6 najvažnijih savjeta za organizaciju virtualnog eventa

Na događanjima sudjelujemo kako bismo se profesionalno usavršavali, međusobno umrežavali te stvarali iskustvo i sjećanja na ista. No, postoje okolnosti kada se eventi ne mogu održati u fizičkom okruženju, kao što je to slučaj uslijed pandemije COVID-19, stoga je tu tehnologija koja vam omogućuje da ne trebate vaše događanje otkazati, već ga možete održati 100% virtualno ili pak hibridno, tj. s djelomičnim elementima uživo. Profesionalni organizatori kongresa i organizatori događanja imaju iskustva u postavljanju i upravljanju fizičkim događanjima te jednako učinkovito mogu upravljati eventima u virtualnom okruženju. Penta, kao jedna od najpoznatijih hrvatskih PCO agencija, donosi šest najvažnijih savjeta kako uspješno organizirati takvo događanje.

Virtualni vs hibridni eventi

U virtualnom događanju vaša publika djeluje u potpuno virtualnom okruženju, bilo putem digitalnih alata za video konferencije, prijenosa uživo, platforme za virtualno događanje ili neke druge metode, dok u hibridnim događajima publika sudjeluje i uživo i virtualno, na primjer sesija uživo koja se prenosi široj publici ili kongres tj. izložba na kojoj sponzori prisustvuju online te fizički na eventu.

Prednosti virtualnih i hibridnih događanja

1. Niži troškovi i manje angažiranih resursa koji omogućuju uštedu vremena u organizaciji i širi, raznolikiji doseg publike.
2. Fleksibilnost, koja omogućuje da sve možete ažurirati u posljednjem trenutku.
3. Mjerljivost i izvještavanje koji omogućuju dobivanje još više podataka s vašeg događanja te ujedno više načina na koje možete pokazati vrijednost događanja.
4. Neotkriveni potencijal virtualnog okruženja koji pruža više prostora za kreativnost i doprinos putem različitog sadržaja te otvara nove mogućnosti sudjelovanja za vaše sudionike i sponzore.

Najvažniji savjeti:

1. Prilagodite svoje planiranje i strategiju eventa

Vaša virtualna strategija događanja neće odgovarati strategiji planiranja događanja uživo. Prilagođavanje vašeg plana virtualnim događanjima otvara nove mogućnosti koje morate uzeti u obzir. Kako se vaši ciljevi i prioriteti trebaju promijeniti s virtualnim događajem? Mogu li se proširiti? Treba li nešto isključiti?

2. Razmislite o svojoj publici i dajte sadržaju jak kontekst

U virtualnim je događanjima, u usporedbi s fizičkim, znatno teže svesti ometanja na minimum i držati publiku angažiranu. Uložite trud u stvaranje doživljaja na način koji će vam pomoći da otkrijete vrijednost sadržaja i potaknete svoje sudionike na angažman. Razmislite o dodavanju interaktivnosti u svoj virtualni događaj s nekim od sljedećih opcija:

• Povratne informacije i sesije za pitanja povećavaju angažman i pomažu u osiguravanju dvosmjerne komunikacije. Što se više sudionika uključi, to će vrijednost događanja biti veća.
• Ankete mogu pružiti zanimljiv uvid tijekom prezentacija i nakon njih kako biste vidjeli tko od sudionika je bio aktivan te zaista participirao u događanju
• Virtualni lobiji sudionicima nude vrijedan trenutak za razgovor i predstavljanje te međusobno umrežavanje.
• Virtualne izložbe za vaše sponzore ponudit će razlog više sponzorima da podrže i vaš sljedeći event.

3. Odredite unaprijed što ćete mjeriti tijekom eventa

Više uvida u informacije znači više načina na koji možete pokazati vrijednost eventa, stoga je važno unaprijed uskladiti prave mjerne podatke za vaš event. Podaci će vam pomoći u upravljanju vašim budućim događajima i pružit će vrijedan uvid sponzorima događaja.

4. Uložite napor u edukaciju svojih sudionika i sponzora

Budući da je ovo novi oblik sudjelovanja u događanjima, možda će trebati neko vrijeme da se publika educira u smislu da se upozna kako da sudjeluju u vašem događaju. Vaši sponzori moraju razumjeti sve mogućnosti virtualnog događaja, pa uložite vrijeme da biste objasnili sve prednosti za njih.

5. Promovirajte svoje virtualno događanje

Razmislite o pružanju vrijednog sadržaja prije, za vrijeme i nakon eventa. Vaš sadržaj može živjeti dugo nakon vašeg događaja i može biti dostupan na zahtjev da bi stvorio dodatnu buduću vrijednost.

6. I posljednje, ali ne najmanje bitno: pronađite partnera u pružatelju usluge virtualnog događanja na kojega se možete u potpunosti osloniti

Na koji način najbolje mogu predstaviti sadržaj u virtualnom okruženju? Koju platformu odabrati? Gdje mogu smjestiti svoj sadržaj, kako olakšati umrežavanje sudionika? To su važna pitanja koja ćete si postavljati pri postavljanju svih alata za vaše virtualno događanje. Pronalaženje pružatelja usluge koji može povezati s jedne strane organizaciju i upravljanje događanjem, i s druge strane tehnologiju, ključ je uspješnog postavljanja vašeg virtualnog događanja. Profesionalni organizatori kongresa i organizatori događanja imaju iskustva u postavljanju i upravljanju fizičkim događanjima te jednako učinkovito mogu upravljati eventima u virtualnom okruženju. Bilo da je riječ o sponzorskim paketima, brendiranju i promociji vašeg događaja ili pak odabiru prave audio-vizualne tehnologije i alata za angažiranje aktivnog sudjelovanja publike- svi oni već postoje u strategiji i planiranju fizičkih događanja. Profesionalni organizatori događanja pomoći će vam da se učinkovitije krećete virtualnim okruženjem na zadovoljstvo vaših sudionika i sponzora.