Luc Gesvret: Hoteli danas postaju poput savjetnika za goste pomažući im osmisliti boravak usklađen s njihovim vrijednostima
Ukoliko sudionike stavite na prvo mjesto, bilo u procesu planiranja, kroz komunikaciju ili na samom događanju, i učinite sve da zadovoljite njihove potrebe, na dobrom ste putu.
Prilikom organizacije događanja vaš cilj je učiniti sudionike zadovoljnima i ostaviti dobar dojam. No, zadovoljstvo sudionika nije nešto što dolazi samo od sebe, ponekad je za to potrebno puno planiranja, truda i rada. Pri tome je važno znati da sudionici nisu nužno zadovoljni samo događanjima s velikim budžetom, već im je i s malim budžetom moguće izmamiti osmijeh na lica. Zato predstavljamo 16 načina kako to i ostvariti.
1. Pokažite da vam je stalo Upoznajte se sa sudionicima, saznajte što više o njima, njihovim problemima te što očekuju od eventa i na primjeren način reagirajte. Osmislite ankete i dajte im priliku da kažu nešto o sebi. Jedan od glavnih načina kako pokazati da vam je stalo je tako što ćete ih saslušati i postaviti prava pitanja. Ponekad je upravo to dovoljno da u njihovim očima budete drugačiji od konkurencije.
2. Podijelite pokloneSvi volimo dobivati poklone, ali jednostavno ne možemo svakom sudioniku dati najnoviji gadget. Međutim, svoju ponudu možete poboljšati tako što ćete ponuditi webinar ili kratki tečaj iz neke relevantne teme. Pokažite da ste dobro razmislili o svemu i to će već učiniti vaše događanje drugačijim od drugih. Ako se pak brinete da će samo uzeti poklone i otići, rasporedite podjelu poklona u nekoliko faza događanja, time će i uzbuđenje sudionika biti veće.
3. Pokažite im da su važniPokažite sudionicima da nisu samo još jedni u nizu. Personalizirajte svoju komunikaciju s njima kako bi se osjetili važnima. Nastojte im što prije odgovoriti na upit ili poruku, pa čak i ako se samo radi o potvrdi primitka. Izgradnja ovakvog odnosa pomaže u izgradnji lojalnosti brendu i povećava vjerojatnost da će vas preporučiti svojim prijateljima. Cijenite njihovo mišljenje o eventu, a o iskustvima sudionika i preporukama ovisi i posjećenost vašeg sljedećeg događanja.
4. Nagradite vjernost Uz svu konkurenciju i brendove koji nastoje zadobiti pažnju vaših sudionika, od osobite je važnosti nagraditi vjernost dugogodišnjih sudionika. Ponudite im kartice vjernosti, ekskluzivne popuste, ponude za ranu rezervaciju ili nagrade samo za sudionike s vaše mailing liste.
5. Razmislite o potrebama sudionikaPlanirajte event prema sudionicima i njihovim potrebama, a ne potrebama sponzora. Razmotrite mogućnosti suradnje sa sudionicima. Pitajte ih što žele, zašto dolaze na event te što bi htjeli ostvariti i zatim te informacije dobro iskoristite.
6. Podignite energijuBez obzira koliko je vaše događanje uspješno, sudionicima nakon nekog vremena padne energija, posebice ako se event sastoji od puno sjedenja, stajanja ili ako je održan veći broj prezentacija. Zato je potrebno obnoviti energiju i raspoloženje sudionika, a neki od načina su kraće sesije, prelazak iz jednog prostora u drugi, područja za networking, grickalice ili jednostavno drugačiji razmještaj namještaja kako bi se promijenio ambijent.
7. KomunicirajteSudionici vole biti informirani, tako da je komunikacija s njima od velike važnosti. Informirajte ih što se događa na jednostavan i lako razumljiv način. Uključite se na društvene mreže. Komunikacija je od ključne važnosti kako bi vaši sudionici znali da ste dostupni i da osluškujete njihove potrebe.
8. Učinite event zanimljivim Napravite nešto drugačije, budite inovativni i začinite događanja koja se ponavljaju nečim novim. Čak i ako se radi o nekoj sitnici, to ponekad može biti dovoljno da napravi razliku i ostavi trag u iskustvu sudionika. Također, razmotrite sve aspekte vašeg eventa, od sudionika, do kreativnog marketinga i sponzorstava, kako biste ostvarili pozitivnu atmosferu.
9. Pomno odaberite govornike Dobri govornici mogu prenijeti veliki broj informacija i biti od velike važnosti. Isto tako, loš govornik može pokvariti raspoloženje na dobrom događanju. Pomno odaberite govornike i potaknite ih da njihovo predavanje bude interaktivno. Dobri i angažirani govornici pomažu podizanju raspoloženja i daju sudionicima osjećaj da su sudjelovanjem dobili više, te da je njihovo vrijeme dobro utrošeno.
10. Poboljšajte pristupačnost Vaše događanje trebalo bi biti pristupačno svima, od sudionika u invalidskim kolicima do sudionika s posebnim zahtjevima glede prehrane. Osigujrate da su svi dobro zbrinuti i da mogu u potpunosti sudjelovati. O tim potrebama informirajte se unaprijed kako biste mogli prije samog dolaska sudionika još jednom provjeriti je li sve u redu. Zadnje što želite je da se osobe s posebnim potrebama na bilo koji način osjećaju isključenim. Pristupačnost može također uključivati jednostavnost dolaska na događanje, tako da možete i to uzeti u obzir pri odabiru mjesta održavanja događanja. Ukoliko nije jednostavno doći do mjesta događanja, razmotrite mogućnost organizacije prijevoza kao biste potaknuli što više sudionika na dolazak.
11. Pobrinite se za tehnologijuTehnologija može poboljšati iskustvo sudjelovanja, ali isto tako i vama olakšati posao. Primjerice, posebna aplikacija za potrebe događanja kojom se sudionicima omogućava brza prijava u hotel ili neke sve lako dostupne informacije vezane uz event može biti od neprocjenjive važnosti. Čak i ako nemate budžet za visokotehnološke proizvode, još uvijek biste trebali osigurati ono osnovno kao što što je besplatan WiFi. Mogućnosti su razne, pa se uz malo inovativnosti i sponzorstva može puno ponuditi u području tehnologije.
12. Budite iskreniNema ništa gore od visokih očekivanja uništenih u zadnji čas kada shvatite da nešto nije izvedivo ili da je uzrok problema loša komunikacija. Sudionici znaju cijeniti iskrenost i ako u nečemu ne uspijete, budite iskreni i prijeđite na plan B. Ako pak ne postoji alternativa, i to komunicirajte iskreno. Neki sudionici možda upravo zbog toga dolaze i vjerojatno im se neće to svidjeti, ali će im svakako biti drago da što prije dobiju tu informaciju. Sasvim je sigurno da ne može uvijek sve biti savršeno i ne može se uvijek svakoga zadovoljiti, ali nema ništa gore od organizatora koji ne želi priznati da su neke stvari mogle biti kvalitetnije napravljene. Ukoliko znate da ste napravili pogrešku, ispričajte se sudionicima, kako ta pogreška ne bi previše negativno utjecala na njihova iskustva s eventa.
13. Omogućite networkingMogućnosti networkinga sudionicima pomažu u jačanju dugotrajnih veza i u godinama koje dolaze sjećat će se da su se upoznali i započeli suradnju upravo na vašem događanju. Networking pomaže sklapanju poslova i poznanstava, a to je također prilika za razmjenu znanja i stručnosti s istomišljenicima i može podići događanje na višu razinu. Sudionicima je dosta važno tko dolazi na event, pogotovo ako je netko od predavača ili ostalih sudionika javna osoba ili priznati stručnjak. Ponudite im popis predavača i sudionika kako bi to mogli iskoristiti za networking.
14. UsporiteNe žurite i ne pokušavajte ugurati previše u program jer sporiji ritam događanja omogućava da se usredotočite na kvalitetu. Može biti primamljivo pokušati ugurati što više u program, ali ukoliko vaši sudionici jure s jedne aktivnosti na drugu, neće biti učinkoviti i proces učenja neće biti zadovoljavajući. Omogućite sudionicima da apsorbiraju sve što se događa oko njih i da se usredotoče na učenje odnosno networking, a ne da jure s jednog mjesta na drugo.
15. Omogućite ekskluzivnost Dodavanje elementa ekskluzivnosti vašem eventu učinit će sudionike zadovoljnim, posebice ako su u nečemu prvi i imaju mogućnost dijeliti svoja iskustva s prijateljima. Ovo ćete ostvariti tako što ćete sudionicima omogućiti ekskluzivni pristup sadržaju, nadolazećim proizvodima ili informacijama. Što vrjednije informacije im možete ponuditi, to bolje. VIP područja, pristup backstageu, raniji dolazak ili registracija bez čekanja podižu razinu ekskluzivnosti.
16. Primijenite nova znanjaUčinite nešto drugačije i omogućite sudionicima novu perspektivu tako da na vašem događanju osvijeste nešto novo i promijene svoje ponašanje. Omogućavanje novih znanja i shvaćanja daje dodatnu vrijednost događanju. Zbog ovoga će im vaš event ostati u pamćenju i stalno će se vraćati.
