Case Study: Kako uspješno kandidirati destinaciju za međunarodni skup

Svaka kandidatura i kreiranje atraktivne ponude za pridobivanje nekog posla zahtijevaju strpljenje, odlučnost i ustrajnost, ali onaj osjećaj pobjede kao rezultat, vrijedi svake sekunde truda. Većina članova kongresne industrije u nekom je trenutku aktivno sudjelovala na međunarodnim konferencijama ili kongresima, bilo kao sudionici, organizatori, predavači ili domaćini, ali malo je nas koji smo razmišljali o tajanstveno dugotrajnom procesu nadmetanja za međunarodni skup. Uostalom, velika svjetska događanja - posebice ona prestižna i općepoznata - ne dolaze u neki grad samo tako. Licitiranje može biti dugotrajno, iscrpljujuće i ponekad naporno, ali također vrlo isplativo za pobjedničku destinaciju.

Kako bismo vam približili, opisali i otkrili tajnu uspješnosti postupka kandidature za velike međunarodne skupove, kao primjer smo uzeli Vancouver, koji iza sebe ima domaćinstvo brojnih velikih svjetskih događanja poput TED konferencije, SIGGRAPH konferencije ili Konferencije o neuronskim sistemima za obradu informacija i Novog Zelanda koji je tijekom skupa ICCA Asia Pacific Summit 2019 u Penangu 2019. osvojio kandidaturu za svjetski kongres 2020 IFLA World Library and Information Congress. To domaćinstvo je, zbog požara koji je zadesio kongresni centar New Zealand International Convention Center u listopadu, odgođeno za 2022. godinu, ali to nimalo ne umanjuje značaj pobjede prilikom kandidature.

Prvi korak: kreiranje ponude (bidanje)

Vancouver, kao razvijena kongresna destinacija, dom je organizacije Meeting and Innovation Network of Distinction (MIND) Partnership, čija je središnja uloga identificiranje prilika za domaćinstvo konferencija i uspostavljanje snažne mreže ambasadora u industriji koji mogu izboriti kandidaturu među svojim kolegama iz asocijacija (jedna od glavnih komponenti uvjerljive ponude snažna je lokalna organizacija domaćina). Čim ponuda postane aktivna, MIND Partnership procjenjuje priliku za Vancouver. Ako ponuda izgleda obećavajuće, tim istražuje srodnu industriju - na primjer, tehnološku industriju, društvene znanosti ili ribolov i rudarstvo - u potrazi za savršenim ambasadorom koji će ponudu unaprijediti. Ovaj proces podržavaju i državne i gradske institucije poput Vancouver Economic Commission i Vancouver Board of Trade, kao i organizacije specifične za industriju.

S druge strane, Jean Hendry, izvršna direktorica za poslovna događanja u turističkoj zajednici Novog Zelanda, je za njihovu kandidaturu za 2020 IFLA World Library and Information Congress istaknula kako do nje gotovo nije ni došlo jer je za domaćinstvo konferencije potreban veliki iznos subvencije od strane domaćina, subvencije koju si Novi Zeland nije mogao priuštiti. Subvencija je obično državna potpora koja potiče organizacije da održavaju svoje događanje u određenom gradu. To može biti novčana potpora za financiranje određenog aspekta događaja ili može biti u obliku marketinške podrške ili najma prostora s velikim popustom. Vjerujući da, unatoč tome što nemaju subvenciju, upravo oni trebaju biti domaćini ovoga skupa, Novi Zeland se prilikom kandidature oslonio na dva značajna aspekta: pažljivu i detaljnu pripremu te spektakularan site inspection.

Udvaranje: pronalaženje potencijalnih ambasadora

U slučaju Vancouvera, čim MIND Partnership odredi prikladnog ambasadora koji će voditi postupak kandidature, započinje udvaranje. Članovi tima pripremaju zadivljujuću prezentaciju u kojoj su istaknute sve prednosti lokalne asocijacije ambasadora ističući, primjerice, kako će podijeliti izvrsnost svoje industrije sa svijetom, ali i prednosti grada domaćina koji će gostoprimstvom potaknuti, na primjer, ekonomski napredak i podizanje svijesti na globalnoj razini.

U slučaju ponude Novog Zelanda, najzaslužnija za kandidaturu je Joanne Matthews, izvršna direktorica udruženja The New Zealand Library Association Inc. (LIANZA), koja je odradila veliki dio početnih priprema. „Kad tražite ambasadora i domaćina za kandidaturu, morate biti sigurni da ta osoba ima goruću želju da se to događanje održi u vašoj zemlji“, rekla je Jean Hendry i dodala „Joanne je imala apsolutnu strast prema onome što je radila - i imala je zaista dobre veze. Dodatno se potrudila kako bi otišla na inozemne konferencije i iskoristila svaku priliku da razgovara o kandidaturi Novog Zelanda.“

Priprema: najvažnije je povezati se sa zajednicom

Jednom kada odabrani ambasador pristane zastupati Vancouver u kandidaturi, MIND Partnership se obvezuje voditi ga tijekom cijelog postupka. Raspravlja se o strategiji za nadmetanje, uključujući predviđene vremenske okvire; biraju se PCO-i, hoteli i drugi partneri, a ambasador se priprema za veliku prezentaciju. Ta dugo očekivana prezentacija će se održati samo ako je destinacija ušla u uži izbor za domaćina. Jednom kada se to ostvari, vrijeme je za jedan od najzahtjevnijih govora koje će ambasador ikada održati. Često su uz njega i predstavnici zemlje domaćina radi moralne podrške. Od početka do kraja, postupak podrazumijeva suradništvo i uzajamnu podršku pri čemu je svaka osoba posvećena pobjedi svoje destinacije.

Ambasadorica u kandidaturi Novog Zelanda za svjetski knjižničarski kongres, Joanne Matthews je otišla u Australiju i sklopila partnerstvo s izvršnim direktorom Australijske knjižnice i udruženja Informat Vancouver ion Association te predsjednikom  odbora IFLA Standing Committee of Academic and Research Libraries. Taj korak ne samo da je osigurao da jedan od glavnih konkurenata destinacije postane njezin partner, već je Novom Zelandu priskrbio zagovornika unutar samog međunarodnog odbora. Matthews je također surađivala s lokalnom novozelandskom zajednicom, uključujući predsjedatelja Odjela za autohtona pitanja IFLA-e, kao i grupe mladih i LGBT zajednicu, koja uključuje veliki broj knjižničara.

Što je potrebno za pobjedu?

Poznato je kako je Vancouver međunarodnim asocijacijama izrazito privlačna destinacija. A što je to što ga svaki put iznova dovodi do pobjede u kandidaturi? Kao prvo: logistika. Izuzetno dobro povezana međunarodna zračna luka Vancouver (YVR), koja se može pohvaliti s 56 zrakoplovnih kompanija koje svakodnevno povezuju 118 destinacija širom svijeta, omogućava jednostavno putovanje sudionika. Osim toga, blizina Vancouvera Aziji i Pacifiku privlačna je udruženjima koja žele povećati svoju azijsku bazu članova ili sudionika na skupu. Tu su, naravno, i prirodna dobra:  Vancouver je poznat po tome što neprimjetno povezuje posjetitelje sa sirovom prirodom, čak i u samom centru grada u Stanley Parku. Ova destinacija je ujedno i ulaz u ostatke rajskih lokacija Britanske Kolumbije, koje tako sudionicima prije ili poslije skupa nude priliku za uživanje u popularnom skijaškom gradu Whistleru, šarmantnom glavnom gradu Victoria ili živopisnoj vinskoj zemlji u Okanaganu. Vancouver je hvaljen i kao vodeći svjetski grad održivosti, njegova gradska eksplozivna urbana ekonomija je neprikosnovena, a razni sektori poput AI, istraživanja matičnih stanica, filma i televizije eksponencijalno rastu. Svi ti aspekti pridonose privlačnosti neke destinacije.

U primjeru konkretne kandidature Novog Zelanda, pobjedi je najviše pomogao spektakularan i topli site inspection. Najvažnije je bilo članove organizacijskog odbora asocijacije odvesti u posjet lokalnoj zajednici da upoznaju ljude koji će postati njihovi sudionici. To je uključivalo toplu dobrodošlicu od strane svih dionika kongresne industrije destinacije, ali i drugih državnih i lokalnih institucija, zatim odlazak u područje s visokom nezaposlenošću, gdje se knjižnica koristi kao socijalno središte i vrlo je važan dio zajednice. Igrajući stolni tenis s mještanima i provodeći vrijeme s njima, organizatori su shvatili da će konferencija tim ljudima dati glas na svjetskoj pozornici koji inače ne bi dobili.

Vremenski okviri: pripremite se za strpljenje

Postupak identifikacije prilika za kandidaturu, pronalaženja jednog ili više ambasadora i priprema ponude za predstavljanje, obično traje od jedne do dvije godine. Međutim, veći projekti poput svjetskih znanstvenih kongresa mogu uključivati višegodišnje ocjenjivanje, istraživanje, strateško procjenjivanje i dovršavanje natječajne dokumentacije. Strategije kandidiranja često se izrađuju mnogo godina prije nego što poziv za dostavu prijedloga bude objavljen, što daje još više vremena cjelokupnom procesu. Ali, kao i kod većine stvari, pobjedu uvijek vrijedi pričekati.