Iskustva hrvatskih turističkih tvrtki sa sajmova i radionica

Nekoliko kolega iz hotela i agencija otkrilo nam je svoja iskustva s izlaganjima na kongresnim sajmovima i radionicama. Zaključak: izlaganja predstavljaju značajna ulaganja, a bez dobre pripreme i proaktivnosti, nećete postići očekivane rezultate!

Na kojim specijaliziranim MICE sajmovima i burzama izlažete tijekom godine? Koje biste posebno preporučili ili izdvojili?
Dubrovački Vrtovi Sunca izlažu na svim većim specijaliziranim MICE sajmovima. Ove godine smo bili na Conventi u Ljubljani, IMEX–u u Frankfurtu te poslovnoj radionici koju je hrvatski kongresni ured organizirao u Rimu. Do kraja godine još idemo u Barcelonu na EIBTM.

Koja su vaša očekivanja od sajmova?
Očekivanja na sajmovima se odnose na upoznavanje kvalitetnih, potencijalnih partnera za budućnost te obnavljanje odnosa s postojećim partnerima.

Opravdavaju li sajmovi vaša očekivanja?
U većini slučajeva da, iako se zna dogoditi da, ukoliko organizacija nije na visokoj razini, krajnji ishod bude ispod očekivanog. Sajmovi sami po sebi nisu garancija da će se sklopiti neki posao. Potrebno je dogovoriti sastanke s kvalitetnim partnerima, dobro odraditi prezentaciju te pobuditi interes kod kupaca i tek u tom slučaju očekivati pozitivne ishode.

Koliki su prosječni troškovi odlaska na sajam?
Prosječni troškovi nastupa na jednom od gore navedenih sajmova iznose od 4.000 do 7.000 EUR, ovisno o veličini zakupnog prostora te izlažete li samostalno ili dijelite štand s partnerom, kao što mi ponekad radimo s hotelom Radisson Blu iz Splita.

Koje su koristi od nastupa na sajmu, a koje ne možete ostvariti na drugi način?
Svakako bismo izdvojili mogućnost susreta s velikim brojem partnera „face to face“ do kojih možda ne bismo mogli doći direktnim putem.

Sudjelujete li na HTZ radionicama u zemlji i inozemstvu (Buy Croatia, Sell Croatia)?
Buy/Sell Croatia su više radionice koje su okrenute odmorišnom tipu turizma, tako da MICE odjel ne sudjeluje na tim radionicama. MICE segment se više fokusira na specijalizirane sajmove vezane uz prodaju kongresnih i incentive događanja.

Kakva su vaša iskustva i savjeti za one koji sudjeluju prvi put ili tek planiraju sudjelovati, kako izvući maksimum iz nastupa na sajmu ili iz poslovne radionice?
Svakako je potrebno proučiti emitivna tržišta iz kojih gosti dolaze u određeni hotel ili u određenu destinaciju te se prilikom izbora sajmova fokusirati na ta tržišta. Kada govorimo o MICE segmentu, broj radionica odnosno sajmova koji se organiziraju i na kojima sudjeluje Hrvatski kongresni i insentiv ured, odnosno Hrvatska kao kongresna destinacija nije velik; radi se o četiri radionice godišnje te bi bilo odlično posjetiti sve četiri radionice. Potrebno je upotrijebiti maksimalne napore i prije početka samih radionica: pokušati stupiti u kontakt s potencijalnim kupcima i dogovoriti sastanke sa njima. Treba imati na umu da su sajmovi mjesta gdje se okuplja veliki broj izlagača i da nije jednostavno dogovoriti sastanke. Svakako je jako bitna kvalitetna prezentacija hotela i destinacije, kako bi u konačnici zainteresirali kupce i ostvarili suradnju u budućnosti.

Na kojim specijaliziranim MICE sajmovima i burzama izlažete tijekom godine? Koje biste posebno preporučili ili izdvojili?
Godinama idemo na IMEX Frankfurt i EIBTM Barcelona, a posljednje dvije godine i na burzu Conventa u Ljubljani.
 
Koja su vaša očekivanja od sajmova?
Na sajmove smo počeli ići prije gotovo deset godina i naša su očekivanja uvijek bila velika, jer je to za svaku agenciju značajan trošak, odnosno investicija koju je potrebno vratiti te zaraditi. Također, sama činjenica da se tamo sastaje 'filtrirana potražnja' (odnosno odabrani inozemni kupci) s nama ponuđačima usluga u destinacijama, daje nam nadu i očekivanja od takvih susreta.
 
Opravdavaju li sajmovi vaša očekivanja?
Konkretno i financijskim jezikom govoreći, sajmovi direktno ne daju povrat na investiciju. Oni predstavljaju jednu od marketinško-prodajnih akcija, nadopunjuju se s drugim akcijama, a isplativost ulaganja u sajmove ovisi o više čimbenika, kao i o aktivnosti samog izlagača.
 
Koliki su prosječni troškovi odlaska na sajam?
Sam štand (veličine 4m2) iznosi oko 4.500 EUR, a treba mu pribrojiti i troškove puta, smještaja, osobnih troškova.
 
Koje su koristi od nastupa na sajmu, a koje ne možete ostvariti na drugi način?
Sudjelovanje na sajmu može dati višestruku korist odmah, ali i 'naknadnu korisnost': npr. netko od kupaca iz svijeta, ako nisu bili na konkretnom sajmu, može naknadnim pretraživanjem po bazi izlagača doći do vas i donijeti odluku da vas za neki projekt angažiraju, odnosno zatraže vašu ponudu. No, u prosjeku bih rekao da možda samo 1/4 kontakata predstavlja realnu korist.  Događa se i da na sajmu dobijemo konkretan upit te ubrzo sklopimo posao (teoretski, to može biti i za vrijeme sajma), dok je s drugim partnerima to dugotrajan proces. Razloga može biti više: prije svega kupac nema konkretnih upita/poslova za nas kao destinaciju, odnosno sam još nije siguran, pa se treba aktivno nastaviti s marketinškim akcijama prema određenom tržištu i konkretnim kupcima.
 
Sudjelujete li na HTZ radionicama u zemlji i inozemstvu (Buy Croatia, Sell Croatia)?
Sudjelujemo na onima za koje procijenimo da nam potencijalno nose nove kupce i konkretne poslove, odnosno da je sudjelovanje isplativo.
 
Kakva su vaša iskustva i savjeti za one koji sudjeluju prvi put ili tek planiraju sudjelovati, kako izvući maksimum iz nastupa na sajmu ili iz poslovne radionice? 
 Potrebno je dobro procijeniti koji sajmovi i poslovne radionice daju priliku za susret s vašim ciljnim tržištem te koliko se sajmova i radionica godišnje može i financijski podnijeti. Kada se odlučite za investiranje u sajam, trebali biste odraditi pred i postsajamske marketinške i 'networking' aktivnosti, što znači unaprijed komunicirati s kupcima s dostupne liste posjetitelja, ukazivati im na svoju ponudu te pokušati dogovoriti sastanke. Na samom sajmu je potrebno izvrsno odraditi prezentaciju i razgovor jer je riječ o kratkim sastancima, koje treba maksimalno iskoristiti. U tih 15-20 minuta se treba dobro predstaviti, ostaviti dojam pouzdanog partnera u destinaciji, ali i saznati više o kupcu i koje su zapravo njegove potrebe, kakvo je njegovo tržište, odnosno dobiti maksimum informacija, na osnovu kojih se kasnije daju ponude te potencijalno dolazi do partnerstva i realizacije posla.

Na kojim sajmovima i burzama izlažete tijekom godine? Koje biste posebno preporučili ili izdvojili?
Uvijek izlažemo zajedno s udrugom OMH (Obiteljski i mali hoteli), a najbolji sajam koji posjećujemo svake godine je WTM u Londonu.

Koja su vaša očekivanja od sajmova?
Povećanje osobnih kontakata s potencijalnim tržištima, te održavanje dobrih odnosa s agencijama s kojima već surađujemo.

Opravdavaju li sajmovi vaša očekivanja?
Ne, ne opravdavaju.

Koliki su prosječni troškovi odlaska na sajam?
Prosječno govorimo o 5.000,00 do 20.000,00 kuna, ovisno o sajmu.
 
Koje su koristi od nastupa na sajmu, a koje ne možete ostvariti na drugi način?
Prednost je što klijenti koji dolaze ciljano, žele baš vaše tržište. Mala je mogućnost da će djelatnici agencija koji su uredski tipovi doći do svakog objekta s kojim surađuju te je velika prednost što osobno možete upoznati klijente i time povećati i učvrstiti suradnju. Lakše je s nekim surađivati koga ste vidjeli, a ne samo čuli.

Sudjelujete li na HTZ radionicama u zemlji i inozemstvu (Buy Croatia, Sell Croatia)?
Da, na radionicama koje su u bližim destinacijama.

Kakva su vaša iskustva i savjeti za one koji sudjeluju prvi put ili tek planiraju sudjelovati, kako izvući maksimum iz nastupa na sajmu ili iz poslovne radionice?
Svakako se sastanci moraju dogovoriti prije puta jer nitko neće slučajno doći do vas i željeti vašu uslugu. Na sajmovima je ponuda uvijek veća od potražnje. Budite kreativni i jedinstveni te ponudite cjelokupni aranžman „lijepe naše“.