Google Experience Institute: Događanja trebaju sudionicima pružiti osjećaj pripadnosti

Četvrto izdanje virtualnog summita „The Future of the Event Industry“, u organizaciji portala Skift Meetings, ponovno je okupilo stručnjake iz svjetske kongresne i event industrije kako bi raspravljali o najboljim praksama, predstavili najnovije trendove i pružili uvide u ono što budućnost donosi ovoj industriji. Jedan od zanimljivijih razgovora bio je onaj s Megan Henshall, voditeljicom strateških rješenja za globalna događanja u Google-u.

Google ima novi kolaborativni pristup promišljanju dizajna događanja. Tijekom ljeta 2020. godine nastala je ideja o projektu Google Experience Institute (Xi) kako bi se izgradila zajednica koja bi pružila odgovore na pitanje kakva bi mogla biti budućnost event industrije. Projekt je zaživio tijekom 2021., a Megan Henshall je istaknula: „Počeo je kao mala zajednica pojedinaca iz različitih praksi i segmenata industrije koja ponovno promišlja i osmišljava budućnost organizacije događanja i iskustava sudionika“. Prema njenim riječima, za okupljanje najrazličitijih vrhunskih stručnjaka oko ovog projekta uvelike je zaslužan LinkedIn putem kojeg je dijelila pozive na sudjelovanje i na taj način se okupio impresivan tim. Xi je od tada izrastao u vrlo raznoliku globalnu mrežu stotine pojedinaca, stručnjaka u svom području te se prvotno pitanje promijenilo u: Kakva bi budućnost trebala biti i kako mi možemo doprinijeti da ona izraste u nešto čega smo ponosni biti dio?

Zauzeli ste široki pristup i uključili stručnjake iz vrlo različitih područja. Zašto ste mislili da je to potrebno i kako oni pojedinačno pridonose samom projektu?„Iskreno nisam znala, niti pretpostavljala da je ovakav pristup potreban već se dogodilo slučajno. Krenula sam raditi s dvoje-troje ljudi u Google-u, ali nas je sudbina na kraju spojila s velikim brojem različitih ljudi iz cijeloga svijeta koji rade nevjerojatne, inovativne evente koji nadilaze pojam korporativnih događanja. Kako smo počeli razgovarati sa sve više ljudi koji su izvan naše industrije, uvidjeli smo da ljudi počinju gledati cjelovitije na sve u životu. Posljednje tri godine su nas naučile kako su svi segmenti našeg života međusobno ovisni – posao, obitelj, zabava, društveni život, zdravlje. Ako je to istina i ljudi sve više brišu granice između tih segmenata, onda i mi kao dizajneri iskustava moramo imati holistički pristup. Možemo organizirati događanja posvećena poslu, ali i samom čovjeku.“

Neuroinkluzija i pružanje osjećaja pripadnosti kao osnova svakog događanjaDjelovanje ovog instituta temelji se na pojmu neuroraznolikosti (neurodiversity) - kako ju prihvatiti i uključiti u organizaciju događanja te zašto je neuroinkluzija važna kako bi se pokazala briga o sudionicima i polučio uspjeh eventa. „Nakon brojnih razmišljanja, razmjene iskustava i istraživanja, zaključili smo da svi težimo aktualizaciji autentičnog sebe. Stoga želimo budućnost u kojoj se život ne svodi samo na karijeru već se posao treba prilagoditi našoj osobnosti. Generacija Z već tako živi i djeluje. I zato mi kao dizajneri iskustava trebamo kreirati događanja za spektar raznih osobnosti. Primijetili smo jaz između neuroraznolikosti i inkluzivnosti pa smo se osjetili prozvanima i odgovornima da ga premostimo“, naglasila je Henshall.

Koliko je inkluzivnost i osjećaj pripadnosti važan govore i primjeri koje je navela iz vlastite prakse. Kada u sobi punoj ljudi pita znaju li nekoga tko je drugačiji u neurološkom smislu (autizam, ADHD, OKP, Touretteov sindrom i sl.) - gotovo svi dignu ruke. Dakle, mi živimo i radimo s takvim ljudima svakodnevno. Jednako tako, kada postavi pitanje kad su se zadnji puta na nekom događanju osjećali preplavljeni informacijama i zatrebali minutu-dvije za sebe ili su morali na internetu potražiti značenje neke riječi jer je bila prestručna, ponovno su sve ruke bile u zraku. To je pokazatelj da program događanja i način komunikacije trebaju biti prilagođeni svima nama i svim našim neuro-različitostima.

Google XI Days u New Yorku

Kako bi se okupili svi stručnjaci koji su radili na projektu Google Experience Institute (Xi) te podijelili svoja iskustva i viđenje budućnosti, ali i kako bi se uživo testirala sva ta predviđanja i prijedlozi, organizirano je događanje Google XI Days. Event je održan od 28. veljače do 3. ožujka u New Yorku, a početkom travnja Google planira objaviti zaključke s događanja koji će biti javno dostupni svima. Na taj način Google pridonosi i vraća zajednici - znanje.

„Najvažniji cilj ovog događaja bio je potaknuti suradnju unutar zajednice, potaknuti nove ideje i možda promijeniti neka razmišljanja i paradigme naše industrije te nas postaviti tamo gdje bismo trebali biti“, rekla je Megan Henshall.

Prostori za odmor u sklopu događanjaSve više događanja u svom postavu i objektu održavanja imaju zasebne prostore za odmor, za networking, obavljanje poslovnih obaveza ili sastanaka. „Naš event Google XI Days također je uključivao takve prostore postavljene u različitim konfiguracijama koje se mogu koristiti na različite načine – bilo za odmor, za regeneraciju i osvježenje, za druženje – kako bismo otkrili koji od njih su najbolje prihvaćeni. Takvi prostori su svakako neophodan dio svakog događanja i sudionici ih uvijek koriste“, zaključila je Henshall.

Kako održati ravnotežu između kreiranja mirnog prostora za odmor i relaksaciju tijekom eventa i prostora za izolaciju?„Odgovor mogu dati na temelju naših primjera takvih prostora na događanju Google XI Days. Imali smo prostoriju isključivo za jednu osobu. Taj prostor je senzorski kontroliran, nudi razne rekvizite za opuštanje kao što su anti-stres loptice, slušalice za smanjivanje buke, mogućnost kontroliranja razine svjetla i zvuka. Imali smo i posebne modularne jedinice, također namijenjene za jednu do dvije osobe i one su možda taj izolacijski tip sobe za odmor. No, uređen je i poseban lounge prostor koji je otvorenog tipa i namijenjen za veći broj ljudi, ali s knjigama i časopisima. Takav tip prostorije nudi odmor od konferencijskog programa i vrijeme za sebe, ali bez izolacije i potpunog isključivanja od drugih."