Prilagodba turbulentnom svijetu evenata: burnout, održivost i promjenjive potrebe klijenata
Prema istraživanju tvrtke American Express Meetings & Events, kongresna industrija se neprestano mijenja i tehnološki napreduje, a značajan rast u toj industriji očekuje se i ove godine. U tom segmentu, hotelijeri se mogu prilagoditi prateći tehnološke inovacije i mijenjanjem poslovanja sukladno novim trendovima. Upravo zbog toga ćemo pobliže objasniti o kakvim se promjenama radi te koja će četiri trenda obilježiti kongresnu industriju u 2018. godini.
Milenijalci na tržištu radaMediji vole plasirati priče o ulasku generacije Y na tržište rada i kako oni mijenjaju načine poslovanja. Međutim, ova godina je jedna od prvih kada generacija Z zauzima pozicije nižeg menadžmenta. Kao što znamo, mlađe generacije ne samo da se bolje snalaze s novom tehnologijom, već i očekuju od kompanija da to koriste te da su se prilagodile tehnološkim inovacijama. Oni vole rješavati tehnološke zavrzlame i očekuju na poslu korištenje online alata kako bi brzo i kvalitetno obavili posao.
Istraživanje pokazuje da generacija Z izbjegava kontakt putem telefona ako je to ikako moguće. Prema istraživanju LivePerson, gotovo 75% te generacije preferira tekstualne poruke umjesto telefonskog razgovora. Zato hoteli koji žele okupiti mlade menadžere i goste moraju omogućiti online rezervacije. To ne znači samo omogućiti online rezervaciju soba, već i konferencijskih dvorana, cateringa i tehničke opreme.
Kraći i neformalni sastanciJoš jedan rezultat utjecaja mladih ljudi na poslovanje je sve veća potreba za kraćim, manje formalnim i manje strukturiranim sastancima i eventima. Koliko god su prije sastanci bili evidentirani u rokovnicima mjesecima unaprijed i planski strukturirani, danas je sasvim normalno dogovoriti last-minute kratki sastanak, brainstorming ili samo update postojećeg stanja. Ovo je možda i rezultat sve većeg broja manjih tvrtki i konzultanata kojima trebaju kratki i brzi sastanci kada je netko od njihovih klijenata slobodan. Na ovaj način hotelijeri mogu u zadnji čas popuniti višak soba za sastanke.
Posljednje istraživanje BookingTeka iznosi da prosječan period za online rezervaciju sobe za sastanke je sedam dana, što samo pokazuje koliko je digitalni pristup olakšao poslovanje i hotelima i klijentima. Stoga hoteli i kongresni centri koji žele profitirati koristeći ovaj trend trebaju svakako osigurati mogućnost rezervacije i to u zadnji čas, ponekad i samo nekoliko sati prije sastanka.
Inovativni i iskustveni eventi Neki za to krive društvene mreže, a neki sve veću konkurenciju. Bez obzira na razlog, od skupova i sastanaka se sve više očekuje da budu iskustveni. Više nije dovoljno samo okupiti klijente za stolom ili sudionike za konferenciju. Umjesto toga neophodno je ponuditi zanimljivu hranu, atraktivne cvjetne aranžmane, individualnu poruku na ulasku u hotelsku sobu ili nešto drugo po čemu će se to događanje razlikovati od ostalih. Tvrtke sve više nastoje osmisliti event koji će po nečemu biti drugačiji, inovativniji i bolji od konkurencije. Eventi sve više služe za promociju brenda. Žele podijeliti fotografije s eventa klijentima i korisnicima, plasirati ih na društvenim mrežama i online platformama. U stvari, organizatori događanja sami kažu da žele da njihov event i događanja budu kao stvoreni za Instagram. Najvažnije je kreiranje doživljaja i posebnog iskustva.
"Izgleda da su najuspješniji organizatori događanja oni koji stalno osmišljavaju nove i kreativne načine kako da klijentima i sudionicima omoguće dodanu vrijednost i značenje umjesto samog prostora kao što je bilo do sada" - tvrdi Andrew Flack iz Marketing & Hilton i eCommerce Americas. Hotelijeri bi svakako nove trendove trebali vidjeti kao mogućnost ostvarivanja većih prihoda tako što će gostima i klijentima nuditi drugačiji catering, inovativan postav dvorane, online rezervaciju svega što im je potrebno te im biti pri ruci da njihovo događanje bude bolje i drugačije od ostalih.
Drugačije vrste i formati događanja Ako se pogledaju brojke, čini se da se vrste događanja i sastanaka mijenjaju. U Ujedinjenom Kraljevstvu jedna od najznačajnijih promjena je porast broja događanja u organizaciji humanitarnih organizacija. Humanitarne organizacije su uvidjele da su događanja za prikupljenje sredstava – od manjih intimnih okupljanja do velikih gala večera – odličan način umrežavanja i povezivanja s onima koji prate i cijene njihov rad. Prema istraživanju Eventbrite, od 2007. godine broj evenata za prikupljanje sredstava se povećao za 700%, a broj sudionika udvostručio se. Postoje i ostale vrste okupljanja i skupova. Primjerice, velike i luksuzne kompanije počele su koristiti evente za postizanje bližeg odnosa s velikim i važnim klijentima, uglavnom kroz događanja zatvorenih, manjih grupa. Tehnološke su pak kompanije, s druge strane, u potrazi za talentima i novim zaposlenicima počele organizirati hackathone, evente s intenzivnim programima.
Kao što se vrste evenata i događanja mijenjaju, tako bi i hoteli trebali pratiti promjene, biti u toku i primjenjivati nove metode u svakodnevnom poslovanju, konstantno se prilagođavati i koristiti inovativna rješenja. Jedna od najboljih metoda za hotele je da uz pomoć baze podataka izgrade individualni pristup za svakog klijenta koji rezervira konferencijsku dvoranu. Primjerice, ako klijent organizira skup u drugom gradu, unutar iste hotelske grupacije sa specifičnim catering zahtjevima, ova informacija bi trebala biti dostupna i vidljiva svim ostalim hotelima unutar grupacije kako bi mogli na vrijeme reagirati i odgovoriti na klijentove potrebe.
Industrija organizacije sastanaka i događanja stalno se razvija, a ova četiri trenda pružaju hotelijerima dodatne informacije koje će im pomoći da budu ispred konkurencije i na osnovi kojih će pokazati organizatorima sastanaka da mogu zadovoljiti njihove potrebe, ma koliko promjenjive one bile.
