Klasične panel rasprave su dosadne i nezanimljive! Budućnost event industrije je u novima formatima događanja
S ponosom možemo reći da naša država ima izuzetne mogućnosti za razvoj kongresnog turizma. Svaki organizator može koristiti kombinaciju prirodne ljepote i kulturno-povijesnih spomenika kao poseban magnet kojim će privući sudionike iz cijeloga svijeta. Međutim, on na sebe preuzima i odgovornost koja može biti jezičac na vagi njegove karijere. Uspješno organiziran kongres ogroman mu je poticaj u daljnjem napredovanju, a u suprotnom – neuspješan kongres muže mu biti veliki hendikep u daljnjem poslovanju i povod za stjecanje lošeg rejtinga među kolegama.
Stoga, bi svaki organizator trebao formirati organizacijski odbor koji će brinuti o stručnom dijelu programa (teme na konferenciji, predavači), dok s druge strane treba imati pouzdanog partnera - agenciju specijaliziranu za DMC, PCO i tehničku podršku. Bez dobre realizacije u tehničkom smislu, sav spomenuti trud i prednosti koje donose povoljni resursi ostaju bez efekta.
Naše dugogodišnje iskustvo u kongresnom turizmu često je od velike pomoći organizatorima kongresa: savjetujemo im kako optimalno pripremiti kongres, prigodnu izložbu i ostale društvene programe. Kongresi najčešće traju dva do tri dana, a svaki propust lako je uočljiv i teško ispravljiv. Upravo zato smatramo da agencija specijalizirana za kongresni turizam treba biti organizatoru na raspolaganju, kao ispružena ruka u mjestu održavanja kongresa. Tijekom pripreme kongresa organizator s pravom očekuje od agencije da mu sugerira kakav program organizirati, a ako je riječ o radnom dijelu, agencija će predložiti što je nužno od tehničke opreme - što je suvišno, a što možda treba imati „u rezervi“.
Osnovna i dodatna tehnička oprema
Danas je nezamislivo da u dvorani nema LCD projektora, platna i razglasa. No, nerijetko se traži i „nadgradnja“. Međunarodne konferencije često trebaju opremu za simultano prevođenje s dva, tri ili više radnih jezika. Jezična barijera ne smije biti „kamen spoticanja“ na kongresu. U svrhu dinamiziranja rada i dobivanja brzih povratnih informacija sve više se koristi voting sistem. Najčešće se sudionicima ponudi 5 do 10 odgovora, a svaki sudionik pritiskom na odgovarajuću tipku šalje svoj odgovor. Potom se na ekranu u obliku „štapića“ ili „torte“ pokaže u kojem postotku su korišteni koji odgovori.
Program konferencije nije vezan samo za dvoranu. Vrlo često se koriste poster prezentacije jer sva predavanja naprosto nije moguće ili nije poželjno organizirati u vidu oralnog izlaganja.
Veći kongresi nezamislivi su bez financiranja od strane sponzora. Oni zauzvrat također žele biti aktivni tijekom održavanja kongresa. Stoga im u predprostoru trebaju biti uređeni štandovi u kojima mogu održavati kratke sastanke sa sudionicima - svojim potencijalnim partnerima. 
Realizaciju kongresa kontinuirano prate tehničari, informatičari, hostese, prevoditelji, vodiči i ostali suradnici. Svi oni daju maksimum od sebe kako bi organizator, ali i svi sudionici s kongresa ponijeli najljepše uspomene.
O uspješnosti kongresa treba razmišljati puno ranije, već od samog uređenja hotela ili dvorane. Svima je u interesu odmah planirati izgradnju i uređenje prostora na najbolji mogući način. To prije svega znači da hoteli i ostali objekti moraju u ponudi imati adekvatan prostor, najčešće veliku dvoranu za plenarni rad, manje dvorane za rad u sekcijama, urede za podršku (slide service i sl.). Tehničko uređenje dvorane - zvučna izolacija, WI-FI, prilagodljivost veličinom i oblikom od presudne su važnosti u momentu kad se odlučuje o mjestu održavanja kongresa. Tehnička oprema se stalno osuvremenjuje, pa stoga nije imperativ da je svaka dvorana već ima. Poželjno je imati onu osnovnu, već spomenutu opremu u jednoj dvorani. Ostalu opremu lako se može donijeti, postaviti i po završetku kongresa odnijeti.
Vodeći računa o svemu navedenom, gotovo sigurno će se dobiti željeni rezultat, a to je da organizator svoj kongres ponovno realizira na istom mjestu. Povrh toga za očekivati je da i on i sudionici preporuče kolegama iz iste ili druge branše upravo tu destinaciju i hotel kao optimalno mjesto održavanja kongresa.
Hrvoje Ljubimir diplomirao je turizam na Fakultetu za turizam i vanjsku trgovinu u Dubrovniku. Radno iskustvo je započeo u turističkoj agenciji Atlas, a 1986. počinje raditi u kongresnom odjelu Atlasa te s vremenom postaje voditelj odjela. Na poziv vlasnika međunarodne tvrtke Brähler ICS Konferenztechnik 1998.g. vodio je tvrtku Kongresni servis Dubrovnik, u kojoj je bio direktor do 2010., kada zajedno s kćerkom osniva turističku agenciju Adria kongres. Također je gost predavač u školama i na fakultetima, te povremeno piše stručne članke iz područja kongresnog turizma.
