Vincent van Wulfen: PCO je dirigent simfonijskog orkestra

Vincent van Wulfen, bivši predsjednik i počasni član IAPCO-a te konzultant, govori o ulozi i poziciji profesionalnih organizatora kongresa na međunarodnom tržištu

Vincent van Wulfen cijeli svoj profesionalni život posvetio je radu u nizozemskoj i međunarodnoj kongresnoj industriji. Karijeru je započeo u nacionalnom kongresnom uredu 1980., a kasnije je  osnivao i vodio PCO agencije, kao i kongresni odjel najveće nizozemske sveučilišne bolnice AMC. Nositelj je MPI-jevog certifikata CMM (Certified Meeting Manager), u 30-godišnjoj karijeri sudjelovao je u organizaciji više od  600 skupova. Član je mnogih profesionalnih udruženja, predavač i pokretač studija event managementa na sveučilištima u Nizozemskoj, a danas se bavi konzultantskim poslovima u području upravljanja poslovnim skupovima u vlastitoj tvrtki M2C2.

Od 1996. do 1998. Vincent je bio predsjednik udruge IAPCO, vodeće svjetske asocijacije profesionalnih organizatora kongresa (PCO). Početkom ove godine dobio je posebno priznanje: IAPCO ga je imenovao počasnim članom organizacije, titulom kojom se u 44 godine postojanja udruge može pohvaliti tek osam članova. S obzirom na respektabilno iskustvo i znanje, s Vincentom smo popričali o organizaciji međunarodnih kongresa, ulozi i važnosti PCO kompanija, standardizaciji i profesionalizaciji struke te budućnosti PCO-a.

Godinama ste prisutni u kongresnoj industriji, a IAPCO Vas je nedavno proglasio svojim počasnim članom. Što za Vas znači ovakvo priznanje?
Bio sam vrlo iznenađen kada su mi kolege u IAPCO-u iskazali veliku čast, ali i sretan što su prepoznali moj dugogodišnji rad i zalaganje za profesionalizaciju kongresne struke. Kada sam postao član 1988. godine, IAPCO je brojao svega 40-ak članova, no udruženje je brzo raslo, danas ima više od 100 članova širom svijeta i postalo je standardom u svijetu profesionalnih organizatora kongresa i ostalih događanja. Mnogi klijenti prepoznali su kvalitetu IAPCO PCO-a, koji moraju zadovoljiti stroge kriterije ne bi li postali punopravni članovi. Član sam IAPCO-a službeno bio sve do 2010., kada sam se umirovio. Kroz sve te godine bilo mi je zadovoljstvo raditi na razvoju asocijacije, stekao sam mnoga prijateljstva i vrijedne kontakte u svijetu, što mi je pružilo najveće osobno zadovoljstvo. 

Tko je PCO – profesionalni organizator kongresa? Što je ključno za specijalizaciju i izvrsnost ovakvih tvrtki na tržištu?
Organizacija kongresa je posebna profesija i zahtijeva specifična znanja te obučeno i iskusno osoblje. PCO je tvrtka koja raspolaže cijelim nizom specijalističkih znanja i vještina potrebnih za organizaciju nacionalnih i međunarodnih kongresa, konferencija i ostalih skupova, odnosno specijalizirana je za rad u kongresnoj industriji i podrška je klijentima u organizaciji i provedbi skupova. Projektni manageri u ovakvim kompanijama trebaju vladati različitim područjima: kreiranjem programa i koordinacijom govornika i njihovih sažetaka u suradnji s klijentom, upravljanjem budgetom i financijama, prikupljanjem sponzorstava, organizacijom izložbenog dijela, registracijom sudionika, organizacijom smještaja i prijevoza, društvenih događanja, marketingom i PR-om te svim ostalim potrebnim za kvalitetno događanje. Niti jedna druga kompanija – marketinška ili PR agencija, kongresni ured ili turistička agencija – nema tako širok spektar znanja. Dakako, PCO će za pojedine poslovne angažirati turističku agenciju ili PR agenciju, no on je taj koji dirigira orkestrom, i to simfonijskim orkestrom, a ne bendom od četiri čovjeka. PCO ima pod kontrolom cjelokupnu organizaciju i sve ostale dobavljače te garantira kvalitetu izvedbe cijelog skupa. Rekao bih da sklada glazbu cijelog događanja po nalogu klijenta.

Postoje četiri vrste PCO-a:
a) nezavisni PCO (independent PCO) je tvrtka specijalizirana u svakom aspektu organizacije skupova, angažirana od strane klijenta ukoliko klijent nema zaposlenog in-house PCO stručnjaka
b) bazični PCO (core PCO) je posebno specijaliziran za kongrese asocijacija te je u ime organizacijskog odbora klijenta odgovoran za program i budgetiranje, dok sve ostale usluge u organizaciji outsourca na lokalne dobavljače
c) in-house PCO – osoba (meeting planner) ili čitavi PCO odjel unutar korporacije ili asocijacije angažiran za poslove organiziranja evenata; AC Forum međunarodna je asocijacija koja okuplja inhouse PCO-e, uglavnom iz velikih medicinskih asocijacija
d) PCO/AMC (Association Management Company) – PCO-i koji ne nude samo logističke usluge, već pomažu u upravljanju i administraciji asocijacija, kao što su na svjetskoj razini MCI grupa, kanadska JPdl ili talijanska AIM grupa

Na tržištu postoje tri segmenta konferencija, ovisno o organizatoru: stručni skupovi asocijacija ili zaklada, korporativne konferencije te državne (vladine) konferencije. Svaka od njih ima svoje zakonitosti. Tako znanstveni skupovi naglasak imaju na razmjenu znanja i posljednjih znanstvenih postignuća u struci, dakle sadržaj je ključan, a ovakvi kongresi su financijski stabilni, planiraju se godinama unaprijed. Korporativne konferencije se često organiziraju za određenu ciljnu skupinu, s točno određenim ciljevima za kompaniju i često su jednokratne. Stoga su i financijski nestabilnije jer organizator doslovce mora privući publiku, vješto koristeći marketinške i PR alate. Vladine konferencije su pak najčešće plod političkih odluka, veliku važnost imaju protokol i osiguranje sudionika, a također su financijski stabilne.

Vergaderhamers – nizozemski sustav kvalitete dobavljača u kongresnoj industriji

Postoji li u Nizozemskoj zakonska regulativa koja definira status PCO kompanija?

U svijetu ne postoji zakonska regulativa vezana za standardizaciju PCO i DMC kompanija, pa tako ni u Nizozemskoj. Još ranih 80-ih prošlog stoljeća suočili smo se s problemom: svakojake tvrtke su same sebe nazivale PCO ili DMC agencijama, a mnoge turističke agencije su željele preuzeti ekskluzivnost za ovo područje, no one su samo dio priče u profesionalnoj organizaciji kongresa, kao što su i PR agencije, prevoditelji ili dobavljači audio-vizualne opreme. Stoga smo se unutar industrije odlučili okupiti i u okviru strukovnog udruženja VNC Vereniging Nederlandse Congresbelangen samostalno smo postavili standarde kvalitete ponuđača usluga u kongresnoj industriji. Osnovali smo nezavisno tijelo, Udrugu za mjerenje kvalitete konferencijskih centara i PCO-a te ustanovili sustav kvalitete pod imenom Vergaderhamers („kongresni čekići“) koji smo razvijali godinu dana, po uzoru na IAPCO standarde koje smo prilagodili nizozemskom tržištu. Danas je oko 90% vodećih kongresnih ponuđača (kongresnih prostora te PCO kompanija) uključeno u ovakav sustav vrednovanja, te su ocijenjeni s jednim do pet čekića ovisno o tome koji stupanj kvalitete usluge pružaju. Neki od njih ne uspijevaju niti ući u sustav kvalitete jer ne zadovoljavaju kriterije. Tako na primjer PCO agencija mora imati minimalno dva iskusna projektna managera unazad tri godine, organiziranih pet međunarodnih kongresa s najmanje 500 sudionika i deset nacionalnih kongresa s najmanje 200 sudionika.

Tvrtke plaćaju članstvo, odnosno procjenu nezavisnih i često „tajnih“ konzultanata koji se na licu mjesta mogu uvjeriti drže li se dobavljači postavljenih standarda, a za uzvrat dobivaju marketinšku potporu od strane udruge. Ovakav je sustav dobro prihvaćen i među klijentima koji angažiraju dobavljače za svoje evente jer im se na taj način jamči kvaliteta usluge i lakše im je odabrati pravog partnera jer znaju što mogu očekivati. Dakle, na članovima industrije je da se organiziraju i sami donesu pravila igre jer najbolje poznaju svoje tržište i mogućnosti.

Angažman PCO-a je prednost, ali ne i obveza organizatora

Je li u Nizozemskoj i Belgiji uobičajeno da klijenti angažiraju PCO kompanije za svoja događanja? Odnosno, jesu li obvezni angažirati usluge takve kompanije u slučaju da samostalni meeting planner ili PCO/event odjel unutar kompanije, udruge ili vladine agencije posjeduje iskustvo i znanje za samostalnu organizaciju skupa? 
Ukoliko ste organizator poslovnog događaja, nitko vas ne može natjerati da angažirate PCO agenciju. To je stvar slobodne volje tvrtke ili pojedinca želi li profesionalnu pomoć u organizaciji. Dakle, na njemu je rizik hoće li uspjeti samostalno organizirati kvalitetnu konferenciju ili će konferencija propasti radi njegovog nedovoljnog iskustva i znanja. Također, može odlučiti angažirati PCO tvrtku samo za dio poslova, na primjer za smještaj ili prikupljanje registracija. Obično organizator, odnosno organizacijski odbor ostavlja pod svojom kontrolom najvažnije poslove – kreiranje programa konferencije i angažiranje predavača te kontrolu nad budgetom, a sve ostalo može outsourcati.

Budimo iskreni, da biste organizirali manju konferenciju, ne trebate biti nuklearni fizičar, odnosno u nekim slučajevima PCO tvrtka vam nije potrebna. S druge strane, treba imati na umu da organiziranje konferencija obuhvaća puno svakodnevnih aktivnosti, a iskusna PCO tvrtka može pomoći na način da organizira stvari u kraćem roku i s manje troškova jer ima dobre odnose s ostalim dobavljačima, zna gdje se može dodatno uštedjeti i kako pregovarati s hotelima, itd. PCO tvrtka koja pruža potpunu uslugu u organiziranju kongresa oslanja se na niz vještina, kao što su upravljanje, komuniciranje, marketing, financije, logistika, itd. Koncept PCO-a je nastao iz potrebe za stručnim vođenjem konferencija, a event management uključuje različite vještine koje se usko prožimaju kako bi se dobio dobar rezultat. Rad na različitim eventima pruža PCO-u inovativan izvor iskustava koji može podijeliti s klijentima. Jako je važno na početku definirati očekivanja, bilo da je riječ o in-house PCO odjelu ili nezavisnoj PCO tvrtki. PCO povećava kvalitetu eventa i podiže ga na višu razinu.

Što mislite, kakva je budućnost PCO-a? U Hrvatskoj se često događa da organizatori skupova ne žele angažirati PCO tvrtku radi uštede na agencijskoj proviziji ili honoraru. Na koji se način PCO-i trebaju nositi s ovime i kako mogu održati konkurentnost?
Za uspjeh je ključno partnerstvo i iskren odnos klijenta i PCO tvrtke. Budite otvoreni i iskreni, klijenti nisu glupi. Danas se sve može provjeriti na internetu, od cijene soba na dalje. U Nizozemskoj su neke turističke agencije na lošem glasu jer kada vide da je u pripremi veći kongres, ugovaraju alotmanske cijene s hotelima, koje onda preprodaju klijentima za dvostruko veće iznose. To je možda bilo moguće do početka devedesetih, ali danas više nije. Nemojte zavaravati klijente, budite transparentni. U početku im recite: naplaćujemo proviziju, no zato zaračunavamo manju satnicu / naplaćujemo veću satnicu za naš rad, ali ne uzimamo proviziju.

Nemojte prodavati destinaciju s turističkog stajališta. Počnite je prodavati kao centar znanja. Pronađite sveučilišta, bolnice, istraživačke laboratorije, znanstvene institute koji su vodeći u svojim sektorima. Podržite njihove članove kako biste zajedno privukli konferenciju u destinaciju.
Nemojte gledati samo svoj vlastiti interes. Surađujte s kongresnim uredom kako biste zajednički promovirali destinaciju. Imajte povjerenja jedni u druge.
Prigrlite nove tehnologije. Odgovorite na potrebe klijenata. Dajte im besplatan pristup internetu ako to pridonosi rezultatu. Kreirajte inovativne i povoljnije načine do jednakog ili boljeg rezultata.

Unazad nekoliko godina imate vlastitu konzultantsku tvrtku. Na kakvim projektima radite i koga konzultirate?
Da, od 2010. vodim M2C2 - Meeting Management Coaching & Consultancy. U zadnjih nekoliko godina dosta sam radio s kongresnim uredima, sudjelovao u njihovu osnivanju ili rebrandingu. Također, aktivan sam u obrazovnim institucijama, gdje sam pokrenuo i osmislio specijalizirane studije iz raznih područja kongresne industrije. Veseli me raditi s mladim profesionalcima, pružam cocahing mladim kolegama. Često držim i predavanja na stručnim konferencijama te radim studije o otvorenju novih kongresnih dvorana. Konzultiram organizacijske odbore asocijacija u području programiranja i budgetiranja kongresa te sam sudjelovao u pripremi bidbooka i organizaciji smještaja za event s 45.000 noćenja.
Posebno sam angažiran u projektima medicinskih organizacija: za jednu farmaceutsku kompaniju sam osmislio ciljane tečajeve, a očnu polikliniku iz Perua sam strateški savjetovao u području marketinga. Iako sam službeno u mirovini, nije mi dosadno. Volim putovati, ali otkada imam svoju tvrtku, mogu slobodnije organizirati vlastito vrijeme, dulje biti na odmoru…

Što znači IAPCO PCO status? Koje kriterije treba zadovoljiti PCO kompanija da bi postala članicom IAPCO-a? Kako članstvo može pomoći tvrtkama iz Hrvatske?
IAPCO predstavlja garanciju visoke kvalitete u organizaciji međunarodnih skupova, stoga nije lako zadovoljiti njihove kriterije.
Ukoliko hrvatski PCO želi zatražiti članstvo, prvo se treba prijaviti i popuniti obrazac za članstvo, odnosno mora vrlo detaljno specificirati barem deset međunarodnih kongresa koje je organizirao, od kojih barem pet mora biti s najmanje 400 sudionika iz pet ili više zemalja, s 40% stranih sudionika, zatim priložiti listu budućih kongresa za najmanje 400 sudionika u kojima je PCO je odgovoran za cjelokupnu organizaciju skupa.Nakon priloženih referenci, IAPCO-ovo vijeće za razmatranje prijava kontaktira nekoliko navedenih inozemnih klijenata te provjerava reference. Također, PCO mora o svom trošku ugostiti IAPCO-ovog izaslanika na odabranom kongresu te u svom uredu. Nakon što je sve prethodno zadovoljeno, Vijeće se sastaje i odlučuje o primanju u članstvo. Svaki član prolazi ponovno svake godine kroz sustav kontrole kvalitete, kako bi se održali visoki standardi poslovanja koji se očekuju od članova IAPCO-a.

PCO koji je primljen u članstvo uživa u nizu prednosti:
- mreži visoko kvalificiranih profesionalaca širom svijeta
- prepoznavanju kvalitete od strane klijenata na međunarodnoj razini, po pravilima programa za procjenu kvalitete
- marketinškoj promociji kroz IAPCO newsletter, koji se trenutno šalje na 3700 međunarodnih adresa, posebno asocijacija
- korisnim alatima koji pomažu na natječajima za nove poslove
- besplatnom pristupu IAPCO-ovoj bazi kontakata
- nižim cijenama za IAPCO edukacije, od kojih je najcjenjeniji godišnji seminar u Wolfsbergu
- pristupu stručnim vodičima i smjernicama unutar struke
- putem niza osobnih kontakata uvid u poslovnu inteligenciju i najbolje prakse poslovanja, itd.
Cilj je organizacije upoznati što više klijenata iz asocijacija, farmaceutskih i ostalih korporacija s prednostima angažmana IAPCO PCO-a koji su zadovoljili visoke standarde kvalitete, zatim profesionalizacija struke kroz obrazovne i ostale aktivnosti te priznavanje profesije organizacije skupova na međunarodnoj razini. Među ostalima, članice organizacije su vodeće svjetske PCO grupacije, kao što su MCI grupa, AIM grupa, Kenes, K. I. T. grupa, CPO Hanser, itd.

Razgovarala: Daniela Kos