Prilagodba turbulentnom svijetu evenata: burnout, održivost i promjenjive potrebe klijenata
Tehnološki noviteti dio su kongresne industrije pa je neophodno držati korak s novim tehnologijama kako biste si olakšali posao organizacije događanja, a sudionicima pružili naprednije korisničko iskustvo. Iz tog razloga i donosimo savjete kako tradicionalne alate zamijeniti digitalnim, a alternativa je toliko da ne biste vjerovali.
AkreditacijaAkreditacije su oduvijek bile neizostavan dio svakog događanja. Međutim, akreditacije iziskuju velike logističke napore i proizvode puno otpada ako ih se ne reciklira. Čak ni najnovije uvođenje QR kodova ne čini ih privlačnijima. Tehnički, radi se o komadu papira i teško je time biti impresioniran. Što kažete na akreditacije s mobilnim aplikacijama, beacon tehnologijama, tehnologijom RFID koja koristi radio frekvenciju i bežičnom tehnologijom NFC? Mogućnosti su beskonačne. Pametne akreditacije omogućavaju brzu prijavu i jednostavan ulaz, njima možete kupovati robu, hranu, piće, sudjelovati u nagradnim igrama i jednostavno dijeliti sadržaj putem društvenih mreža. Pametne akreditacije također nude mnoštvo analitičkih podataka u stvarnom vremenu te nevjerojatne mehanizme prikupljanja povratnih informacija.
Klasična prezentacijaPowerPoint se koristi na eventima već 26 godina i to je dovoljan podatak kako biste znali da je vrijeme za promjenu. Slajdovi mogu biti vizualno privlačni ako predavaču služe samo kao podloga za predavanje, ali pokušajte se sjetiti koliko ste zanimljivih slajdova vidjeli u zadnje vrijeme? Budite kreativni i razmislite o drugim načinima kako bi predavači mogli iznijeti svoje izlaganje. Kombinirajte multimedijalne kanale poput videa, slika, zvukova, predmeta i sl. Predavaču možete dati detaljne upute kako može vizualno predstaviti svoje znanje. Potrebno je dosta iskustva da bi se prezentacija održala bez slajdova te stoga pokušajte dogovoriti s predavačem da prezentaciju kombinira s mobilnom aplikacijom, rekvizitima, glazbom i sl. Što više kombinacija i kreativnosti, to bolje!
Tiskani programStvarno je zabrinjavajuće ako se još uvijek bojite da ćete na eventu ostati bez dovoljno primjeraka tiskanog programa s označenim rasporedom predavanja i pauzama. Teško da ćete se na taj način ikada uspjeti rješiti tiskanog programa. U većini slučajeva programi su veličine A4, iziskuju određenu investiciju, a nitko ih ne želi sponzorirati. Možda bi umjesto toga bilo bolje koristiti nove tehnološke alate za prikaz programa koji bi sudionicima mogli biti zanimljivi. Danas kada su svi na Facebooku, ne možete reći da sudionici nisu u stanju ili ne žele skinuti mobilnu event aplikaciju. Takve aplikacije vrijede jako puno, a vjerojatno za to postoji i razlog. Pored aplikacije, možete koristiti interaktivne zaslone, prikazati program putem društvenih mreža, online vijesti i sl.
VizitkeOduvijek se očekivalo da na event nosite sa sobom i hrpu vizitki. Trebaju li vam vizitke da se povežete s ostalim sudionicima? Postoji puno boljih načina da razmijenite informacije i kontakte. Profesionalni organizatori eventa smatraju da se, bez obzira imate li vizitku ili ne, još uvijek možete umrežavati. Pozovite sudionike da iskoriste mogućnosti društvenih mreža i optimiziraju vašu mrežu kontakata s postojećim tehnologijama. Koristite pametne akreditacije, kontaktne poslovne kartice, beacon vizitke. Što god želite. Alternativa je toliko da ne biste vjerovali. Naravno da će uvijek postojati oni koji će i dalje koristiti obične vizitke, ali radi se o tome da vi kao profesionalni organizator evenata trebate ohrabriti sudionike da koriste tehnološki naprednije načine za komunikaciju i povezivanje s ostalima.
Formulari s upitnicimaPovratna informacija je iznimno važna i o tome uopće ne treba raspravljati. Ali ako sudionicima počnete dijeliti formulare na kraju eventa, tražeći da ih popune i vrate, vrlo vjerojatno će većina brzinski to ispuniti da što prije odu. Umjesto toga, na tržištu postoji mnoštvo digitalnih opcija koje će vam uštedjeti vrijeme. Za početak počnite koristiti zaslone na dodir, zatim upitnike preko event aplikacije, društvene mreže, online ankete i sl. Iskoristite mogućnost da sudionici podijele svoje iskustvo s eventa, razmijene mišljenje s ostalim sudionicima. Povećajte broj odgovora tako što ćete navesti sudionike da sami objave kako im je bilo na eventu.
Pitanja i odgovoriVrijeme za pitanja i odgovore nakon predavanja može potaknuti sudionike da iznesu svoje mišljenje. Međutim, treba vremena da mikrofon dođe iz ruke jednog sudionika do drugog. Radije koristite lagani, spužvasti mikrofon za bacanje ili investirajte u mikrofon aplikaciju koju sudionici mogu koristiti na svojim pametnim telefonima. Još jedna zanimljiva ideja je prikaz pitanja uživo na velikom zaslonu kako bi se svi sudionici ohrabrili da sudjeluju, a ne samo oni najhrabriji. Na taj način pitanja mogu biti moderirana, a uvođenje glasanja omogućuju da se istaknu najzanimljivija pitanja. Pored toga, govornici i panelisti dobili bi na vremenu da razmisle i formuliraju odgovor.
Registracijski pultovi Prilikom dolaska na event, sudionici se prvo susreću s procesom registracije. Stolovi s akreditacijama, dugački redovi, pomoćno osoblje koje obično nije od pomoći i opća zbrka ne ostavljaju baš najbolji prvi dojam. Razmislite o tome da počnete koristiti tablete i da budete pri ruci tamo gdje je najpotrebnije. Skenirajte ulaznicu ili upišite ime kako bi se automatski isprintala akreditacija. To je puno bolje od neprestanog traženja imena na abecednoj listi. Još jedna od mogućnosti su samoposlužni uređaji uz koje ipak netko treba stajati kako bi pomogao manje spretnima.
GotovinaAko sudionici nisu ponijeli dovoljno gotovine ili su je potrošili brže od očekivanog, trebali biste imati rješenje za takve situacije. Naravno da možete osigurati mobilne bankomate, ali postoje i bolje opcije. Dogovorite se s pružateljima usluga da omoguće mobilno plaćanje karticama putem mobilnih POS uređaja. Neki festivali funkcioniraju po principu kupona koji se zatim mijenjaju za hranu i piće. Još bolja opcija su narukvice. Sudionici trebaju povezati svoje kreditne kartice s elektroničkim narukvicama što im omogućava kupovinu jednostavnim dodirom ili prislanjanjem narukvice. Ta su rješenja sigurna jer se koristi autorizacija PIN-a ili otiskom prsta.
Predavanja bez interakcijeVjerojatno ste imali priliku čuti izvrsne predavače. Ima puno i onih prosječnih. Ponekad predavači iznose svoje poglede na situaciju koju nisu osobno doživjeli i time gube kredibilitet kod publike. Ili im jednostavno niste dali dovoljno jasne upute pa predavanje nije ispunilo očekivanja sudionika. Iako je predavač još uvijek glavna zvijezda eventa, vjerojatno postoje alternative koje možete iskoristiti u svom programu i ponuditi sudionicima još vrjednije iskustvo. Umjesto klasičnog predavanja, pozovite sudionike na pozornicu spontano i intervjuirajte ih. Koristite video, intervjue, male radne skupine, formu kazališta. Razmislite o inovativnim i kreativnim zamjenskim modelima običnog predavanja. Puno snažnije može djelovati direktno mišljenje sudionika koji izađu na pozornicu, čak i ako nisu vrhunski govornici. Radionice su također odličan primjer kreativnog prenošenja znanja i ideja.
Pisani putokaziBilo da planirate festival, skup ili konferenciju, sudionicima će uvijek biti od velike pomoći vizualni putokazi kako bi znali gdje se trenutno nalaze i u kojem pravcu trebaju ići. Ne zaboravite da se ne snalaze baš svi najbolje s pisanim uputama. Tu se međutim najčešće susrećete s problemom izmjena rasporeda dvorana ili sjedenja u zadnji čas nakon što je već sve isprintano. Prelazak na digitalnu tehnologiju rješava taj problem. Zasloni osjetljivi na dodir, interaktivni zasloni s 3D kartama ili event aplikacije s geolokacijom bit će vam od velike pomoći ne samo kod izmjena, već predstavljaju dodatnu priliku za interaktivan pristup sudionicima, a možda i osiguraju prihod od sponzorstva.
