Ambasador Program - ključ za dobivanje skupova međunarodnih asocijacija

Ambasador programe uglavnom kreiraju kongresni uredi za lokalne stručnjake iz područja znanosti, medicine ili akademske zajednice, članove međunarodnih udruženja koji imaju snažan ugled u stručnim krugovima i dovoljnu snagu da predlože i dovedu veće skupove u svoje matične zemlje. Često kandidatura i lobiranje uopće nisu lagan zadatak i traju godinama, stoga postojanje razrađenih aktivnosti i pogodnosti u okviru Ambasador programa može biti značajna pomoć, ako ne i presudan čimbenik, pojedincu koji inicira organizaciju takvog skupa u svojoj zemlji.

Danas gotovo svaka značajnija kongresna destinacija, koja cilja na skupove asocijacija, ima neki oblik Ambasador programa, a kao najuspješniji primjeri navode se oni kongresnih ureda Glasgowa, Praga i Melbournea. Ovi programi su mnogo više od marketinško-prodajnih „mamaca“ kojima kongresna industrija sebi želi priskrbiti više posla. Naprotiv, služe kao temelj za generiranje novog znanja, privlačenje stranih ulaganja, kao i ulaganja u podizanje znanstvenih kapaciteta destinacije.

Hrvatska, s druge strane, niti u vrijeme postojanja nacionalnog kongresnog ureda, koji je nakon niza godina rada ukinut 2013., nije imala razrađeni sustav koji bi okupljao lokalne ambasadore. Prema riječima Aleksandre Mandić-Kauzlarić iz Kongresnog ureda Zagreba, tijekom 1980-ih održavali su se godišnji susreti sa zagrebačkim ambasadorima, na kojima su na poziv gradonačelnika sudjelovali vodeći ljudi industrije te se informirali o novostima i podršci u organizaciji skupova, no nakon rata i te su aktivnosti prestale. Zlatan Muftić, voditelj zagrebačkog kongresnog ureda, slaže se da nam je takav program potreban. „Mislim da bi za Hrvatsku bilo dobro osmisliti Ambasador program na nacionalnoj razini, no ukoliko se u tom smislu stvari ne promijene, svakako ćemo kao destinacija o tome morati povesti računa.“, izjavio je Muftić.

Jedan od kongresnih ureda koji se može pohvaliti vrlo uspješnim Ambasador programom je Kongresni ured Praga. Riječ je o jednoj od najuspješnijih destinacija po broju održanih kongresa u Europi, iako je ukupan godišnji budžet kojim raspolažu vrlo mali. Njihovom uspjehu doprinosi upravo ovakav Program; nekoliko profesora i doktora s velikom posvećenošću kandidiraju Prag i motiviraju kolege da dovode skupove u Prag. Kongresni ured je za svoje ambasadore razvio cijeli niz besplatnih aktivnosti, od pomoći pri kandidaturama, do selekcije odgovarajućih kongresnih prostora, organizacije obilaska prostora (engl. site inspectiona), promocije skupa i ostalog. Osim toga, redovno okupljaju svoje ambasadore na posebnim društvenim i edukativnim događanjima, a osnovali su i prestižni Ambassador Club koji trenutno broji oko 200 članova.

Ambasador program – puno više od promocije
„Ambasador programi su značajan mehanizam u procesu prodaje destinacije i većinom ih razvijaju oni kongresni uredi koji su prerasli osnovne promotivne aktivnosti kao svoju pretežnu djelatnost i iskoračili u proces prodaje i kandidiranja (engl. bidding).“, pojašnjava Miloš Milovanović, konzultant međunarodne tvrtke Gaining Edge i bivši direktor kongresnog ureda Srbije. Milovanović savjetuje kongresne destinacije i pomaže im, između ostaloga, razviti ovakve ciljane programe.

„U novije vrijeme se smatra da je posao kongresnih ureda da daju svoj doprinos u predstavljanju destinacije kao mjesta koje je povoljno za život i rad, koje obiluje inovacijama, novim tehnologijama, istraživačkim centrima, snažnim akademskim institucijama, kao mjesta čiji je razvoj zasnovan na znanju i rezultatima. Da bi prešao na tu napredniju razinu funkcioniranja, kongresni ured treba razviti mrežu kontakata i komunikacija s ovakvim institucijama i njihovim liderima, a oni su upravo potencijalni ambasadori. Zato je Ambasador program jedan od koraka u razvoju kongresnih ureda koji razlikuje one tradicionalne i one koji pokušavaju pratiti modernije pristupe u marketingu destinacije.“

Kako napraviti kvalitetan Ambasador program?
„Postoji više modela u kreiranju Ambasador programa. Važno je da kongresni ured izabere model koji će da odgovarati veličini destinacije, snazi kongresne industrije, broju potencijalnih ambasadora, odnosima između njih i njihovih institucija, itd. Ne postoji model koji je svuda primjenjiv i zato je neophodno Program modificirati prema destinaciji, a ne obrnuto. Ipak, najvažnije od svega je kako će se Programom upravljati, s koliko volje i energije će zaposlenici ureda održavati kontakte s lokalnim liderima, koliko često će ih pozivati ili sastajati se s njima, koliko će ih uključivati u svoje planove i aktivnosti, itd. Često mislimo da ti ljudi nisu zainteresirani za stvari izvan svoje struke, ali to nije točno. Oni i jesu lideri u društvu zato što imaju viziju bolje i razvijenije zajednice i ako netko s njima tu viziju dijeli, odnosno zna im ponuditi programe i aktivnosti koji vode ka njenom ostvarenju, ti će ljudi biti spremni da nas podrže mnogo više nego što smo očekivali.

Postoji više razloga zbog kojih profesori, doktori i drugi lokalni lideri nerado podnose kandidature za međunarodne skupove. No, Ambasador program im treba pomoći preskočiti razne prepreke i staviti do znanja su oni dio već uspostavljene zajednice privatnog i javnog sektora koja će im pomoći u procesu kandidature, koja će dijeliti s njima rizike tijekom organizacije i koja cijeni njihove napore da donesu posao i reputaciju svom gradu.

Što možete ponuditi ambasadorima? To najviše ovisi o konkretnoj situaciji te o sposobnosti kongresnog ureda da kreativno razmišlja. Mogu to biti ambasadorske večere uz ceremonije nagrađivanja, ponekad uz prisustvo poznate javne osobe. Neke destinacije organiziraju Dan ambasadora, na kojemu oni koji su već bili domaćini kongresa dijele svoja iskustva s drugima i motiviraju ih da učine isto, što se opet medijski prati, itd. Korak dalje u ovom smislu bi bio da se ambasadori uključe u sam proces marketinga destinacije i promocije društva zasnovanog na znanju, da se njihove institucije uključe u mrežu onih na osnovu čijih rezultatata se promovira kvaliteta destinacije, itd. Tada oni mogu jos više doprinijeti i svojim imenom i svojim rezultatima, što ih u pravilu čini jos više motiviranima.“, zaključuje Milovanović.