Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
Hibridna događanja su, zbog svoje sposobnosti kombiniranja najboljih aspekata fizičkih i virtualnih događanja, u posljednje dvije godine zauzela središnje mjesto u kongresnoj i event industriji. No, kako bi postigli izvrsne rezultate u organizaciji hibridnih evenata u 2022., organizatori moraju dati sve od sebe da ti eventi budu zanimljivi, relevantni i ispune potrebe i očekivanja sudionika, neovisno o tome u kojem formatu planiraju sudjelovati.
Hibridni format kao dio strategije od samog početkaMnogi organizatori događanja hibridnom formatu pristupaju kao dodatku, što rezultira brojnim izazovima, umjesto da dizajniraju iskustvo imajući na umu obje vrste sudionika od samog početka planiranja. Kako bi pružili savjete o učinkovitom planiranju i minimiziranju izazova u organizaciji hibridnih događanja, uz korištenje kreativnog pristupa, portal eventmanagerblog.com istražio je kako tehnologija može pomoći, koje alate uključiti u strategiju te što možemo naučiti iz konkretnog iskustva organizatora jednog od najpoznatijih britanskih događanja uživo - MAD//Festa.
MAD//Fest je festival posvećen marketinškoj i oglašivačkoj industriji, a zbog prirode te industrije standardi su vrlo visoki. Ipak, festival se, kao odgovor na pandemiju, uspješno transformirao iz svog live formata 2018. i 2019. na virtualne formate 2020. godine. S postupnim vraćanjem okupljanja uživo, MAD//Fest je 2021. godine osmislio hibridan format koji je osvojio i nagradu struke. Nadaleko hvaljen uspjeh festivala pokazuje da organizatori događanja hibridni model mogu koristiti kao važnu strategiju u kompetitivnom okruženju event industrije.
Povezivanje s ljudimaUpoznajte svoje sudionike! To je jedan od najvažnijih elemenata koje treba uzeti u obzir pri organizaciji hibridnog događanja. Bez poznavanja njihovih želja i potreba nemoguće je kreirati event koji će sudionicima pružiti iskustvo koje traže. O njihovim potrebama ovisi i odabir formata, od izbora sadržaja i programa do aktivnosti za povećanje angažmana. Tu može pomoći ispitivanje i praćenje tržišta, ali i postavljanje pitanja kao što su:
U slučaju MAD//Festa organizatori su znali da su njihova ciljana publika marketinški stručnjaci - ljudi koji obično dolaze s kreativnim idejama. Stoga se pri izradi njihovog hibridnog iskustva velika pozornost usmjerila na to da event rezonira s načinom razmišljanja njihove publike. Organizatori su uključili vrlo neformalnu komunikaciju, neobične lokacije, žarke boje, jedinstvene formate sesija i stručnjake koje žele čuti. Trebate znati što vaša ciljana publika cijeni i krenuti od toga.
Još jedan način kako sudionike možete opustiti i učiniti da se osjećaju ugodno jest uključivanje zabave i smijeha u događanje. Ne mora sav sadržaj biti ozbiljan. Na primjer, organizatori MAD//Festa iskoristili su vijest o dolasku nove kraljevske bebe, učinivši je dijelom e-mail komunikacije MAD// Festa.
Također, usudite se biti drugačiji. Organizatori MAD//Festa željeli su pružiti jedinstveno digitalno iskustvo s istim rezultatima i osjećajem po pitanju društvenih aktivnosti koje su pratile događanja uživo. Tako su se odlučili za virtualni pub koji je ugostio 23.000 online sudionika. Kada je došlo vrijeme za prelazak na hibridni format, usvojili su sličan način razmišljanja pa su kreirali online formate kao što je društveni zid - prikladno nazvan oglasna ploča puba – gdje su se održavala glasanja uživo i gdje se nalazio izložbeni prostor sponzora.
Personalizacija i brendiranjePersonalizacija je značajan element hibridnih događanja. Bez nje možete brzo izgubiti angažman publike, što utječe na ROI. Mogućnost spajanja različitih funkcionalnosti prema potrebama događanja i cjelokupnoj "osobnosti" događanja jedan je od načina da se izdvojite iz gomile. To podrazumijeva prilagodbu platforme raznim mogućnostima, primjerice anketa kao što je Slido, naprednih alata za umrežavanje i gamifikaciju. Dio uspjeha MAD//Festa može se pripisati korištenju potpuno prilagodljive event platforme Cisco Webex. Ovdje je MAD//Fest osmislio brendirane pozadine, prilagođene boje i ikone, omogućujući da identitet i priča budu prepoznatljivi i nezaboravni.
Uskladite sadržaj sa sudionicimaPredstavljanje statičnih prezentacija neće ispuniti očekivanja sudionika u 2022. - sadržaj (i način na koji se isporučuje) je najvažniji kada su u pitanju hibridna događanja.
Iako je MAD//Fest 2020 bio virtualan, utro je put za MAD//Festovu kreativnu prilagodbu na hibridni format. Event je okupio više od 700 relevantnih govornika koji su se rotirali svakih 99 sekundi tijekom pet dana. Da bi to postigli, organizatori su morali sasvim drugačije strukturirati svoj sadržaj, dajući maksimalan učinak korištenjem event platforme s fleksibilnim mogućnostima i podrškom - nešto što se odnosi i na hibridna događanja.
Organizatori događanja moraju povezati svakog sudionika s istom temeljnom edukativnom i iskustvenom vrijednošću. Drugim riječima, svi bi se trebali osjećati kao da su bili na istom događanju, bez obzira na to jesu li prisustvovali online ili uživo. Dok će određene metode poticanja angažmana funkcionirati za sudionike uživo, iste provjerene metode neće funkcionirati za virtualne sudionike, zahtijevajući različitu isporuku istog sadržaja različitim segmentima sudionika.
Prilagodljivost i angažiranostOrganizatori događanja danas više nego ikada moraju biti prilagodljivi obraćajući pozornost na potrebe i povratne informacije klijenata i tržišta, savjetujući kako najbolje postupiti u skladu s tim i zatim znati kako po potrebi balansirati između fizičkih, virtualnih i hibridnih formata. Na primjer, mogli bi se unaprijed konzultirati sa svojim izlagačima kako bi razgovarali o digitalnim i fizičkim opcijama. Bi li imali koristi od mogućnosti povezivanja s udaljenim sudionicima putem funkcije videochata? Uz pravog tehničkog partnera, ovakva rješenja mogu se lako dodati. Na primjeru MAD//Festa vidljivo je mijenjanje formata prema potrebama tržišta u partnerstvu s tehnološkim dobavljačem koji je osluškivao potrebe organizatora, prilagođavajući se i nudeći proizvod koji podržava agilnost i tržišnu relevantnost. Neki izlagači koji su u početku planirali sudjelovati uživo, morali su se povući - ali su ipak mogli iskoristiti prednost virtualnog štanda i povezati se s potencijalnim klijentima na daljinu tijekom događanja uživo.
ROI sudionika i sponzoraMjerenje ROI-ja (povrat ulaganja) događanja može biti izazov, posebno kada se odlučuje o tome na koje se podatke usredotočiti i kako ih koristiti za buduća događanja. Podaci i analitika bili su ključni za osiguravanje vrhunskih sponzora za MAD//Fest festivale. Prema organizatorima, dobri pokazatelji za mjerenje uspjeha događanja uključuju:
Kako bi osigurali mjerenje ovih podataka, ali i mogućnost njihovog poboljšanja, organizatori su koristili platformu sposobnu prikupljati podatke i izraditi personalizirane kampanje za informiranje sudionika. Nadalje, sponzori su koristili video sobe koje su pružale mogućnosti umrežavanja jedan na jedan i prilagodbu za predstavljanje brendova.
Kreirajte jedinstveno središte (hub) vašeg događanjaBudući da je sadržaj toliko važan za hibridno iskustvo, organizatori svoje događanje mogu transformirati koristeći platformu koja će predstavljati svojevrstan hub - centralizirano središte gdje sudionici i nakon eventa mogu pogledati sadržaj na zahtjev, preuzeti materijale, komunicirati s ostalim sudionicima, čime ih se potiče da ostanu povezani jedni s drugima, kao i s brendovima i nakon završetka samog događanja. Ovisno o odabranoj platformi, moguće je uključiti dodatne integracije i aplikacije iza kulisa – za organizatore, koje mogu koristiti za upravljanje svim procesima kao i organizacijom budućih događanja.
