Pet savjeta za uspješna događanja uživo u bliskoj budućnosti
Ukoliko želite povrat od ulaganja u organizaciju eventa, morate se fokusirati na njihov sadržaj. Tehnologija nam pruža alate pomoću kojih možemo aktivirati publiku puno prije početka događanja: možemo kod publike potaknuti iščekivanje, možemo je uključiti u kreiranje sadržaja ili omogućiti sudionicima događanja da se upoznaju i povežu prije dolaska na event. Takvih alata imamo na raspolaganju više nego ikad, no postavlja se pitanje gdje i kada zapravo počinje proces organizacije optimalnog događanja.
Postavljanje ciljeva
Prema Philipsovoj metodologiji povrata investicija potrebno je postaviti ciljeve na pet razina. Posebno su nam važne prve tri razine:
● Prva razina - odnosi se na percepciju koju želimo kreireti kod sudionika događanja
● Druga razina - odnosi se na učenje i znanja koja želimo prenijeti sudionicima
● Treća razina - odnosi se na akciju, odnosno kako će sudionici događanja stečena znanja prenijeti u svoje organizacije
Format događanja
Predavač koji stoji za govornicom i drži predavanje uz PowerPoint prezentaciju neće rezultirati prevelikim angažamanom sudinika, niti zadržavanjem njihove pažnje na poruci. Stoga bi organizatori trebali razmotiti neke od sljedećih opcija:
● tradicionalna debata ili okrugli stol je učinkovit način da se publika uključi u raspravu. Na taj način stvara se živost i dolazi do razmjene mišljenja. Predavači u takvoj situaciji moraju biti na višem nivou, a i publika je puno više uključena.
● predstavljanje slučajeva iz prakse može biti poticajno za publiku, pogotovo ako ih se uključi i traži njihovo mišljenje o zaključcima i rješenjima. U tom slučaju može biti poticajna situacija u kojoj umjesto jednog predavača imamo dvojicu.
● ako imate gostujućeg govornika koji može pokriti više različitih tema od interesa za vašu publiku, možete se naći u dilemi oko toga koju temu će on odraditi. Odgovor je jednostavan - pustite publiku neka odluči. Na taj način aktivirate publiku i prije početka eventa.
● jedna od mogućnosti jest i da u suradnji s ključnim dionicima događanja organizirate okrugle stolove. Tada možete pozvati manje skupine iz publike da sudjeluju i rotiraju se po takvim malim okruglim stolovima, što će im pružiti prisniju interakciju s voditeljima diskusija.
● još jedna jednostavna ideja je da podijelite publiku u manje grupe i pitate sudionike da identificiraju ključne probleme vezane za određenu temu. Nakon toga unutar malih grupa se razvija interakcija s ciljem prezentiranja konačnog rješenja svim sudionicima. Na taj način postići ćete visok stupanj uključenosti publike, a informacije će doći do svih sudionika.
Korištenje tehnologije tijekom dođađanja
Tehnologiju ne bismo trebali koristiti radi nje same. Upotreba tehnologije uvijek treba biti u službi sudionika događanja, kako bi obogatila njihovo iskustvo, a ne kako bi se organizator hvalio najnovijim tehnološkim dostignućima ili samo zato što svi drugi to rade.
Ako je ne koristimo primjereno, tehnologija će odvlačiti pozornost sudionika, a organizatoru će predstavljati trošak i vremena i novca, te neće pomoći u postizanju ciljeva događanja. U idealnom pak slučaju tehnologija povećava interaktivnost i uključenost sudionika, što onda pozitivno utječe na njihovo iskustvo sudjelovanja i dovodi do veće stope pamćenja informacija i primjene novostečenih znanja.
Imamo li u vidu gore navedene ideje, upotreba tehnoloških pomagala kao što su tableti, pametni telefoni i aplikacije nam može dosta koristiti kad želimo zabilježiti razinu interesa sudionika za pojedine teme i tu informaciju kasnije iskoristiti za follow-up. Kvalitetan predavač može kasnije postaviti i dodatna pitanja oko odabranih tema i na taj način dalje prilagođavati sadržaj. Jednom kada započnete ovakav proces, količina informacija koje dobivate ovim kanalom može biti vrlo visok. S druge strane, sudionici mogu koristiti ovakvu interaktivnu tehnologiju kako bi zabilježili nove informacije koje su saznali tijekom događanja i podijelili je sa svojom publikom tj. kolegama i sradnicima.
Komunikacija prije eventa
Web stanice eventa i aplikacije su vitalan komunikacijski alat modernih organizatora te igraju ključnu ulogu u komunikacijskom procesu. Što više uspijete aktivirati i angažirati publiku u procesu priprema eventa, to bolje, pod uvjetom da ih potičete relevantnim sadržajima koji će u konačnici pružati dodatnu vrijednost njihovom iskustvu sudjelovanja. Primjerice, možete zatražiti buduće sudionika da snime kratki video u kojem će vam reći o kojoj temi bi htjeli diskutirati, a drugi sudionici neka glasuju kako bi se na taj način odabrali najbolji sadržaji za event. Organizator događanja može iskoristiti ovako dobivene informacije kako bi obogatio sadržaj i zapravo bio siguran da će sudionici na događanju dobiti upravo one teme koje ih najviše zanimaju.
Kontinuirana komunikacija
Ne tako davno sve je bilo fokusirano na samo događanje, s vrlo malo pažnje na komunikaciju koja bi se odvijala prije ili nakon eventa, a to znači da su propuštane mnoge prilike za poboljšavanja ROI-a. Kako biste maksimizirali vrijednost eventa, važno je razviti komunikacijski plan koji će uključivati sve tri faze: komunikaciju prije, za vrijeme i nakon događanja.
Moguće je, na primjer, kreirati digitalnu platformu koja će omogućivati sudionicima da međusobno komuniciraju. Organizatori ili pokrovitelji događanja mogu se uključiti u komunikaciju pružanjem podataka novih istraživanja i sl., što potiče raspravu sudionika.
Vrlo je važno po završetku eventa sudionicima na kvalitetan način pružiti presjek svih informacija koje su imali priliku čuti. Ako je događanje bilo snimano, dobra je ideja da se video materijal montira te se kreiraju kratki filmovi s ključnim trenucima događanja. Takvi materijali ne samo da će poslužiti kao kvalitetna završna komunikacija prema sudionicima, nego će istovremeno biti i najbolja promocija za vaša buduća događanja.
Sve gore navedeno trebalo bi voditi do kvalitetnijeg, aktivnijeg iskustva za sudionike, što onda u konačnici rezultira i ostvarivanjem vaših ciljeva. Kjučno je međutim da pritom ne zaboravite na iznimnu važnost logistike u realizaciji. Ukoliko tehnologiju uključite u event na loš ili neprimjeren način, to će drastično pogoršati dojam sudionika. Ukoliko to napravite kako treba, učinit će razliku u odnosu na druge evente te će imati pozitivan utjecaj na sve uključene strane.
