Ne dozvolite da vaš event bude „izgubljen u prijevodu“
Nakon virtualne konferencije u sklopu predsjedanja Hrvatske EU-om, tijekom koje su pomaknuli granice struke i uspješno realizirali cjelodnevni program s dislociranim govornicima sa samo minutom kašnjenja, agencija za digitalne transformacije evenata Eventrify susrela se s novim izazovom - kako organizirati 35. jubilarni međunarodni znanstveno-stručni susret stručnjaka za plin (HSUP 2020) na virtualnoj platformi s udaljenim simultanim prevođenjem.
U vrijeme prvog lockdowna HSUP 2020 odgođen je za listopad 2020. kada se trebao održati 35. put zaredom u Opatiji. Zbog nepovoljne epidemiološke situacije i bojazni organizatora da se skup s međunarodnim sudjelovanjem radi ograničenja kretanja stranih delegata pretvori u lokalni skup, organizacijski odbor i Centar za plin Hrvatske donijeli su odluku da se HSUP 2020 prvi puta neće organizirati u Opatiji, već virtualno.
Uspješna prilagodba sponzorskih paketa virtualnom formatu
Za početak je trebalo osmisliti novi program i prilagoditi ga virtualnom formatu. S obzirom da je organizator sa sponzorima i izlagačima ranije definirao uvjete suradnje te zaključio ugovore, trebalo je žurno kontaktirati sve sponzore i izlagače te im ponuditi nove pakete za promociju i vidljivost putem virtualne Eventrify platforme. Od ukupno 20 sponzora i izlagača, samo nekoliko je odlučilo odustati od virtualnog formata i ne prisustvovati ovogodišnjem HSUP 2020.
Sponzori i izlagači dobili su mogućnost objaviti svoje promotivne materijale u virtualnoj izložbi, kreirati svoj virtualni štand u sklopu kojeg su mogli prikazivati pripremljene video prezentacije svoje tvrtke te pokretati interakcije i komunikaciju u realnom vremenu s posjetiteljima štanda. Za nekoliko većih sponzora osigurano je da se određeno vrijeme emitiraju njihovi promotivni materijali u glavnom programu konferencije. Kako bi sponzori svih razina, suorganizatori i medijski pokrovitelji dobili adekvatnu vidljivost, omogućeno im je oglašavanje između ili za vrijeme predavanja.
Izazov: prijevod na daljinu uz mogućnost odabira jezičnog kanala
Najveći izazov za Eventrify tim bila je realizacija simultanog prevođenja na daljinu. U uvjetima kada nije moguće organizirati konferenciju na kojoj će sudionici, prevoditelji i organizatori biti fizički prisutni na istoj lokaciji, organizatoru ostaje malo opcija i neadekvatnih rješenja poput Zoom alata, koji je odličan za video sastanke, ali ne za održavanje virtualne konferencije.
Za potrebe ovog projekta organizator je u suradnji s Eventrify krenuo u potragu za profesionalnim prevoditeljima koji bi bili zainteresirani ući u projekt s kakvim se do sada nisu susreli. Velik broj prevoditelja nije bio spreman na ovakvu vrstu angažmana posebice jer se radi o ekstremnim radnim uvjetima izazvanim Covid-19 pandemijom, u kojima prevoditelji ne rade iz udaljenog prevoditeljskog centra, već iz svoje kuće, međusobno fizički odvojeni, što nije u skladu sa standardima prevoditeljske struke i može znatno narušiti kvalitetu prijevoda te, posljedično, ugroziti uspjeh konferencije. Povećano kognitivno opterećenje, dodatni stres i zamor prevoditelja te akustički šok samo su neki od izazova koje je trebalo uzeti u obzir prilikom organizacije HSUP 2020 konferencije.
Rješenje: prilagodba Eventrify platforme i upoznavanje sudionika s novim korisničkim iskustvom
Uvjet organizatora za održavanje HSUP 2020 konferencije s prevođenjem na daljinu preko platforme bila je mogućnost odabira željenog jezičnog kanala za vrijeme programa konferencije, što je poseban izazov jer na tržištu ne postoji virtualna platforma koja uz sve standardne mogućnosti nudi praćenje višestrukih jezičnih video kanala programa konferencije. Eventrify je prionuo na posao i u 3 tjedna omogućio sudionicima odabir željenog jezičnog kanala i praćenje prijevoda samo jednim klikom.
Primjer praćenja engleskog kanala za vrijeme jedne od panel diskusija:
Kako bi praćenje HSUP 2020 konferencije proteklo uspješno za sve sudionike, bilo je potrebno osigurati da su svi upoznati s novim korisničkim iskustvom i aspektom praćenja simultanog prijevoda na više kanala. Upute za korištenje odrađene su kvalitetno, zbog čega nije prijavljen niti jedan problem u praćenju simultanog prijevoda ili korištenju platforme od strane sudionika.
Odaziv sudionika na 35. međunarodni znanstveno-stručni skup stručnjaka za plin bio je iznad svih očekivanja. Usprkos inicijalnoj bojazni organizatora vezanoj uz zadovoljavanje uvjeta sponzora i sudionika koji su naviknuli na tradicionalni format konferencije u Opatiji, rezultati i niz pohvala govore za sebe. Na ovogodišnjem HSUP 2020 sudjelovali su delegati iz 13 zemalja svijeta, koji su odradili 78 sastanaka, a sponzori su pritom uspjeli dovoljno zainteresirati sudionike i posjetitelje štandova te inicirati 235 interakcija, što je održalo HSUP 2020 dinamičnim i interaktivnim do samog kraja.
Za Eventrify, ovo je još jedan uspješno odrađen Covid-ready projekt, koji predstavlja svojevrstan presedan u višekanalnom simultanom udaljenom prevođenju putem virtualne platforme zbog jedinstvenih tehničkih i organizacijskih izazova.
