Case Study: Kako se kultni MAD//Fest iz fizičkog transformirao u virtualni i hibridni format
Colja Dams je izvršni direktor Vok Dams-a, jedne od vodećih agencija za organizaciju događanja i live marketing na globalnoj razini. S uredima u Dubaiju, Pekingu, Francuskoj, Šangaju i Wuppertalu u Njemačkoj, Vok Dams je organizirao brojne nagrađivane evente za vodeće brendove diljem svijeta. Na posljednjem IMEX-ovom edukativnom online događanju, EduMondayu, Colja Dams je održao predavanje o budućnosti organizacije događanja i karakteristikama hibridnih događanja koja predstavljaju spoj virtualnih i događanja uživo.
Do 2020. live eventi su bili najčešći oblik događanjaOno čime se Vok Dams primarno bavi jesu događanja uživo, kao što su velike proslave i obljetnice, interni poslovni skupovi, konferencije i slično. Ali, kao što svi znamo, vremena su se uvelike promijenila. U vrlo kratkom vremenu, eventi su prešli iz gotovo potpuno live formata u 2019., u potpuno virtualnu sferu 2020. godine. Budućnost event industrije donosi mješavinu te dvije sfere. Popuštanjem mjera socijalne distance postepeno ćemo seliti u hibridni svijet događanja. No, Vok Dams je proveo kratko interno istraživanje o trendovima u organizaciji događanja koje je pokazalo da se hibridni eventi pojavljuju već 2011. godine, tako da ih oni organiziraju već od tada.
Sredinom 2020. virtualni eventi postaju jedina organizirana događanjaU svibnju ove godine, stanje u industriji je bilo takvo da su se organizirala i odvijala isključivo virtualna događanja. Organizirana su u različitim formama i oblicima, ali nekoliko je karakteristika koje svako virtualno događanje mora imati, a koje je tvrtka Vok Dams sažela u rezultatima svog istraživanja. Prva značajka odnosi se na sudjelovanje, interakciju i zajedničko stvaranje, koje webinari i Q&A sesije ne mogu ostvariti. Drugo, ljudi vole dodirivati i osjetiti svijet oko sebe, stoga je i u virtualnim događanjima važno potaknuti osjetila dodira i pokreta uz pomoć tehnologije kako bi sudionici osjetili i fizičku interakciju. Također, važno je sudionicima omogućiti autonomiju i slobodu izbora kreirajući festivalski doživljaj eventa kao što smo to do sada činili s eventima uživo. Kod virtualnih događanja dokazano je da je vrijeme pažnje koju sudionik ima puno kraće nego na eventima uživo pa je stoga vrlo važno da event bude kraći, s pauzama između pojedinih sesija. Ono što je inače trodnevno događanje uživo, online ne može trajati tri dana. Virtualna događanja moraju imati društveni i ekskluzivan karakter kako bi sudioniku osigurali dodatnu vrijednost pružajući mu pristup relevantnim poslovnim kontaktima.
Tri razine zrelosti virtualnih evenataPostoje tri razine zrelosti virtualnih događaja. Prva razina je streamanje trenutaka uživo u digitalni svijet. To su prije svega webinari i odredišne web stranice na kojima pratimo video uratke uz mogućnost chata. Primjer takvih događanja u Vok Damsu je u slučaju jednog klijenta, računovodstvenu tvrtku, za kojeg organiziraju više od 600 virtualnih formata događanja. Neki od njih su obični webinari, neki su interaktivni, ali u ovom se slučaju zaista puno sadržaja može prebaciti u virtualni svijet.
Druga razina je prenošenje trenutaka uživo u digitalni svijet višedimenzionalnim reprodukcijama event prostora i doživljaja. Ovdje je ideja organizacija unaprijed planiranih događanja uživo, kao što su npr. sastanci gradskog vijeća ili u primjeru jednog klijenta, eventa za zaposlenike i prenošenje te atmosfere u virtualni format. U Vok Damsu su se u jeku epidemije tako odlučili u svojim uredima diljem svijeta napraviti virtualne konferencijske centre. Tako u gotovo svakoj vremenskoj zoni imaju po jedan virtualni kongresni studio iz kojeg emitiraju virtualne evente, ali i sa sudionicima uživo koji su prisutni u studiju.
Treća i najzanimljivija razina jest stvaranje „digital-first“ iskustva, odnosno organizacija događanja koja polazi prvo od digitalnog formata. Ovdje treba razmišljati kao da počinjemo sve ispočetka, na praznom listu papira, a zatim osmisliti potpuno i sveobuhvatno digitalno iskustvo koje uključuje i proširenu i virtualnu stvarnost. Jedan takav primjer je organizacija virtualnog izložbenog salona za jednu auto-kuću. Međutim, postoje i dodatni elementi, kao na primjeru tvrtke proizvođača duhana, gdje su organizirali sajam poslova u virtualnoj areni. Ovakav event sadrži brojne različite sadržaje i podrazumijeva međusobnu interakciju. Gamifikacija je također jedan od važnih elemenata virtualnih događanja, a u Vok Damsu su na primjeru albuma sa sličicama koje je potrebno sakupiti napravili virtualno natjecanje među djelatnicima jedne tvrtke kao motivacijski event. Kako bi vaši sudionici mogli doživjeti trenutke koji podrazumijevaju aktivaciju osjetila dodira i pokreta, uvijek im možete poslati razne pakete, bilo sa zadacima za radionicu ili simpatičnim poklonima koje moraju otvoriti za vrijeme trajanja samog eventa.
Budućnost leži u hibridnim eventimaŠto nam donosi vrijeme poslije koronavirusa? Zanimljivo vrijeme hibridnih evenata koji spajaju elemente događanja uživo i onih virtualnih. Hibridna događanja postoje već desetak godina, ali ne na takvoj razini.
Koji su faktori uspjeha hibridnih događanja? Prvi faktor uspjeha je upravljanje sudionicima, vrlo važno u vrijeme posebnih regulacija i mjera socijalne distance. Osim uobičajenih postupaka poput marketiranja eventa prema određenoj skupini, sastavljanje liste sudionika, prijave i registracije na licu mjesta, danas morate dodati i neke nove procese. Prvo trebate definirati geografski položaj svojih sudionika, iz kojih zemalja sudionici uopće mogu sudjelovati uživo te na njima provesti provjere zdravstvenog stanja, kao i sve potrebne GDPR mjere. Važno je da imate dobro organiziran prostor u kojem će se vaš event održavati uživo, s označenim razmacima između sudionika, stanicama za provjere zdravstvenog stanja i dezinfekciju, brzi check-in, odvojene trase za ulazak, izlazak i sl. Cjelokupna produkcija hibridnog eventa mora se sastojati od plenarnih i breakout sesija uživo, kao i sastanaka jedan-na-jedan, zatim virtualnog studija, unaprijed snimljenih materijala i virtualne konferencije, a sve to dostupnom na online platformi. Vok Dams priprema takvu platformu pod nazivom „Open platform“ koja se onda može prilagođavati potrebama klijenata.
Kako ih održati zanimljivima i interaktivnima? Trebate imati dovoljno materijala koji su dostupni na upit, skup unaprijed snimljenih materijala, ali primjerice i mogućnost postavljanja pitanja putem videa. Također, od velike je važnost svim sudionicima, onima uživo i online, pružiti dovoljno mogućnosti za umrežavanje. S obzirom na epidemiološko stanje, blagovanje u većim skupinama vjerojatno još neko vrijeme neće biti dozvoljeno pa kako bi premostili ovu prepreku u Vok Damsu su osmislili princip blagovanja za stolom na kojem je ekran putem kojega se može virtualno održavati sastanke. Dobro je imati i mogućnost drugog ekrana, odnosno da na računalu pratite event dok na mobilnom uređaju možete chatati ili postavljati pitanja kroz neku od aplikacija.
Na posljetku, Colja Dams je iznio neke od glavnih zaključaka o budućnosti kongresne i event industrije:
Cijelo predavanje možete pogledati ovdje.
