Što smo naučili tijekom 2020. godine? Koje su najvažnije lekcije koje ste izvukli iz godine koja je nedvojbeno bila jedna od najtežih godina za organizatore događanja? Annalisa Ponchia, direktorica za inovacije i iskustvo kupaca u međunarodnoj PCO agenciji AIM Group International, prema svom iskustvu ističe dva najvažnija saznanja: 1. profesionalni život podrazumijeva konstantno iskustvo učenja i 2. suština posla event profesionalaca je u važnosti (masovnih) društvenih i profesionalnih okupljanja.
Organizacija događanja u postpandemijskom razdoblju
Pandemija je natjerala mnoge organizatore događanja da budu kreativni i pronađu rješenja za nagle promjene u organizaciji i planiranju evenata, ali i da se prilagode zahtjevima klijenata, istovremeno gradeći odnose putem online sastanaka s novim i potencijalnim klijentima.
Prva reakcija na novonastalu situaciju bio je posao pružanja podrške klijentima u planiranju novih termina za otkazane skupove i događanja ili prelazak na virtualne formate. Ono što nas nadalje očekuje, prema predviđanjima mnogih upućenih, je veliki pomak u percepciji uloge PCO-a.
Kongresna i event industrija će preživjeti. Želja za susretima uživo nije nestala. Osim toga, važnost ljudske interakcije sada je važnija nego ikada i to u svim kontekstima - u osobnom životu, poslovnim nastojanjima te životu u zajednici. A konačni modus operandi PCO-a je stvoriti više-kanalno (omni-channel) iskustvo, najinovativniji pristup koji nadilazi čak i koncept hibridnog događanja.
To će podići ljestvicu potrebne profesionalnosti i potaknut će nas da preispitamo ulogu PCO-a.
Nove vještine i uloge event profesionalaca
Nadogradite svoje vještine, učite, slušajte, postavljajte (prava) pitanja, otvorite svoj um, analizirajte podatke i trendove, prihvatite tehnologiju, koristite sve alate koji su nam na raspolaganju, jer to je nešto na što moramo biti spremni. Ne možemo zanemariti dolazak novih trendova i budućnosti, jer kao event profesionalci moramo razviti nove kompetencije i prihvatiti nove profesionalne uloge povezane s ovim ključnim područjima:
- Dizajn događanja. Dizajn događanja mora odražavati ciljeve samog događanja i služiti u svrhu većeg angažmana, kvalitetnijeg učenja i zadržavanja sudionika. Da bi se ostvarilo više-kanalno iskustvo, angažman podrazumijeva kombinaciju fizičkih (licem-u-lice) i virtualnih fokus grupa, društvene aktivnosti prema ciljanim skupinama ili osobnu interakciju putem umrežavanja online i uživo.
- Digitalni alati i platforme. Vrlo je važan odabir odgovarajućih tehnoloških rješenja za pojedini projekt, razumijevanje pravih potreba i uravnoteženje troškova s potrebama klijenta i publike. U tom segmentu trebamo ili angažirati ili sami postati kvalitetan tehnološki stručnjak.
- Analiza podataka. Organizatorima događanja postaje sve lakše prikupiti i koristiti podatke za isporuku visoko personaliziranih događanja, kao i pojačati angažman sudionika. To može biti u obliku e-pošte, anketa, tweetova, fotografija ili podataka o lokaciji. Nadalje, ovakva analiza može pomoći organizatorima da sastave kvalitetan program događanja na temelju trendova i preferencija, identificiraju idealne sponzore i izlagače poboljšavajući ciljane promocije.
- Komunikacija i društvene mreže. Promoviranje ispravne slike i svijesti o događanju, uključivanje zajednice, upravljanje društvenim mrežama i olakšavanje umrežavanja i online društvenih događanja, nove su specifične dužnosti PCO-a. Više-kanalna marketinška strategija obvezuje na pružanje dosljedne, na brend orijentirane komunikacije kroz više različitih kanala i dodirnih točaka s kupcima/sudionicima bez obzira na kojem se dijelu putovanja prema kupovini/sudjelovanju nalazili.
- Upravljanje sadržajem. Dostava sadržaja u digitalnom prostoru ima dulji vijek trajanja u odnosu na točno određeni vremenski okvir događanja uživo. Sadržaj na zahtjev nudi mogućnost „konzumiranja“ sadržaja „bilo kada i bilo gdje“, dodajući vrijednost rasporedu koji se odvija u određenom trenutku uživo.
- Podučavanje govornika i moderatora. Događanja koja se odvijaju na više platformi podrazumijevaju i prilagodbu govornika, odnosno dodatne napore kako bi prilagodili poruke različitim kanalima. Podučavanje predavača često je prepušteno produkciji, ali prilagođeni savjeti trebali bi dolaziti od organizatora događanja koji je event i osmislio. Profesionalni moderator, odnosno voditelj ceremonije može pomoći u održavanju koncentracije sudionika usmjeravajući njihov fokus ili dopuštajući im da se na trenutak opuste koristeći strateške pauze.
- Virtualno sponzorstvo i izlagači. Virtualna događanja nisu samo marketinški alat za predstavljanje proizvoda. Moramo pomoći sponzorima i izlagačima da promijene način razmišljanja i pokušaju shvatiti koje sve prednosti donosi njihovo sudjelovanje i ulaganje. Korištenje online anketa u realnom vremenu i postavljanje pravih pitanja ciljanoj publici dodat će veliku vrijednost njihovim marketinškim aktivnostima.
- ROI analiza. Jednostavno rečeno, povrat ulaganja mjeri koliko je uloženo u organizaciju događanja u odnosu na prihod od događanja. Odvojite vrijeme nakon događanja za traženje potencijalnih kupaca, istražite brojke posjećenosti, uspostavljenih veza putem networkinga, aktivnosti i istaknite one brojke koje će opravdati interes za organizacijom sljedeće godine. Ali ROI podrazumijeva i puno više od toga, jer to nije samo vaš ROI. Postoji ROI izlagača, ROI sudionika i ROI klijenta. Ovladavanje osnovnom analizom ROI-a trebala bi biti u portfelju vještina bilo kojeg organizatora događanja, a kako biste naučili sve potrebno, dostupni su brojni alati i resursi.
