narednu godinu te intenzivan rad na alternativnim načinima održavanja događanja. Ubrzo su virtualni i virtualno-hibridni skupovi postali osnovni i jedini način održavanja događanja i skupova te je u njihovom znaku i završena 2020. godina.
Vrlo brzo ste se prilagodili novim okolnostima i novim načinima organizacije događanja u virtualnom ili hibridnom formatu. Što ste sve poduzeli da biste digitalizirali cijelo poslovanje?Kako je digitalizacija poslovanja u B2B okruženju jedna od naših ključnih strategija još iz znatno ranijeg razdoblja od pojave pandemije, kontinuirana edukacija zaposlenika i suradnja s partnerima koji pružaju razna tehnološka rješenja osigurala nam je izvrsnu poziciju za nadogradnju i ubrzani nastavak edukacija te proširenje suradnje s partnerima. Našim smo klijentima omogućili sigurna tehnološka rješenja uz stručnost koju kao agencijski stručnjaci posjedujemo, pri čemu je i dalje iznimno važan način upravljanja i ljudski pristup.
Otvaranjem vlastitog studija za virtualna i hibridna događanja otvorile su se nove prilike
Dizajnirali ste i opremili vlastiti studio za snimanje i prijenose virtualnih i hibridnih događanja. Koliko je takva usluga tražena i hoće li, po Vašem mišljenju, ostati aktualna i nakon završetka pandemije?Kao odgovor na zahtjeve klijenata kojima je centar pozornosti usredotočen sada prioritetno na sadržaj, komunikaciju sa sudionicima i kvalitetnu izvedbu te post produkciju, uslijedilo je pokretanje studija. U suradnji s Ivas grupom otvorili smo pravi studio za virtualna i virtualno-hibridna događanja u centru grada, na Zrinjevcu 1. Studio je po razini opremljenosti u svom stalnom postavu bez konkurencije u Hrvatskoj, a tehničko osoblje je educirano i spremno odgovoriti na zahtjeve najviše razine. Ponude se rade po mjeri kupca i samog događanja te za razliku od ostalih ponuđača nemamo neki standardni cjenik. Bilo bi ga vrlo teško postaviti s obzirom na mogućnosti koje studio pruža, kao i mogućnosti koje otvara kreativnost i ekspertiza naših zaposlenika. Nama je svako događanje posebno, a korištenje opreme i platformi prilagođavamo konceptu i budžetu naručitelja. Osim znanstvenih konferencija, Božićnih evenata, dodjela nagrada i edukacija koje smo uobičajeno organizirali za naše klijente, studio nam je otvorio vrata i za razne medijske formate te otvorio i neka nova partnerstva u segmentima koji se bave zabavnim sadržajem. U prosincu gotovo nismo imali slobodnog dana, u siječnju, koji je inače tih, ove je godine odrađeno nekoliko edukacija, a veljača i naredni mjeseci se ubrzano pune. Ove će godine ovakav način održavanja konferencija, skupova i događanja biti i dalje osnovni model, a vjerujem kako će i u budućnosti mnogim organizatorima predstavljati jednu od glavnih opcija.
Ključ za izvrsnost: čovjek koji upravlja projektom i tehnologija u službi čovjeka
Što razlikuje vrhunski online event od prosječnog? Koliko je produkcija sadržaja važna u svemu tome?Rekla bih da je kombinacija verziranosti agencijskih profesionalaca s jedne i tehnoloških eksperata s druge strane, ključ za izvrsnost u novom modelu. Čovjek koji upravlja projektom i tehnologija koja je u službi čovjeka. Krajnji korisnik želi osjetiti sigurnost i podršku. Želi znati da će biti ispunjena osnovna zadaća i cilj projekta, ali želi i povratnu informaciju od ostalih sudionika koja uključuje pozitivnu emociju. Produkcija sadržaja je od iznimne važnosti u svim segmentima, od konferencija, preko edukacija, događanja do zabavnih sadržaja. Briga o naručitelju i ostalim sudionicima projekta dolazi u raznim oblicima. Ne treba zanemariti i da je studio ipak jedan novi format za brojne predavače i sudionike koji se ne boje stati pred publiku, no kamere i veliki LED ekrani, uz profesionalnu režiju im mogu predstavljati problem, osobito zato jer nemaju izravnu interakciju već „samo“ onu digitalnu. Fleksibilnost i podrška koju im pritom dajemo dio je podrške koju svaki PCO i event manager ima u svojoj srži. U budućnosti će i dalje vrhunski online event biti upravo onaj koji je rezultirao zahvalom i pohvalom na račun podrške koja uključuje i ljudsku i tehnološku u smislu besprijekornog tijeka eventa.
Jesu li virtualni i hibridni eventi financijski isplativi kako organizatorima, tako i agencijama? S jedne strane imamo uštede u smještaju, ugostiteljskim uslugama, tiskanim materijalima, a s druge strane veliko povećanje troškova potrebnih za tehničku opremu i podršku, najam virtualnih studija ili dvorana, aplikacija i sl. Radi se o potpuno različitim vrstama organizacija, o posve različitom konceptu formiranja ponude i cijene, o različitoj podjeli odgovornosti. Ušteda ili dodatni trošak ovise o vrsti samog događanja. Neka događanja koja zahtijevaju visoki stupanj interakcije velikog broja sudionika, nalažu korištenje skupih tehnoloških alata koji će to omogućiti, skupog tehničkog osoblja koje zna njima upravljati u realnom vremenu. S druge strane, ako se radi o djelomično pasivnom praćenju od strane sudionika, koriste se jednostavnije platforme. Nadalje, neki eventi koji mogu biti dijelom incentiva za partnere i/ili zaposlenike, i dalje mogu uključivati razne dodatne troškove poput nagrada, poklona i zahvala te organizacije kvizova, uključivanje poznatih osoba, koncerata i slično, što opet podiže cijenu projekta. Naravno, u svakom slučaju izostaje doživljaj destinacije kroz live društvena događanja koja su do pandemije bila ključan dio ponude o kojoj smo kao PCO i DMC vodili računa pa izostaje i taj pripadajući dio zarade.
Na koji način je moguće monetizirati virtualno ili hibridno događanje, odnosno ponuditi sudionicima vrijednost za novac? Potražnja i potreba za uključivanjem sudionika u pojedini virtualni projekt nalaže i stupanj monetizacije. To doista ovisi o vrsti skupa ili događanja, kao i potražnji za edukacijom.
Kao DMC organizirali ste i veliki broj incentive putovanja, koja su sada potpuno zaustavljena. Što mislite, kada će incentivi ponovno zaživjeti i koje će sve promjene sa sobom donijeti?Vjerujemo da će se incentive putovanja vratiti već u drugoj polovini ove godine, imamo takvih upita i radimo posvećeno kao da će se ipak više manje granice otvoriti nakon postignute procijepljenosti. Međutim, upiti se odnose na znatno manje grupe ljudi, uz korištenje aktivnosti na otvorenome.
Kakva su Vaša očekivanja od ove godine? Hoće li kongresna i event industrija ikada više biti ista kao prije pandemije?Mislim da niti kongresna niti event industrija više neće biti iste. Koristit će se i virtualni i hibridni modeli, no čim epidemiološka situacija dozvoli, vratit će se i oni „stari“ iz kojih izvire potreba za putovanjima, osobnim kontaktom, društvenim događanjima i otkrivanjima novih destinacija.
