Case Study: Znanstveni kongres pretvoren u uspješno virtualno iskustvo

Talijanska akademija stomatološke protetike (Accademia Italiana di Odontoiatria Protesica - AIOP), zbog korona-krize je morala otkazati ovogodišnji dvodnevni Mediteranski skup koji se trebao održati u kongresnom centru u Riccioneu, ali nisu željeli odustati od događanja već su tražili druga rješenja. Kako bi se suočili s ovim izazovom, bilo je potrebno pratiti razvoj krize te nacionalne i međunarodne mjere koje se primjenjuju za masovna okupljanja, a zatim procijeniti na koji način ponovno isplanirati događanje - odgoditi, otkazati ili premjestiti u digitalno okruženje, uz temeljitu analizu prednosti, nedostataka, troškova i potrebnih radnji.

Nakon pažljive procjene svih mogućih scenarija, prednosti i nedostataka, AIOP je zajedno s međunarodnom PCO agencijom AIM Group International odlučio da neće otkazati ili odgađati, već će kongres pretvoriti u potpuno virtualno događanje. Prihvaćanjem ovog izazova organizatori su krenuli u ambiciozni plan kako ga transformirati u vrlo kratkom roku. U samo nekoliko tjedana kongres je pretvoren u potpuno virtualni događaj koji se održao online, od 30. travnja do 2. svibnja. AIOP je prvo talijansko znanstveno društvo koje je eksperimentiralo s ovakvim rješenjem. „Morali smo intenzivno raditi na pružanju tehničkih rješenja, uključiti sponzore, obučiti govornike i obavijestiti sudionike, ali klijent je bio zaista oduševljen i predan kao i mi pa smo u konačnici uspjeli realizirati besprijekorno događanje koje je postiglo odličan uspjeh.“, istaknula je Lavinia Ricci, voditeljica Kongresnog odjela AIM Group International.

Digitalna platforma po mjeri klijenta –„AIOP On Air“

Digitalni event odvijao se na prilagođenoj virtualnoj platformi „AIOP On Air“, koja je nudila učinkovita rješenja za potpuno kongresno iskustvo:

• Aktivno sudjelovanje online publike: forumi s pitanjima i odgovorima omogućili su sudionicima interakciju s govornicima i razmjenu mišljenja s drugim sudionicima.
• Studio virtualne televizije imao je realističan i interaktivan izgled.
• Odlično strukturiran virtualni prostor posvećen sponzorima nudio je mogućnost posjećivanja virtualnih štandova ovisno o interesu, savjetovanja putem korporativnih video zapisa, dokumenata i prezentacija. Osim toga, sudionicima je bilo omogućeno dogovarati sastanke s izlagačima.
• Sav sadržaj kongresa ostaje sudionicima dostupan na zahtjev tijekom perioda od jedne godine s mogućnošću pretraživanja po tematici.
• Višestruka obrazovna iskustva: edukativna predavanja i paneli emitirali su se uživo ne samo tijekom tog trodnevnog događaja, već i tijekom dodatna dva poludnevna webinara.
• Društvena interakcija: članovi odbora, predavači i sudionici imali su priliku sudjelovati u društvenim online događanjima, namijenjenima umrežavanju u neformalnom tonu.

Pogodnosti online formata za organizatora

Online format je AIOP-u pružio brojne pogodnosti:

• Angažiranje članova zajednice: AIOP je ovim virtualnim događanjem bio u mogućnosti svojoj zajednici pružiti edukaciju, izbjegavajući otkazivanje ili duže odgode.
• Veća posjećenost: na eventu je registrirano 1.850 sudionika, što je 130% više u odnosu na prethodno izdanje uživo. Udruga je privukla novu publiku koja ne bi bila u mogućnosti prisustvovati fizičkom događanju.
• Učinkovito iskustvo učenja: sudionici su mogli komunicirati i sudjelovati u razgovoru.
• Nove mogućnosti sponzoriranja: unatoč karanteni, tvrtke su uspjele podijeliti svoje marketinške materijale, organizirati umrežavanje i sastati se virtualno sa sudionicima.
• Produženi životni vijek eventa: trajanje događanja je bilo dulje, a sesije su trajale i po nekoliko dana. Arhiva video materijala dostupna na zahtjev produžuje i virtualni životni vijek sadržaja na godinu dana.

Transformacija izazova u priliku - uspjeh eventa i zadovoljstvo sudionika

Kako se navodi u anketi provedenoj među sudionicima, njih 97% je istaknulo da im se svidio ovakav format događanja, a 94,5% da bi ponovno sudjelovali na virtualnom kongresu. Komentari sudionika na AIOP-ovim društvenim mrežama bili su vrlo pozitivni i odražavali oduševljenje poput: „Ovo je bolje od kongresa uživo!“.

„Uvjeren sam da će ovo inovativno događanje, čija je realizacija nedvojbeno potaknuta izvanrednom situacijom povezanom s virusom Covid-19, transformirati izazov u priliku, otvarajući nove mogućnosti čak i za budućnost, kada kriza završi.“, objašnjava Carlo Poggio, predsjednik AIOP-a.

 „Unatoč tome što su odbor, govornici i osoblje bili toliko udaljeni jedni od drugih, vladala je tako lijepa atmosfera, tako bliska empatija koju je teško objasniti riječima.“, dodala je Lavinia.

„Oduševljeni smo što je AIOP odlučio zajedno s nama krenuti na ovaj inovativni put, reorganizirajući cijeli event u nekoliko tjedana. Kao profesionalci u kongresnoj industriji,  znamo da u ovoj kriznoj situaciji moramo duboko poznavati potrebe znanstvenih društava i kompanija te procese učenja kako bismo stvorili učinkovite virtualne događaje. Tehnologija nam omogućuje stvaranje obrazovnih i iskustvenih evenata  prilagođenih korisnicima, zanimljivih i interaktivnih sesija koje mogu održati pažnju i olakšati razmjenu znanja tipičnih za događanja uživo.“, zaključila je Rosangela Quieti, direktorica Kongresnog odjela AIM Group International.