Adriatic Expo povezao turizam, urbanizam i investicije
Kao govornik imao sam priliku biti sudionikom mnogih konferencija. I dok su neke bile vrlo dobre, većina ih je ipak bila poprilično dosadna. Što je to što je činilo razliku? Organizatori koji su vodili računa o sljedeća tri elementa: omogućavanje ljudima da se povezuju, stvaranje okruženja u kojem mogu razmjenjivati znanja i iskustva i kreiranje atmosfere koja je nabijena pozitivnom energijom. Najbolje od svega je što to zapravo uopće nije tako teško učiniti – čak i male intervencije mogu pretvoriti običan dosadni event u nezaboravan događaj.
U nastavku vam donosim sedam jedostavnih, u praksi iskušanih ideja, koje ne uzimaju puno vremena i ne zahtijevaju hi-tech rješenja, a mogu značajno doprinijeti u stvaranju pozitivne atmosfe na konferencijama.
1. Započnite s najkraćom networking vježbom ikad
Ovo bi otprilike trebalo trajati 33 sekunde i stvarno pomaže da stvorite otvorenu i neformalnu atmosferu. Sve što trebate je zamoliti sudionike da ustanu i na vaš znak glasno viknu svoje ime i prezime, e-mail adresu i telefonski broj.
2. Ukrasite mjesto održavanja inspirativnim citatima i fotografijama
Poprilično je lako pronaći i isprintati neke inspirativne citate i fotografije. Objesite takve postere na nekoliko različitih mjesta, uključujući i ona gdje ih sudionici neće očekivati (npr. toalet). Želite li ići korak dalje u realizaciji ove ideje, zamolite sudionike da sudjeluju i donesu njima omiljene citate i slike.
3. Organiziraje poslovne sastanke na slijepo
Kada sudionici stignu na događanje, nasumce ih podijelite u male grupe. Oni će tada imati priliku međusobno upoznati se. Vrlo je važno da ih nakon tog inicijalnog upoznavanja još barem tri puta tijekom trajanja događanja okupite u istom sastavu kako bi mogli razmijeniti stajališta i iskustva o samom događanju.
4. Rezervirajte neobičnu lokaciju za događanje
Ukoliko možete, probajte izbjeći tradicionalne kongresne dvorane i održite svoju konferenciju u muzeju, u parku, pokraj bazena… ili na bilo kojem drugom neobičnom mjestu.
5. Pozovite predavače s rubnih područja
U svakoj branši na konferenciji ćete vidjeti poznate sručnjake koji će iznijeti svoje mišljenje o glavnim temama konferencije. Kako biste se malo odmakli od takvog, uobičajenog scenarija, predlažem da pozovete i nekog tko možda nije stručnjak iz područja centralne teme događanja, ali tko može iz perspektive svoje struke dati novi pogled na stvari.
6. Omogućite sudionicima vrijeme za razmišljanje
Tijekom konferencija sudionici moraju održavati visoki nivo pažnje tokom dugog vremenskog razdoblja. Stoga je dobra ideja da im dozvolite kratak predah od minutu-dvije između prezentacija kako bi nakratko uspjeli posložiti dojmove, brzinski razmijeniti iskustva ili jednostavno malo se opustiti.
7. Zajednički zatvorite događanje
Zatvorite događanje aktivnošću u kojoj mogu (na neki način) sudjelovati svi sudionici. Zabavan primjer je vježba koju nazivam „pljesak“: svi sudionici moraju stajati i pljesnuti rukama u istom trenutku, a poanta je u tome da nema prethodnog dogovora kad će pljesnuti.
Razmišljajte drugačije
Ozbiljno razmislite o tome da promijenite svoje evente iz temelja! Mnogi sudionici kongresne industrije pate od onoga što nazivam „prokletstvo previše znanja“ - što smo iskusniji, to više težimo organizirati evente na tradicionalne načine koji su funkcionirali u prošlosti. Stoga lako dolazimo do klišeja u načinu organizacije događanja: moraju biti na poznatoj, fiksnoj lokaciji, potrebno je pozvati govornike koje će sudionici slušati, a na kraju ćete isplanirati neki oblik networkinga ili društvenog događanja. To je nekada bilo normalno.
No, više ne živimo prema onome što je nekada bilo normalno. Razvoj novih web stranica, tehnologije i društvenih mreža kontinuirano nas jepratio. Učenje o tome kako se prilagoditi i na kreativan način riješiti nove izazove sve je što trebate kako biste preživjeli u novom svijetu organizacije evenata.
Vrijeme je da se poigramo našim starim, dobro poznatim pretpostavkama o organiziranju događanja te ih testiramo. Što bi se dogodilo kada ne bismo pozvali govornike na konferenciju? Što bi bilo kada bi sudionici sami odlučili o sadržaju eventa? Što ako bismo događaj organizirali na mjestu koje ne izgleda poput tipične konferencijske dvorane? Što bi bilo kada bi se umrežavanje sudionika poticalo već od samog početka eventa? Bi li u tom slučaju event bio puno gori? Ili bi bio bolji, s puno više iznenađenja? Nismo sigurni u sve ove odgovore, no znamo da se neke promjene u event industriji moraju dogoditi! Iako većina event managera igra na sigurno, promjena je već tu!
