Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
Prije izbijanja pandemije, organizatori događanja bavili su se većinom jednom vrstom događanja – fizičkim. No, kako su, u danim okolnostima, virtualna i hibridna događanja vrtoglavom brzinom postajala sve popularnija, tako se od organizatora sada često traži besprijekorna realizacija eventa u dva ili tri formata. Svaki format - fizički, virtualni i hibridni - zahtijeva drugačiji skup vještina. Naravno, svi griješe dok uče nove vještine, pogotovo kada se uči u hodu. Zato u nastavku donosimo popis nekih od najčešćih pogrešaka koje organizatori čine prilikom organizacije i realizacije različitih formata događanja, kako biste ih u budućnosti mogli izbjeći.
Pogreške koje treba izbjegavati prilikom organizacije događanja uživoMnogi su već davno ovladali produkcijom događanja uživo, ali puno se toga promijenilo od 2020. godine. Razvili su se događaji temeljeni na iskustvu, a ta je evolucija dovela do nekih novih standarda i protokola potaknutih pandemijom, koje treba uzeti u obzir prilikom organizacije fizičkih događanja.
1. Nemojte se izgubiti se u logistici
Sada više nego ikada, organizatori moraju biti dobro logistički pripremljeni na događanjima uživo, posebno kada je riječ o provedbi sigurnosnih i epidemioloških mjera. Na primjer, mogu se pojaviti dodatna pitanja o tome kako će se sudionici prijaviti, nabaviti akreditacije, jesti i piti, kretati se iz jedne prostorije u drugu i sl. Osim logističkih detalja vezanih uz sudionike, organizatori bi trebali razmotriti i pitanja vezana za govornika: kad će stići, kada bi trebali biti u backstageu, koje tehničke postavke zahtijevaju njihove prezentacije, hoće li imati tim za koordinaciju?
Nemojte se izgubiti u svoj ovoj logistici! Sastavljanje temeljitog logističkog plana pomoći će vam da budete sigurni da će događanje proteći glatko te ćete pružiti bolje i kvalitetnije iskustvo sudionicima.
2. Fokus treba ostati na sudionicima
Kod događanja uživo mnogo se toga događa u stvarnom vremenu. Vrlo lako se dogodi da potrošite previše energije na glavne govornike ili provjeravajući jesu li se svi registrirani prijavili i nehotice zaboravite najvažniju stvar - sudionike.
Više nego ikad, ljudi koji odluče prisustvovati događanju uživo, žele da im ono pruži vrijednost. Žele komunicirati i biti angažirani na načine koji su jedinstveni za osobna iskustva. Dakle, nemojte gubiti fokus na svoje sudionike i ono što oni žele.
U svojoj srži, fizička događanja omogućavaju povezivanje ljudi. Od odabira savršenog moderatora ili voditelja, do dizajniranja zanimljivih aktivnosti, ključno je zadržati pažnju sudionika, stoga osmislite na koje ćete im načine omogućiti da se angažiraju:
Ovakva su pitanja ključna jer su često povezana s razlozima zbog kojih se ljudi uopće pojavljuju. Također, razmislite može li tema događanja pomoći u boljem povezivanju sudionika i okupiti ih oko središnje ideje.
3. Odredite prioritete i sastavite listu zadataka
Neke od najčešćih pogrešaka prilikom organizacije događanja uživo povezani su s nekim konkretnim tehničkim zadacima. Izrada kontrolnog popisa zadataka prilikom organizacije može pomoći vašem timu da ti zadaci budu na prvom mjestu. Počnite sa stvarima kao što su:
Pojedinosti su iznimno važne, a planiranje unaprijed za nepredvidive situacije može učiniti razliku između uspješnog i neuspješnog događanja. Ako imate veliki tim, razmislite o dodjeli ovih prioriteta jednoj osobi, kako se popis ne bi zagubio i raspršio među članovima tima.
Pogreške kod organizacije virtualnih događanjaVirtualna događanja u startu dolaze s manje sigurnosnih i zdravstvenih pravila i protokola. No, bez velikog osobnog angažmana i razine predanosti kakve imamo na događanjima uživo, lako se dogodi da propustimo neke kritične elemente koji bi vaše događanje učinili istinski upečatljivim.
4. Ne štedite na elementima za povećanje angažmana
Želite da se sudionici na vašem virtualnom događanju osjećaju kao da su dio nečega većeg od njih samih – da su uronjeni u iskustvo. No, budući da sudionici nisu fizički zajedno na online događanju, lako je pretpostaviti da se ne mogu tako duboko angažirati koliko to mogu osobno. To nije istina. Radi se samo o dodatnom ulaganju napora u izgradnju iskustva koje olakšava angažman. Osim pružanja sadržaja koji će prirodno angažirati ljude i aktivno i pasivno, razmislite o dodavanju elemenata koji će podržati interakciju, suradnju i sudjelovanje, kao što su:
Pružanje kvalitetnog sadržaja također može prirodno potaknuti snažan angažman. Nastojte pronaći stručnjake za temu o kojoj se govori koji su is karizmatični govornici. Dok očaravaju publiku svojim izlaganjem, mogu pružiti vrijedan sadržaj koji ostavlja vaše sudionike iznimno zadovoljnima i angažiranima.
5. Dobra priprema i generalne probe su od velike važnosti
Kada je riječ o virtualnim događanjima, jedna od najvećih grešaka organizatora je nedostatak uvježbavanja prije samog događanja. Oni s iskustvom upravljanja virtualnim događanjima znaju da ta događanja često zahtijevaju udaljeno ili virtualno rješavanje problema.
Stoga je s govornicima ključno testirati internetsku vezu, zvuk i vizualni sadržaj. Vježba također daje vašim govornicima priliku da usavrše prezentiranje u virtualnom okruženju. Za organizatore je priprema prije događanja još uvijek ključna, čak i u virtualnom prostoru. Osposobite određene članove svog tima da sudjeluju u chatu kako bi pomogli govornicima ili odgovorili sudionicima na pitanja - dodatni par ruku u trenutku događanja uvijek će dobro doći.
Pogreške kod organizacije hibridnih događanjaDanašnja hibridna događanja nisu samo spoj fizičkih i virtualnih formata - samo streamanje događanja na pozornici ne znači uspješan hibridni event. Ova uobičajena zabluda temelj je za mnoge pogreške u organiziranju hibridnih događaja.
6. Oformite dva tima - za online i za uživo
Rim nije izgrađen za jedan dan, niti ga je izgradila jedna osoba - isti koncept vrijedi i za događanja. Kada radite s hibridnim formatom, idealno je imati dva odvojena tima - jedan za upravljanje iskustvom na licu mjesta, a drugi koji pokriva virtualno iskustvo. Oba tima zajedno moraju raditi na temeljnim elementima događaja kao što su registracija, marketinška kampanja događanja, pozivnice i sl.
No, virtualni tim bi se zasebno trebao brinuti za zadatke kao što su:
Tim za doživljaj uživo trebao bi se baviti pitanjima poput:
7. Ne morate se držati sinkronih iskustava svaki put
Najčešće se fizički i virtualni aspekti hibridnog događanja odvijaju isti dan u isto vrijeme, međutim hibridno ne znači uvijek istovremeno. Razmislite o tome kako vaša publika želi konzumirati vaš hibridni sadržaj - posebno virtualni sudionici. Evo tri opcije isporuke koje treba razmotriti:
Ključna stvar koju treba zapamtiti je da je hibridni događaj podložan fleksibilnosti i eksperimentiranju. Dopustite si da budete kreativni s novim načinima za kreiranje iskustva koja će koristiti vašim sudionicima i vašem timu.
Za sve formate: Pronađite proaktivnog partnera8. Odaberite tehnologiju koja podržava iskustvo koje stvarate
Danas je dostupno mnogo tehnoloških event platformi, ali tek ih nekolicina vjerojatno ispunjava sve potrebno da bi vaše događanje bilo uspješno. Ponekad organizatori događanja griješe pretpostavljajući da je samo to što platforma može streamati sadržaj i ima chat, dovoljno da zadovolji potrebe događanja. Prilikom odabira platforme uzmite u obzir sljedeće:
Ne samo da je tehnologija omogućila sudionicima (ili onima koji nisu prisustvovali) da dobiju sadržaj na zahtjev koji mogu pogledati kada im odgovara, već je promijenila i način na koji organizatori promatraju podatke. Istaknute platforme za događanja nude pristup analitici koja olakšava odgovore na ova pitanja:
Istražite i osigurajte pouzdanu platformu koja uistinu podržava vaše događanje i pomaže da svaki dio iskustva na eventu teče glatko.
