Nema zamjene za događanja uživo, zaključak je nedavno provedenog istraživanja C&IT magazina u suradnji s Kongresnim uredom Melbournea. Postoji snažna želja organizatora poslovnih događanja za povratak u „normalno“ i održavanje još većeg broja događanja nego prije pandemije.
Najbolji i najuspješniji eventi svoj uspjeh temelje na tome da uspijevaju svojoj publici pružiti iskustvena događanja i osigurati njihove emocionalne reakcije i razmjenu znanja u isto vrijeme. Događanja uživo su često interaktivnija i potiču emocije sudionika na višoj razini od njihovih digitalnih formata – psiholozi to nazivaju „povezujućim društvenim angažmanom“, kada sudionici odlaze s tzv. osjećajem „morao sam biti dijelom tog događaja“.
Iako su virtualna događanja bila uspješna, povratne informacije sudionika naglašavaju sveopću želju za povratkom događanjima uživo
„Iako su naša virtualna događanja bila uspješna, povratne informacije svih naših sudionika naglašavaju sveopću želju za povratkom događanjima uživo“, rekla je Victoria Blackburn iz britanske event agencije XSEM. No, sasvim razumljivo, oprez i dalje postoji te će hibridna događanja - sajmovi, konferencije, seminari i sastanci - ostati važan alat za sve organizatore događanja. Hibridna događanja pak stavljaju pred organizatore razne izazove, od toga kako povezati i integrirati različite tipove tehnologija, do kreiranja uzbudljivih iskustava podjednako za sudionike uživo i one virtualne. Stoga, ako su hibridni eventi korak naprijed u kongresnoj industriji, kako organizatori mogu nadvladati izazove i osigurati ROI (povrat ulaganja) od svog događaja?
Što organizatore događaja najviše motivira?Iako je istraživanje NorthStara pokazalo da se optimizam među organizatorima događanja utrostručio u odnosu na početak 2022. godine, u CI&T-ovom istraživanje većina njih, 54% ispitanika je reklo kako je broj sudionika uživo na događanjima ove godine ipak manji nego prije pandemije. No, većina ih vjeruje kako će se potražnja za događanjima uživo povećati u idućim godinama te nadmašiti onu prije pandemije.
Većina organizatora vjeruje kako će se potražnja za događanjima uživo povećati u idućim godinama te nadmašiti onu prije pandemije
Kao najvažnije čimbenike za odluku o destinaciji u kojoj će organizirati događanja naveli su ovim redom: blizinu i dostupnost, poželjnost destinacije, troškove/ROI održavanja eventa, zdravstvene i sigurnosne uvjete, atraktivnost određenog kongresnog prostora, održivost te suradnju s lokalnim partnerima kao što su razni stručnjaci, korporacije ili vladine institucije.
Kod odlučivanja o određenoj destinaciji i njezinoj ponudi također su navodili fleksibilnost i politiku otkazivanja u slučaju nepredviđenih teškoća, tehničku podršku, posebno kod hibridnih događanja i prijenosa na Internet, a tek potom percepciju destinacije kao Covid-sigurno mjesto.
U samim destinacijama sudionike najviše zanimaju lokalna kulturna iskustva i obilasci grada, na koje se nadovezuju druženja s kolegama, zatim aktivnosti koje pridonose održivosti i zaštiti okoliša te luksuzna iskustva poput uživanja u vrhunskim restoranima. Digitalno smo povezani više nego ikada prije, ali istodobno ljudi su lišeni mnogih veza kojima istinski teže. To se najviše odnosi na networking, stoga organizatori trebaju osigurati dovoljno prilika za druženje i povezivanje sudionika prije, za vrijeme i nakon radnog dijela.
AIME 2022 – Asia Pacific Incentives and Meetings Event prvi je međunarodni događaj uživo nakon ponovnog otvaranja Australije svijetu u vremenu pandemije. Iako je naglasak bio na susretima uživo, organizatori su dodali i virtualne sastanke u program za sve one koji nisu mogli putovati u Melbourne, no održali su ih tjedan prije glavnog događanja uživo.
Gdje je ROI na hibridnim događanjima?
Digitalna komponenta hibridnog događaja koja uključuje sudionike putem interneta jako je važna u planiranju samog događanja. Kongresni uredi u tome mogu u velikoj mjeri biti značajan partner i pomoći organizatorima događanja. Primjerice, Kongresni ured Melbournea lansirao je nedavno interaktivan video set Ready.Set.Melbourne. koji klijentima – organizatorima koji odlučuju o destinacijama pružaju vizualne prezentacije grada u skladu sa svim informacijama koje su im potrebne u određenoj fazi pripreme i planiranja.
Virtualni sudionici očekuju više od pukog gledanja predavanja na ekranima, a sponzori žele stvoriti odnos s publikom i dobiti prilike za nove poslovne suradnje.
Virtualni sudionici očekuju više od pukog gledanja predavanja na ekranima, a sponzori žele stvoriti odnos s publikom i dobiti prilike za nove poslovne suradnje
Svakako upotrijebite aplikacije kao što su Q&A sesije, chat sobe, izravno osobno povezivanje samih sudionika i slične. Napredniji kongresni centri već nude cjelokupnu tehničku podršku organizatorima, u vidu sofisticiranih digitalnih event platformi, kao i najsuvremeniju tehničku opremu za snimanja i video streaming.
Najbolji eventi sudionicima pružaju nenadmašna, osobna iskustva u koja će u potpunosti uroniti. Australska event agencija Showtime Event Group, primjerice, sudionicima nudi aktivnosti nazvane „Out of the Box“ koje uključuju virtualne satove kuhanja, tematske ručkove i večere koje se dostavljaju točno pred kućna vrata sudionika koji event prati virtualnim putem. Kvalitetan networking ne mora biti isključivo rezerviran za događaje uživo. Tako virtualni sudionici na hibridnim eventima mogu kreirati grupe za diskusiju, spontano se međusobno povezati jednim klikom s drugim sudionikom, rezervirati sastanke jedan-na-jedan i sudjelovati u manjim breakout sobama i virtualnim radionicama.
Zanima li vas na koji način Kongresni ured Melbournea pomaže klijentima da dostignu svoj ROI i na hibridnim događanjima, cijeli izvještaj pročitajte
ovdje.
