CRO Commerce: Sigurnost mora postati prioritet svima uključenima na tržištu
Jedan od skupova održanih tijekom hrvatskog predsjedanja Vijećem Europske unije u području znanosti je videokonferencija „MSCA 2020.HR: Marie Sklodowska-Curie Actions Presidency“ koja se održala online, 19. lipnja 2020. godine u organizaciji Ministarstva znanosti i obrazovanja te Agencije za mobilnost i programe EU-a.
Izazov – transformacija konferencije u virtualnu u vrlo kratkom roku
MSCA konferencija je prvotno planirana za 27. i 28. travnja 2020. u Hotelu Westin u Zagrebu, a organizatori su angažirali tvrtku Eventrify, specijaliziranu za tehnološka rješenja u kongresnoj industriji, da im kreira službenu stranicu konferencije, omogući registraciju sudionika, prijavu na radionice te realizira interaktivno glasanje za najbolji MSCA projekt u 2020. godini. Dodatno, sudionicima je osigurana i jednostavna registracija putem QR koda, Eventrify aplikacija za praćenje programa, glasanje i postavljanje pitanja te upoznavanje i dogovaranje sastanaka. Kako bi se sudionicima omogućilo da se zabave i upoznaju metropolu, u Eventrifyju su osmislili čak i Treasure Hunt funkcionalnost.
Međutim, zbog loše epidemiološke situacije, prvotni koncept konferencije nije bilo moguće realizirati niti odgoditi. Agencija za mobilnost i programe EU našla se u nezavidnoj situaciji da se konferencija transformira u virtualno događanje, pod uvjetom da se realizira u vrijeme predsjedanja Hrvatske Europskom Unijom, za što je na raspolaganju bilo svega 45 kalendarskih dana.
Agencija se odlučila za potpuno interaktivno online iskustvo, koje će okupiti sudionike iz 57 zemalja i u kojem će uživo s predavanjima sudjelovati 21 govornik.
Protokol za upravljanje rizicima
Ono što je inicijalno bilo dio protokola, programa i popratni sadržaj konferencije, trebalo je izmijeniti i prilagoditi novom formatu. Znatan broj usluga i rješenja koje su prvotno namijenjene on-site konferenciji izgubile su značaj, a preostale je trebalo izmijeniti i uvesti nova rješenja specifična za online format. Tako npr. check-in i Treasure Hunt gube svoju ulogu, a program konferencije prolazi niz izmjena kao što su skraćivanje trajanja konferencije na jedan dan te sva predavanja na 30 minuta.
„Posebno izazovno bilo je osigurati zahtjev Ministarstva znanosti i obrazovanja da se govornici koji se uključuju iz raznih dijelova svijeta izravno uključe u program bez da se njihovo izlaganje snimi unaprijed. To je bilo zahtjevno obzirom da bi neki govornici mogli kasniti ili imati tehničkih problema za vrijeme live prijenosa. Za takve situacije morate imati spreman protokol za upravljanje rizicima, svojevrstan backup plan kojim osiguravate klijentu da će se ostatak programa odvijati neometano i bez prekida.“, ističe Dejan Lugonja, jedan od osnivača i direktor tvrtke Eventrify. Prema njegovim riječima, najvažniji element u realizaciji svakog uspješnog projekta je dobra priprema. Tako su svim govornicima osigurali kratke sastanke na kojima su zajedno prošli protokol, kadrirali ih te pripremili za prezentiranje, a osim toga, svi su morali zadovoljiti minimalne tehničke preduvjete za nastup uživo.
Dan prije konferencije sudionici bi primili skraćene upute o korištenju platforme te protokol za slučaj da uoče tehničke poteškoće prilikom dolaska na platformu ili tijekom rada na platformi. Za to je bio osiguran poseban online tim koji je asistirao sudionicima i odgovarao na njihova pitanja. Na taj način je vrijeme odaziva do rješenja problema smanjeno u prosjeku ispod 3 minute.
Različita tehnološka rješenja za najbolji učinak
Naposljetku je dizajnirano virtualno rješenje koje je potaknulo sudionike na aktivno sudjelovanje u programu postavljanjem pitanja tijekom četiri panel diskusije i glasovanjem za najbolji projekt MSCA 2020. Moderatori su se mogli prijaviti na platformu i prikupljati pitanja od online publike te odabrati najzanimljivije i uključiti ih u panel raspravu. Također, sudionici su imali priliku posjetiti izložbeni prostor koji je djelovao kao virtualna izložbena dvorana za finaliste MSCA Awards gdje su mogli vidjeti unaprijed snimljeni video zapis projekata finalista i upustiti se u raspravu sa svakim od njih. Povrh svega, delegati su imali priliku posjetiti sučelje za online umrežavanje gdje su se mogli upoznati te razgovarati jedan na jedan sa sudionicima sličnih interesa. Svi paneli i prezentacije su snimljeni te se mogu pogledati i naknadno na službenoj stranici konferencije.
Za konačan uspjeh konferencije uz vrhunski tim, objašnjava Pavle Andrić, tehnički koordinator projekta, bilo je važno „kvalitetno pripremiti 20 dislociranih govornika za izlazak na live stage, osigurati backup plan i failback u slučaju tehničkih problema, odlična suradnja režije i produkcije, održavanje konstantne dinamike i interakcije sudionika na platformi i izložbenom prostoru te brza tehnička podrška“.
Za realizaciju ovog projekta Eventrify se koristio vlastitom infrastrukturom za registraciju i video produkciju, dok su za komunikaciju s organizatorom i govornicima koristili odvojeno rješenje, jer su jednostavnost i brzina komunikacije bile od presudnog značaja, što, prema njihovim riječima, nije moguće postići komercijalnim platformama putem kojih sudionici interaktivno sudjeluju u virtualnoj konferenciji.
I dok Eventrify ima vlastito rješenje za upravljanje online konferencijama, konačna odluka o tome koje rješenje će se koristiti za koji projekt, donosi se isključivo na temelju specifičnih zahtjeva klijenata. „Budući da je tržište virtualnih platformi i streaming sustava u začetku, nismo se željeli oslanjati isključivo na jednu platformu jer smo više puta bili svjedoci ispadima sustava radi preopterećenja, ali i nedovoljne zrelosti same platforme. Kako bismo eventualne zastoje sveli na minimum, osigurali smo servise koji su imali ulogu preuzimanja upravljanja čim bi se uočili problemi u isporuci sadržaja.“, naglasio je Lugonja.
Uspjeh konferencije prepoznat na europskoj razini
Online konferencija MSCA 2020 zabilježila je 635 registracija i više od 400 sudionika uživo te je kroz osmosatni program zadržala dinamičan i interaktivan karakter, što je velik izazov prilikom organizacije virtualne konferencije. Posebne čestitke na organizaciji stigle su iz Europske komisije jer je usprkos svim tehničkim, vremenskim i logističkim ograničenjima MSCA 2020 transformiran u uspješni virtualni događaj.
„Za nas je uz zadovoljnog klijenta veliki uspjeh i to da smo tijekom osmosatnog cjelodnevnog programa uspjeli uključiti svih 20 geografski disperziranih govornika u program koji su prezentirali uživo, a pritom je cijeli program konferencije kasnio svega 1 minutu. Time smo pomaknuli ne samo svoje, nego i granice struke prilikom organizacije virtualne konferencije.“, zaključio je Lugonja.
