Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
Na nedavno održanom Eventfestu u Zagrebu, jedno od izlaganja održao je i Domagoj Ostović, osnivač i izvršni direktor tvrtke Digital Lloyds, koja se bavi razvojem digitalnih proizvoda, softwarea, mobilnih aplikacija, e-commerce platformi. Jedan je i od osnivača udruge ICT Istra. Ovaj mladi poduzetnik, porijeklom iz Bjelovara, nakon studija u Rijeci, odlučio je svoj život preseliti u Istru, u malo mjesto Vozilići, a posao u gradić Labin. Osim pokretanja uspješne tvrtke koja danas broji 30 zaposlenika, odlučio se i na organizaciju konferencije posvećene upravo njihovoj industriji - digitalnim dizajnerima i programerima.
Nakon nekoliko Eventfest predavanja i panela posvećenih profesionalnim organizatorima događanja koji su govorili o provođenju istraživanja tržišta prije organizacije, kompleksnom organizacijskom sklopu, destinacijskom menadžmentu, logističkoj i infrastrukturnoj podršci, PR-u i vođenju društvenih mreža za evente te velikim organizacijskim timovima, ovo izlaganje donijelo je sasvim drugačiji doživljaj organizacije događanja. I jedan primjer kako se ne mora uvijek raditi o velikom timu niti razvikanoj kongresnoj destinaciji.
Vrlo opušten po svojoj prirodi pa tako i u izlaganju, Domagoj je na šaljivi način istaknuo kako je na ideju o organizaciji konferencije došao putujući na brojne svjetske konferencije i provodeći sate čekajući u međunarodnim zračnim lukama i trčeći s jednog gate-a na drugi. Odlučio je da ne želi više tako trošiti vrijeme i toliko putovati, već sve te ljude i teme dovesti u svoj mali Labin.
Iskoristite puni potencijal mikrolokacije eventaNakon što je ideju prenio svom timu, krenuli su u realizaciju prve konferencije Digital Labin 2019. Organizacijski tim bili su isključivo zaposlenici njegove tvrtke, a u ukupno 2 mjeseca uspjeli su pozvati domaće i međunarodne predavače, organizirati sponzorstva, skupiti kritičnu masu, odnosno obratiti se ciljanoj skupini i prodati ulaznice. Prvu konferenciju 2018. godine je posjetilo ukupno 220 ljudi.
„Valja imati na umu da sam ja školovani ugostitelj pa mi je ugostiteljstvo svojevrsna struka i zato mi je bilo i zadovoljstvo ugostiti sve te ljude. To su bili jedni veliki svatovi. Pod time mislim na ono kad dođete na event, a sve je besplatno. Ok, trebate donijeti poklon, odnosno „platiti stolicu“, a to je bila kotizacija. Međutim, osim same edukacije, konferencija je nudila i networking, odličnu ponudu jela i poznatih istarskih vina, ali i dobru zabavu i super atmosferu.“, rekao je Domagoj.
Ako niste koristili usluge vanjskih agencija i suradnika, na koji način ste privukli tako veliki broj ljudi i koje alate ste pri tome koristili?„Prve godine sam ja osobno slao upite i kontaktirao ih direktno i tu se skupilo već dosta sudionika, a dalje smo se promovirali putem društvenih mreža i drugih marketinških kanala. Kao teaser smo kreirali i poseban video koji se obraća ciljanoj skupini – developerima i dizajnerima. Glumci u videu su i sami te struke, zaposlenici Digital Lloydsa, a glavnu ulogu dijele s destinacijom i njenim ljepotama.“
„Kao što je iz samog videa vidljivo, on ističe prednosti destinacije pa su tako prikazani prekrasni Rabac, more, borovi, stari grad Labin, a u glazbu su uvrštene sopele, tradicionalni istarski instrument što dodatno povezuje event s destinacijom i njenom baštinom. Za drugo izdanje konferencije smo se fokusirali na naše kanale i poznanstva unutar branše, kao i kanale distribucije informacija kao što su meetupovi, odnosno zatvorene grupe dizajnera i developera. Sudionike privuku teme konferencije, kao i predavači, koji su stvarno jaka imena iz industrije.“
Pozitivan utjecaj na destinaciju značajniji od turističkogSljedeće godine (2019.), Digital Labin konferencija je okupila čak 450 sudionika iz Nizozemske, Švedske, Velike Britanije, Njemačke, Slovenije, Italije, Srbije, BiH, Mađarske i Hrvatske. Na konferenciji su sudjelovali predstavnici svjetskih tvrtki poput Googlea, Amazona, Infobipa, Bornfighta, Raiffeisen banke i Bookin.com-a. Održala se zadnji vikend u rujnu u Sportskom centru Franko Mileta.
Za ovo izdanje tim Digital Lloydsa je osmislio novi vizualni identitet konferencije koji na još jednoj razini event povezuje s destinacijom. Naime, Labin je poznat po bogatstvu rudama i rudarskoj industriji (čak je i središte Digital Lloydsa u nekadašnjim uredima uprave rudnika) pa novi vizual uključuje simbole ugljena, a novi slogan glasi „Dig-it-all.“
Digital Labin je 2019. godine u Labinu okupio lidere iz industrije, svjetski poznata imena, a svi domaći stručnjaci htjeli su ih čuti. „Takav doseg i takvu posjećenost destinaciji do sada nisu postigli niti jedan gradonačelnik ili predsjednik Turističke zajednice niti će neki u budućnosti to uspjeti.“, naglasio je Ostović dodajući: „Velike hrvatske tehnološke tvrtke poslale su i nekoliko djelatnika na našu konferenciju zato što ona osim znanja nudi i zabavu i druženje te, neminovno – more. Upravo zato, brojne tvrtke koriste Digital Labin kao priliku za teambuilding ili incentive.“
Izazovi kongresnih i smještajnih kapaciteta u maloj srediniKonferencija se odvija u srednjoškolskom centru i to u sportskoj dvorani/hangaru koji može zaprimiti toliki broj ljudi. Kao najveći izazov tehničke prirode Domagoj je naveo pokrivanje velikih stropnih prozora kako bi se dvorana u potpunosti zamračila i ispričao anegdotu kada je bura odnijela dio 20 metarskih tepiha s krova.
Za ovogodišnje izdanje konferencije koristit će se još jedna, nova dvorana u sklopu kompleksa kao breakout dvorana, a ravnatelj škole je odobrio i korištenje školskih prostorija za radionice i pomoćne prostorije.
Što se tiče smještajnih kapaciteta za toliki broj sudionika, Domagoj je rekao: „Jako smo blagoslovljeni po tom pitanju, jer je Valamar u obližnjem Rapcu uložio 60 milijuna eura u Girandella Valamar Collection Resort koji ima značajne kapacitete. Iako je 2019. veliki dio njihovih kapaciteta bio rasprodan za turoperatore, ostatak sudionika snašao se u kućama za odmor i privatnim smještajnim jedinicama. Vidjet ćemo kako će ove godine biti, jer bi sezona mogla potrajati malo duže, ali mislim da neće biti problema.“
